В базе данных «Канцелярия экспедиция» программы «СЭД-регион» производится первичная обработка поступившей корреспонденции: создаются регистрационные карточки, в которых заполняются поля: «От кого», «Исходящий № » и «Дата исходящего», а также поле «Кому», в которое вносится наименование адресата. В поле «Документ» помещается файл с корреспонденцией, поступившей по электронной почте.
Первичная обработка завершается регистрацией карточки: в соответствующих полях автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции. При регистрации карточка входящего документа автоматически пересылается в «Канцелярия» в соответствии с информацией в поле «Кому».
Факсограммы, поступившие в ИФНС по телекоммуникационных средствам связи, регистрации в «СЭД-регион» не подлежат.
Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
В контроле исполнения документов можно выделить:
- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
- контроль за сроками исполнения задания.
Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
- постановку документов на контроль;
- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- снятие документов с контроля;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. В ИФНС контроль исполнения документов автоматизирован и осуществляется средствами «СЭД-регион» на основе регистрационных данных, содержащихся в регистрационных карточках документов.
Контроль исполнения документов производится сотрудниками отдела общего и хозяйственного обеспечения, а также сотрудниками других отделов.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших в ИФНС документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль Отдел сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
- поступивших из ФНС России и органов государственной власти субъектов Российской Федерации – с даты подписания (утверждения) документа;
- поступивших из других организаций, а также обращений граждан – с даты их поступления.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- поступившие из ФНС России и органов государственной власти субъектов Российской Федерации: с конкретной датой исполнения – в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения – с пометкой «Срочно», «Незамедлительно» или аналогичной пометкой, а также запросы судебных приставов – в 3-х дневный срок, с пометкой «Оперативно» - в 10-и дневный срок.
- все остальные документы исполняются в срок не более месяца со дня поступления документа в ИФНС.
При необходимости изменения срока исполнения документа, поставленного на контроль, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до его истечения представляет на имя руководителя или его заместителя мотивированную служебную записку о продлении срока исполнения. Продление срока осуществляется отделом при получении электронной копии служебной записки с резолюцией соответствующего должностного лица.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.
Исполнение документа контролируется с момента постановки на контроль, после осуществления, которой документ передается исполнителю. При этом сотрудником отдела, ответственным за контроль, может быть проведена проверка своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа осуществляются предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых фиксируются в регистрационной карточке.
Документ считается исполненным и снимается с контроля только после фактического выполнения по существу, документального подтверждения исполнения и направления результатов заинтересованным организациям и лицам. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28). Краткие сведения о ходе исполнения документа, даты и номера подготовленных документов, фамилии исполнителей фиксируются в регистрационной карточке «СЭД-регион».
Рассмотрим процедуру работы с входящей документации на примере личного письменного обращения налогоплательщика о получении в налоговой инспекции справки о состоянии расчетов с бюджетом.
Согласно ст. 21 НК РФ налогоплательщики имеют право получать по месту своего учета бесплатную информацию:
- о действующих налогах и сборах;
- о законодательстве по налогам и сборам и принятых в соответствии с ним нормативно-правовых актах;
- о порядке исчисления и уплаты налогов и сборов;
- о правах и обязанностях налогоплательщиков;
- о полномочиях налоговых органов и их должностных лиц.
Также налогоплательщики вправе получать формы налоговых деклараций (расчетов) и разъяснения о порядке их заполнения.
В свою очередь, налоговые органы согласно ст. 32 НК РФ, обязаны в соответствии с запросом налогоплательщиков предоставлять государственную услугу по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме).
Порядок получения в ИФНС справки о состоянии расчетов регулируется Административным регламентом ФНС по исполнению государственной функции по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также представлению форм налоговых деклараций (расчетов) и разъяснению порядка их заполнения (далее - Регламент). Данный документ разработан в целях повышения качества исполнения государственной функции, создания комфортных условий для налогоплательщиков, плательщиков сборов, налоговых агентов. Он определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) ФНС, ее территориальных органов и их должностных лиц.
Порядку получения справки посвящен разд.16 «Последовательность действий должностных лиц налоговых органов при индивидуальном информировании налогоплательщиков о состоянии расчетов по налогам, пеням и штрафам» Регламента.
Основанием для составления налоговым органом справки о состоянии расчетов является письменный запрос налогоплательщика (или его представителя) в инспекцию ФНС.
Форма запроса не регламентирована и может быть составлена налогоплательщиком в произвольной форме. Однако во избежание недоразумений и проблем целесообразно воспользоваться формой запроса, которая приведена в приложении 7 к Регламенту (рис.3). В запросе могут быть указаны способ получения (лично или почтовым отправлением) справки о состоянии расчетов по налогам, пеням и штрафам и дата, по состоянию на которую она представляется. В случае если в запросе не отражен способ получения справки, оформленная справка направляется налогоплательщику (или его представителю) заказным почтовым отправлением. Если в запросе отсутствует дата, по состоянию на которую формируется указанная справка, она составляется на дату регистрации запроса в инспекции ФНС.
Несмотря на то, что запрос может быть составлен в произвольной форме, установлен перечень реквизитов, которые должны присутствовать в нем, иначе возможен отказ в получении справки. Эти реквизиты позволяют четко идентифицировать налогоплательщика, представившего запрос: полное наименование организации (ФИО физического лица), ИНН (только для организаций), подпись руководителя организации (физического лица), печать организации. Наличие данных реквизитов необходимо, если запрос представлен на бумажном носителе не на бланке организации.
| место штампа организации Начальнику ИФНС № 30 России по респ.Башкортостан г. Уфа Марнюкову А.В. от ООО «Аренда-сервис» ИНН/КПП 5263036525/526301001 450078, г. Уфа, ул. Демская, д. 32 Запрос Прошу выдать справку о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам по состоянию на 01.01.2009. ООО «Аренда-сервис» _____________________________________________________________________________ (наименование организации) Подпись руководителя организации (физического лица) (представителя) Сайфуллина Сайфуллина З.А. ───────────────── ───────────── (подпись) (расшифровка подписи) М. П. |
Рис.3. Пример запроса в ИФНС № 30 о выдаче справки
Запрос предоставляется налогоплательщиком или его представителем в двух экземплярах. Так как в ИФНС реализован принцип «одного окна», запрос принимает сотрудник отдела по работе с налогоплательщиками-юридическими лицами. Инспектор проверяет запрос на наличие необходимых реквизитов. В случае их отсутствия запрос возвращается налогоплательщику с просьбой дописать необходимые реквизиты.
Если замечаний по запросу нет, инспектор регистрирует его в «СЭД-регион» с созданием регистрационной карточки. На обоих экземплярах запроса в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указывает дата приема и регистрационный номер документа.