Цель темы: рассмотреть порядок документального оформления и учета реализации товаров и тары розничными предприятиями.
1. Документальное оформление и учет реализации товаров населению
2. Учет отпуска товаров юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.
1. Документальное оформление продажи товаров населению.
Реализацию товаров населению производят, как правило, за наличный расчет. Безналичные расчеты за товары могут производиться чеками сберегательного банка, платежными поручениями со счетов вкладчиков, а также банковскими пластиковыми карточками. Контроль и учет торговой выручки, документальное оформление отпуска товаров зависит от способов организации их продажи (через прилавки, методом самообслуживания, продажи по предварительным заказам, по образцам и т.п.) и оснащенности торговых предприятий соответствующими техническими средствами.
Подлинность банковских купюр, принимаемых от покупателей в оплату за товары, кассиры розничных торговых предприятий проверяют, как правило, визуально по установленным признакам защиты.
Разовые расчетные чеки и чековые книжки установленного образца вкладчикам выдают коммерческие банки для расчетов за товары, работы и услуги в пределах имеющегося остатка денег на их лицевых счетах или после внесения необходимой суммы в кассу банка. При приеме чеков в оплату за товары работники торговли по паспорту проверяют принадлежность чека (чековой книжки) покупателям, наличие разовой доверенности чекодателя на распоряжение чеком из чековой книжки другому лицу; правильность и достоверность всех заполненных реквизитов; срок действия чека или чековой книжки; отсутствие подчисток и помарок, а в чековой книжку - правильность выведения остатка по корешку оплачиваемого чека. Если в корешке предыдущего чека имеется надпись «Испорчен», а сам испорченный чек отсутствует, то оплата за товар не производится.
/После проверки правильности оформления чек принимают в оплату за товары и на его обороте (корешке чека чековой книжки) работник торгового предприятия проставляет дату оплаты, штамп (печать) торгового предприятия и заверяет своей подписью. При получении от покупателя чека доплата наличными деньгами может производится до 20 % стоимости покупки, сдача наличными - не более 5 % от суммы чека. Обмен чеков банков на наличные деньги не допускается. В тот же день полученные чеки материально ответственные лица сдают в бухгалтерию.
Бухгалтер оформляет поручение-реестр на имя каждого банка - чекодателя в двух (при обслуживании чекодателя и чекодержателя одним отделением) или четырех экземплярах (при обслуживании разными отделениями банков) и не позднее третьего рабочего дня после получения чеков передает их с поручением-реестром в обслуживающее отделение банка для оплаты.
Для оплаты за товар платежным поручением вкладчика с его счета в банке работники торгового предприятия выписывают на его имя счет-фактуру в трех экземплярах с указанием наименования, количества и стоимости реализуемого товара. Два экземпляра счета выдают покупателю на руки для совершения предварительного платежа. Отпуск товаров покупателю осуществляют только после предъявления платежного поручения с отметкой банка об оплате товаров.
При безналичных расчетах за товары банковскими карточками работники торговли произведенные платежи фиксируют в карт-чеке с указанием платежной системы, наименования и адреса торгового предприятия, номера карточки, суммы и валюты платежа, даты и времени совершения операции, один экземпляр которого выдают держателю карточки. Участники расчетов карточками могут применять документы на бумажных, магнитных носителях, электронные банковские сообщения.
Субъекты хозяйствования, осуществляющие реализацию товаров (работ -и услуг) за наличный расчет производят прием денежных средств с использованием кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем, предварительно зарегистрированных в инспекции Министерства по налогам и сборам по месту нахождения предприятия.
Регистрацию кассового оборудования производят на основании заявления предприятия и предъявленного списка наличия кассовых аппаратов и компьютерных систем по установленной форме в двух экземплярах. Одновременно на каждый кассовый аппарат (компьютерную систему) регистрируют книгу кассира-операциониста (оператора), которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями руководителя, главного бухгалтера и печатью предприятия. Регистрация последующих книг кассира-операциониста производится только после предъявления в инспекцию Министерства по налогам и сборам предыдущей законченной книги.
Требования к работе кассира и порядок эксплуатации кассового оборудования установлены Типовыми правилами эксплуатации кассовых суммирующих аппаратов и компьютерных систем.
Работники торговых предприятий на кассовом суммирующем аппарате (компьютерной системе) регистрируют все суммы, полученные за товары наличными, чеками, по банковским карточкам, по перечислениям со счетов владельцев с выдачей кассового чека на получение приобретенного ими товара.
При возврате покупателями чеков в случае отказа от товара комиссия с участием администратора, кассира и продавца составляет акт на возврат денежных средств покупателям по неиспользованным кассовым чекам. Как правило, такой акт составляют при отсутствии возможности погашения возвращенных чеков при обслуживании покупателей до конца рабочего дня (смены). Аналогично оформляют и ошибочно выбитые кассовые чеки Все возвращенные и ошибочно выбитые чеки прилагают к акту.
В конце рабочего дня (смены) ответственный администратор в присутствии кассира снимает показания счетчиков кассового аппарата и подписывает конец снятой контрольной кассовой ленты с указанием типа и номера кассового аппарата, показания суммирующих кассовых счетчиков на конец рабочего дня (смены), дневную (сменную) выручку. В книгу кассира-операциониста (оператора) производят записи показаний суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) и начало следующего дня (смены), а также суммы возвращенных денег покупателям, ошибочно пробитых чеков, на которые составлены акты.. Записи в книгу производят чернилами, в хронологическом порядке, аккуратно и разборчиво. Все ошибочные записи исправляют корректурным способом с оговоркой исправления за подписями кассира, руководителя торгового предприятия, его заместителя.
Сумму выручки магазина (секции, отдела) за день (смену) определяют как разность показаний суммирующих счетчиков кассовых аппаратов на начало и конец рабочего дня (смены). Полученную сумму сравнивают с суммой наличных денег в кассе. Расхождений, как правило, не должно быть.
Использованные контрольные кассовые ленты суммирующих аппаратов, распечатки компьютерных систем материально ответственные лица передают в бухгалтерию вместе с отчетом, которые хранятся 5 лет или до завершения налоговой проверки.
На торговых объектах, осуществляющих Прием денежных средств от покупателей без кассовых суммирующих аппаратов, в конце рабочего дня выручку от реализаций товаров за день (смену) оформляют приходным кассовым ордером формы № КО-1 и фиксируют в кассовой книге. По требованию покупателя в момент совершения покупки продавец должен оформить талон формы № 20-ФС и выдать ему квитанцию. Бланки типовых форм денежных документов имеют учетную серию, порядковую нумерацию и являются бланками строгой отчетности. Торговые организации приобретают их в уполномоченных организациях «Белпочта», «Белбланквыд», «Светоч» по предварительно оформленной заявке с разрешения районной инспекции Министерства по налогам и сборам.
Документальное оформление и порядок сдачи торговой выручки. Торговая организация, как правило, один раз в год утверждает в обслуживающем банке график сдачи торговой выручки, представляет в банк заявку на установление лимита остатка кассы организации и операционных касс торговых объектов, порядка и сроков сдачи выручки и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки в срок, установленный обслуживающим отделением банка. В обратном случае лимит остатка операционных касс считается нулевым, сроки сдачи наличных денег торговыми объектами считаются ежедневными, а не сданные в банк наличные деньги являются сверхлимитными. Лимит остатка кассы, порядок и сроки сдачи выручки для торговой организации, не представившей заявку, или по результатам проверки банк может установить самостоятельно.
Материально ответственные лица сдают выручку инкассаторам банка, в отделения связи или сберегательного банка, в кассу торговой организации или кассу банка. В каждом случае документальное оформление сдачи выручки имеет свои особенности. При несовпадении дней работы торгового объекта и банка (отделения связи) срок сдачи наличных денег не считается нарушенным при условии сдачи наличных денег в первый рабочий день банка (отделения связи). Наличные деньги, полученные от продажи товаров в конце рабочего дня после заезда инкассаторов, сдачи выручки самостоятельно, не являются сверхлимитными в случае документального подтверждения времени продажи товаров и сдачи их на следующий рабочий день банка (отделения связи).
При сдаче выручки в банк через инкассаторов каждому торговому объекту обслуживающий банк выдает две и более (но обязательно четное количество) инкассаторские сумки с учетом разграничения материальной ответственности работников. К моменту инкассации выручки кассир (продавец) оформляет под копирку препроводительную ведомость в трех экземплярах. Первый ее экземпляр вместе с деньгами он вкладывает в инкассаторскую сумку и пломбирует ее. Второй экземпляр (накладную к препроводительной ведомости) вручают инкассатору банка вместе с инкассаторской сумкой с выручкой в обмен на свободную сумку под его подпись в третьем экземпляре (копии препроводительной ведомости), заверенную личной печатью инкассатора банка, которая остается у материально ответственного лица для отчета и подтверждает сдачу выручки. Кассир банка пересчитывает наличные деньги, вложенные в инкассаторскую сумку. Установленные расхождения оформляются актом на обороте препроводительной ведомости. Бухгалтер производит встречную сверку сумм инкассированной выручки по выписке банка и по препроводительной ведомости, приложенной к отчету материально ответственного лица.