Организация движения документов в Инспекции Федеральной налоговой службы России 30 по Республике (стр. 9 из 18)

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел налоговых органов должна отвечать основным требованиям:

- номенклатура должна охватывать все документы, которые налоговые органы получают или создают в процессе своей деятельности в течение года;

- формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы, во-первых, полностью отразить состав и содержание документов в них и, во-вторых, исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и сроку хранения;

- дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения.

Номенклатура дел налоговых органов составляется по следующей унифицированной форме (рис.1).

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Рис.1. Унифицированная форма номенклатуры дел налоговых органов

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: отдел камеральных проверок, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

- в графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);

- в графу 2 «Заголовок дела» номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов;

- в графе 3 «Кол-во ед. хр.» номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;

- в графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации. В этой графе могут быть проставлены и такие отметки, как «До замены новым», «До минования надобности», «ЭК», «ЭПК». Отметка «ЭК» может означать, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным отбором некоторых документов на постоянное хранение;

- в графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций.

Следует иметь в виду, что после утверждения номенклатуры дел руководством ФНС она становится нормативным документом для всех должностных лиц структурных подразделений. Они обязаны фиксировать в ней все документы и дела, заводимые на любых носителях.

ГЛАВА III. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ИНСПЕКЦИИ ФНС

№ 30 России по республике Башкортостан

3.1 Организация документооборота в ИФНС № 30

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Схематично место документооборота в системе документационного обеспечения управления можно изобразить следующим образом (рис.2).

Рис.2. Место документооборота в системе ДОУ

Документооборот включает несколько этапов:

- прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в документов;

- предварительное рассмотрение документов уполномоченной службой;

- регистрация документов;

- организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

- обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Весь документооборот налоговых органов состоит из документопотоков, которые представляют собой потоки документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (начальником, специалистами) и пунктами технической обработки документов: секретариатом, копировально-множительной службой и др.

Можно выделить следующие потоки документов:

- поток входящей документации, состоящий из поступающих в налоговые органы документов;

- потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в налоговых органах и не предназначенных к выходу за ее пределы;

- поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации или гражданам.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго уровня. Например, документы, поступающие в учреждение, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов (приложения 4-9).

Движение документов в налоговых органах предлагаю рассмотреть на примере организации документооборота Инспекции ФНС России № 30 по республике Башкортостан.

ИФНС России № 30 по РБ является является уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств, а также уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, обеспечивающим представление в делах о банкротстве и в процедурах банкротства требований об уплате обязательных платежей и требований Российской Федерации по денежным обязательствам.

ИФНС № 30 находится в прямом подчинении Управления ФНС России по республике Башкортостан.

ИФНС № 30 расположена по адресу: 450095, Россия, Республика Башкортостан, г. Уфа, ул. Левитана, дом 14.

Начальник службы - Марнюков Александр Викторович.

В структуре ИФНС № 30 выделяют следующие отделы:

- Отдел общего и хозяйственного обеспечения.

- Отдел финансового обеспечения.

- Юридический отдел.

- Отдел регистрации и учета налогоплательщиков.

- Отдел работы с налогоплательщиками.

- Отдел информационных технологий.

- Отдел ввода и обработки данных.

- Отдел учета, отчетности и анализа.

- Отдел урегулирования задолженности.

- Отдел камеральных проверок № 1.

- Отдел камеральных проверок № 2.

- Отдел выездных проверок.

- Отдел налогового аудита.

- Отдел оперативного контроля.

Территориально-обособленные рабочие места:

- ТОРМ по Кармаскалинскому району.

- ТОРМ по Архангельскому району.

Функция делопроизводства ИФНС возложена на отдел общего и хозяйственного обеспечения, что, однако, не исключает выполнения функций делопроизводства и другими отделами инспекции. Поэтому процесс ДОУ ИФНС, с одной стороны, является централизованным, так как такие функции, как прием и регистрация всей входящей корреспонденции; регистрация и отправка всей исходящей корреспонденции; учет, регистрация и контроль исполнения издаваемых приказов, распоряжений; контроль исполнения решений и поручений из протоколов совещаний у начальника инспекции, поручений начальника, выполняется непосредственно отделом общего и хозяйственного обеспечения, с другой стороны, процесс ДОУ децентрализован, так как учет и контроль исполнения входящих документов, направляемых непосредственно руководителю, его заместителю или руководителям отделов инспекции; учет и контроль исполнения поручений руководителя, его заместителя и руководителей отделов, выполняется работниками приемных руководителя и его заместителя или работниками отделов.