Бюджет денежных средств, его цель и назначение (стр. 5 из 6)

В связи в дополнении к традиционной методике может быть предложена заявочно-договорная методика, в которой предполагается формирование Бюджета движения денежных средств и платежного календаря на основе заявок на расходование денежных средств. Ключевая особенность данной методики формирования БДДС заключается в том, что, в первую очередь, проводятся анализ текущей потребности подразделений и сложившейся к концу периода структуры платежей по договорным взаимоотношениям. Только после этого сверяются заложенные в БДР и инвестиционный бюджет доходы и расходы с потребностями по текущему движению денежных средств. Результатом такой сверки может быть как корректировка БДДС, так и изменение БДР и инвестиционного бюджета.

Заявочно-договорная методика формирования БДДС представлена на рисунке 2.

При планировании поступлений денежных средств (блок 1 на рис.2) проводится расчет предполагаемых поступлений денежных средств на основании имеющихся плановых данных по доходам за данный период и возможным погашением дебиторской задолженности покупателями (Поступления).

Расчет поступлений выполняется с учетом сложившейся практики взаимоотношений с покупателями. Для этого с помощью, например, статистических методов проводится анализ текущей деятельности предприятия и определяются следующие показатели:

- сроки погашения дебиторской задолженности;

- процент поступающих авансов от общей суммы, реализуемой продукции (товара);

- сроки от получения авансов до исполнения предприятием соответствующих обязательств;

- процент «безнадежных» долгов в общей доле предъявленных покупателям счетов.

Расчет этих показателей производится по каждому виду деятельности в разрезе групп контрагентов. Для этого можно использовать бухгалтерскую базу предприятия.

После расчета общей суммы плановых поступлений определяется максимально возможная сумма выплат за период:
Выплаты = Сальдо нач + Поступления - Сальдо кон - Резерв , где

- Сальдо нач - фактический (при отсутствии таких данных - плановый) остаток денежных средств на начало периода планирования;

- Сальдо кон - планируемый остаток денежных средств на конец периода планирования;

- Резерв - резерв денежных средств на незапланированные, чрезвычайные выплаты.

Рисунок 2. Заявочно - договорная методика формирования БДДС.

Планирование выплат денежных средств осуществляется на основе утвержденных заявок и договоров (блок 2 на рис.2). В рамках данной методики предполагается создание базы договоров, в которой регистрируются все заключенные с предприятием финансовые и хозяйственные договора. Для планирования выплат денежных средств на основе разовых взаимоотношений с контрагентами, не оформленных договорами, предназначен документзаявка (Примерный формат табличной части заявки приведен в табл. 2). Заявка составляется подразделением на расходы по текущей деятельности. Обязательное условие заявки – наличие документального подтверждения каждой строки расходов (счет, справка, производственный план).

Таблица 2.

Формат заявки

№ п/п	Наименование товара, услуги	Дата	Приоритет	Вид деят./ объект строительства	Контрагент	Договор, счет	Количе-ство	Сумма

Периодичность составления заявок соответствует периодичности планирования бюджета. При использовании нескольких различных по интервалу планов составление заявок производится по каждому периоду.

При получении заявок по всем структурным подразделениям Предприятия проводится анализ поступивших данных. Составление графика выплат денежных средств проводится в два этапа:

- определение назначения выплат;

- определение дат выплат.

На первом этапе после определения максимальной суммы выплат (Выплаты) производится выбор наиболее приоритетных статей оплат. Если максимальной суммы выплат недостаточно, чтобы покрыть свои наиболее приоритетные (обязательные к уплате) статьи, то делается вывод о необходимости получения кредита, займа в размере, необходимом для оплаты этих расходов. Кредиты и займы увеличивают поступления Предприятия за планируемый период, но увеличивают выплаты следующих периодов.

На втором этапе проводится определение дат выплат. Для этого составляется график поступлений денежных средств, на основе которого определяется остаток денежных средств на каждый шаг планирования (минимальный, неделимый период планирования – например, день, неделя и т.д.).

Таблица 3.

Форма плана-календаря движения денежных средств.

Дата	Остаток на начало	Поступление	Выплаты	Остаток на конец

Изначально определяются сроки наиболее приоритетных статей выплат исходя из требуемых сроков оплаты и возможностей Предприятия по выполнению этих обязательств. Далее сроки оплаты определяются по остальным статьям, начиная с наиболее приоритетных статей, и заканчивая менее приоритетными. При этом проводится контроль кассовых разрывов, т.е. отсутствие периодов с отрицательными остатками на начало, конец периода.

Кроме того, сумма выплат по статьям формируется с учетом лимитов по расходам для каждого подразделения, устанавливаемых на основе планового БДР и инвестиционного бюджета (блок 3 на рис.2). В случае, если выплаты являются целесообразными и необходимыми, принимается решение о внесение корректировок в БДР и инвестиционный бюджет.

После выбора статей и определения сроков оплат, заполняются графы заявок подразделений, подтверждающие оплату выбранных статей в определенные сроки в планируемой сумме и количестве. В табл. 4 приведены графы табличной части заявки, заполняемой лицом, ответственным за определение сроков и статей выплат.

Таблица 4.

Утв. количество

Утвержденная сумма оплаты

Дата оплаты

Заявки с утвержденными сроками и статьями оплат возвращаются руководителям подразделения. При формировании заявок на следующий период руководители подразделений вправе вновь указать в заявке статьи, не прошедшие (не получившие подтверждение об оплате) в предыдущие периоды.

На основе отчета по утвержденным заявкам (графика по выплатам), а также графика поступлений денежных средств формируется платежный календарь (Таблица 3), а на основе последнего - БДДС (блок 4 на рис.2).

Важным аспектом заявочно-договорной методики наряду с технологией составления является организация работ по планированию. Методика формирования БДДС должна входить в состав положения о планировании на предприятии (быть закрепленной во внутренних нормативных документах) и быть обязательной к применению для всех подразделений.

Заявки за период группированные, и выведенные в форме отчета по подразделениям, представляются руководителю, ответственному за расход денежных средств. Отчет анализируется по приоритету заявок, по статьям расходов, по видам деятельности, и по каждой строке заявки проставляются сумма и дата оплаты по заявкам. Не утвержденные заявки должны быть предоставлены в следующий месяц наравне с новыми заявками.

При организации планирования необходимо предусмотреть операции контроля:

- соответствия статей БДДС лимитам (определяемых БДР и инвестиционным бюджетом);

- целесообразность производимых расходов и перерасходов (сравнение с производственной программой);

- лимита остатков денежных средств на конец периода на случай непредвиденных расходов;

- контроль отсутствия «кассовых» разрывов.

Контроль осуществляется в соответствии с положением о планировании, основными принципами которого являются:

- соответствие поданных заявок финансовому плану;

- осуществление платежей на основе письменных заявок служб-инициаторов;

- перечисление денежных средств производится в соответствии с реестром на оплату, утверждённым Финансовым директором.

Заявки на оплату поданные подразделениями сверх плана оплачиваются только с разрешения Генерального директора (или лицом, его замещающего).