Примером отчетной документации налоговых органов могут служить бухгалтерские балансы ИФНС, отчет о командировке сотрудника налогового органа и др.
6. Система договорной документации
В процессе осуществления своей деятельности налоговые органы вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров.
Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо).
Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений.
Примером договорной документации могут служить трудовые договора с сотрудниками ИФНС, договоры купли-продажи автотранспорта, соглашения о передаче зданий, сооружений и земли в аренду (субаренду) правопреемнику и др.
7. Системы документации обеспечивающего типа.
Рассмотренные выше системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности налоговых органов всегда образуются документы, в которых отражается их основная деятельность. Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности налоговых органов.
Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.
Примером документации обеспечивающего типа могут служить декларация о доходах физического лица, карточки учета лицевых счетов налогоплательщиков и т.п.
Таким образом, в процессе деятельности налоговых органов образуется огромной количество разнообразных документов, для которых необходима грамотная классификация.
В налоговых органах применяется простейшая классификация документов - группировка их в дела.
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел в налоговых органах является документом многоцелевого назначения:
- предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;
- содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
- закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
- имеет справочное значение при изучении структуры налогового органа;
- является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве налоговых органов;
- используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
- может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.
Общие требования к составлению, оформлению номенклатур дел налоговых органов изложены в следующих документах:
- Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (раздел 3.4).
- Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. (раздел 6.1).
- Государственной системе документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. (раздел 3.2.5).
- Перечне документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства по налогам и сборам от 21 апреля 2004 г. № САЭ-3-18/297.
Сводная номенклатура дел ФНС составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации и подписанных руководителями этих подразделений.
В ней представлены следующие разделы:
1. Организация системы управления.
1.1. Организационно-распорядительная деятельность.
1.2. Правовое обеспечение деятельности.
1.3. Контроль.
1.3.1. Контроль деятельности налоговых органов.
1.3.2. Контроль за соблюдением налогового законодательства.
1.3.3. Взаимодействие налоговых органов с правоохранительными и контролирующими органами.
1.4. Документационное обеспечение управления и организации хранения документов.
1.5. Модернизация системы налоговых органов.
2. Планирование.
3. Финансирование.
4. Учет и отчетность.
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность.
4.2. Статистический учет и отчетность.
5. Учет и отчетность в налоговых органах.
5.1. Оперативно-бухгалтерский учет налоговых платежей.
5.2. Отчетность налоговых органов.
6. Налоговая политика.
6.1. Налоговое администрирование.
6.2. Совершенствование прямого и косвенного налогообложения.
6.3. Вопросы социального налогообложения.
7. Государственная регистрация и учет юридических и физических лиц.
7.1. Государственная регистрация юридических лиц.
7.2. Ведение Единого государственного реестра юридических лиц.
7.3. Государственная регистрация индивидуальных предпринимателей.
7.4. Ведение Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.
7.5. Учет налогоплательщиков - организаций и физических лиц.
7.6. Ведение Единого государственного реестра налогоплательщиков.
7.7. Анализ информации по государственной регистрации юридических лиц и учету налогоплательщиков.
8. Налогообложение.
8.1. Налогообложение юридических лиц.
8.2. Налогообложение физических лиц.
8.3. Налогообложение прибыли.
8.4. Налогообложение в международных отношениях и внешнеэкономической деятельности.
8.5. Налогообложение подакцизных товаров.
8.6. Специальные налоговые режимы.
8.7. Налог на игорный бизнес.
8.8. Налогообложение крупнейших налогоплательщиков.
8.9. Единый социальный налог.
8.10. Сбор за использование патентованных наименований.
8.11. Взыскание налоговой задолженности.
9. Контроль производства и хранения алкогольной и табачной продукции.
9.1. Лицензирование производства и оборота алкогольной и табачной продукции.
9.2. Контроль за производством и оборотом алкогольной и табачной продукции.
10. Ведение Государственного реестра контрольно-кассовой техники, контроль за применением и техническим обслуживанием контрольно-кассовой техники.
11. Научное, информационное и телекоммуникационное обеспечение налоговых органов.
11.1. Научное и организационное обеспечение деятельности и информатизации налоговых органов.
11.2. Разработка, внедрение и эксплуатация информационных и телекоммуникационных технологий.
11.3. Обеспечение информационной безопасности и защиты информации.
11.4. Редакционно-издательская деятельность и взаимодействие со средствами массовой информации.
11.5. Применение информационных технологий в работе с налогоплательщиками.
12. Международное сотрудничество.
12.1. Сотрудничество с международными организациями.
12.2. Сотрудничество с зарубежными странами.
13. Кадровое обеспечение.
13.1. Организация управления персоналом.
13.2. Прием, перевод, увольнение и командирование работников.
13.3. Аттестация и установление квалификации кадров.
13.4. Стимулирование труда (поощрения, награждения).
13.5. Профессиональная подготовка и повышение квалификации кадров.
14. Трудовые отношения.
14.1. Организация труда.
14.2. Нормирование, тарификация и оплата труда.
14.3. Охрана труда.
15. Капитальное строительство, ремонт и реконструкция.
16. Материально-техническое обеспечение.
16.1. Организация материально-технического обеспечения.
16.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей.
16.3. Материально-техническое снабжение, транспорт, связь.
16.4. Эксплуатация зданий и помещений.
17. Охрана и безопасность.
17.1. Организация охраны.
17.2. Пожарная безопасность.
17.3. Организация гражданской обороны и работы при чрезвычайных ситуациях.
18. Социально-бытовое и медицинское обеспечение.
19. Деятельность первичных общественных организаций.
Номенклатура дел ФНС визируется руководителем архива налогового учреждения или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел ФНС структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.