Графики, наряды, заявки.
Информация, присланная для сведения.
Рекламные извещения.
Прейскуранты и прайс-листы.
Поздравительные письма.
Справки для внутреннего использования.
Объяснительные записки.
Технические условия.
Программы.
Учебные планы.
Пригласительные билеты.
10. Журнал регистрации входящих документов необходим для сохранности и оперативного поиска документации. Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
| № п/п | Адресат | Дата отправления | Исполнитель | № дела | Краткое содержание документа |
| 131 | ООО "Минск" | 22.12.2003 | Иванов К.Г. | 5-3 | Ответ на письмо от 18.11.2003 № 115 |
| № п/п | Дата документа | Индекс (номер) документа | Краткое содержание | Исполнитель (кто подписал) | Отметка об исполнении | № дела |
| 1 | 05.10.2003 | 38Л | Приказ о приеме на работу | Винокур | 03-05 | |
Журнал регистрации внутренних документов используется для обеспечения учета внутренних документов. Журналы регистрации внутренних документов ведутся секретарем-референтом или секретарем по делопроизводству предприятия. Все документы, регистрируемые в журнале, делятся по видам: приказы, указания, акты ревизии, протоколы совещаний и т.д.
СПРАВКА
О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ на дата составления
| № п/п | Название документа | № документа, дата | Краткое содержание | Исполнитель | Срок исполнения | Состояние исполнения | Причины неисполнения | |
Секретарь-референт подпись Ф.И.О.
(наименование должности руководителя организации)
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата.
Печать организации АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ) №
(Дата и место составления)
В связи с (увольнением, переводом и т.п.)
(ф.И. О)
передает, (кому - Ф.И.О., должность) документы загоды:
| № п/п | Название, номер документа | Кол-во экземпляров | Кол-во дел (ед. хр) | Кол-во копий | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого принято ед. хр. (в том числе копий)
(цифрами и прописью)
Существуют определенные сроки исполнения документов. Для контроля за своевременным и качественным исполнением документов служба делопроизводства или секретарь обобщают результаты исполнения документов. О результатах обобщения докладывается руководителю с приложением справки о состояния исполнения документа.
УТВЕРЖДАЮ
Опись №
ПОСТОЯННОГО (наименование должности хранения за год руководителя организации)
ОПИСЬ № ДЕЛ
| № п/п | Индекс дела | Заголовки дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В опись внесено дел (цифрами и прописью) С № по №.
(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)
составителя описи)
Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) (подпись) (расшифровка подписи)
Дата ОБЛОЖКА ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ
(наименование учреждения, предприятия) i Ф. №
Оп. №
Д. №
Дело №
(заголовок дела) (дата)
ф. № На листах f On. №
Д. №. Хранить ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ДЕЛЕ №
ЗА ГОД
| № п/п | Наименование и краткое содержание документа | Дата документа | Индекс документа | Номера листов в деле | Примечание |
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА (НАРЯДА) №
В деле подшито и пронумеровано листа (ов)
В том числе:
Пропущенные номера листов внутренней описи
Итого документов (цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи (цифрами и прописью)
(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)
составившего внутреннюю опись документов дела)
Дата
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)
составившего заверительную надпись)
Дата
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
Акт № (наименование должности руководителя организации)
(место составления)
(подпись) (расшифровка подписи) Дата АКТ
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
На основании (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы:
Документы в количестве дел весом кг (цифрами и прописью)
сданы в
(наименование организации)
на переработку по приемосдаточной накладной от _
(Именование должное (подпись) (расшифровка подписи)
работника организации, сдавшего документы)
Изменения в учетные документы внесены.
(именование должности (подпись) (расшифровка подписи)
работника архива (отдела делопроизводства), внесшего изменения в учетные документы)
Дата
Итого дел за годы (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за годы утверждены руководителем предприятия, а по личному составу согласованы с экспертной комиссией (протокол от №).
(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)
проводившего экспертизу ценности документов)
Дата.
| (приказ, распоряжение, | номер | |
| дата | ||
| вида, | основных обязательств)) | |
| Дата | принятия к бухгалтерскому учету | |
| списания с бухгалтерского учета | ||
(кроме зданий, сооружений)
(форма № ОС-1)
Применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:
а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент при обретения, для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:
по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др.;
путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;
б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр) другой организации.
Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.
Реквизит "Государственная регистрация прав" заполняется на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.
Раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.
В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.
В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.
Раздел 2 заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре. I
В акте данные об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей Собственности. При этом на первой странице в раздел "Справочно" заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), - сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.
Унифицированная форма № ОС-1
Утверждена постановлением 1 Госкомстата России Iот 21.01.2003 № 7
| Код |
Форма по ОКУД
Организация-получатель: по ОКПО
(наименование)
(адрес, телефон, факс) (банковские реквизиты)
(наименование структурного подразделения) по ОКПО
Организация-сдатчик:
(наименование)
(адрес, телефон, факс) (банковские реквизиты)" (наименование структурного подразделения)
Основание для составления акта (приказ, распоряжение, номер договор с указанием его вида, основных обязательств))
| Номер документа | Дата составления |
АКТ