Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья».
В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.
В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов.
В ООО «Круиз» личные карточки заведены на каждого работника этой фирмы. Особое значение при принятии на работу имеет знание иностранного языка, так как в процессе работы приходится общаться с иностранными гражданами, приехавшими в Россию и не знающими русского языка. Поэтому при принятии на работу в ООО «Круиз», в графе 5 «Знание иностранного языка» делается отметка об этом. Высшее образование и знание английского языка сыграли не последнюю роль при принятии на работу данного сотрудника.
Так как бухгалтер 1 категории женщина, то раздел II «Сведения о воинском учете», не заполняется.
20 сентября 2005 года Мазаловой Оксане Сергеевне повысили оклад до 7000 рублей. Поэтому в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» сделали соответствующую запись. Повышение оклада произошло в результате аттестации 19 августа 2005 года. Вследствие этого в разделе IV «Аттестация» была сделана запись о соответствии работником занимаемой должности.
Мазалова Оксана Сергеевна не состоит в браке, поэтому в графе 9 поставлена запись «не замужем», а в графе 10 «Состав семьи» перечислены родные работника (отец, мать, брат).
В рассматриваемом нами случае данный работник побывал в отпуске два раза, о чем записано в разделе VIII «Отпуск».
График отпусков (форма № Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.
Пример заполнения графика отпусков (в сокращенном виде) представлен в приложении 4.
В ООО «Круиз» для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников применяется унифицированная форма № Т-7. При составлении этого графика каждый работник фирмы имеет право ознакомится с данными графика. Обсудить и согласовать со своим непосредственным начальником дату своего очередного отпуска. Если произошли какие ни будь события и необходимо поменять дату отпуска, то в график отпусков инспектор отдела кадров внесет изменения.
В ООО «Круиз» нет профсоюзной органа, поэтому график отпусков утверждает и подписывает генеральный директор ООО «Круиз».
1. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: «Издательство ПРИОР», (издание 3-е, переработанное и дополненное), 1999. - 144с.
2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответа: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 2-е изд., перераб. и доп. // Серия «Учебники и учебное пособие» - Ростов н/Д: издательство «Феникс», 2001. - 320с.
3. Делопроизводство (организация и технология управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359.
4. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие. - М: ФОРУМ:ИНФРА-М, 2002. - 256с.
Приложение 1
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
| Код | ||
| Форма по ОКУД | 0301001 | |
| ООО «Круиз» | по ОКПО | |
| наименование организации | ||
| Номер документа | Дата составления | |
| ПРИКАЗ | 26 | 12.05.2005 |
(распоряжение)
о приеме работника на работу
| Принять на работу | Дата |
| с | 13.05.2005 |
| по | 13.05.2006 |
| Табельный номер | ||
| Горев Николай Иванович | 38 | |
| фамилия, имя, отчество | ||
| в | Отдел маркетинга | |
| структурное подразделение | ||
| Специалист по маркетинговым исследованиям | ||
| должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации | ||
| условия приема на работу, характер работы | ||
| с тарифной ставкой (окладом) | 7600 | руб. | 00 | коп. | ||
| цифрами | ||||||
| надбавкой | - | руб. | коп. | |||
| цифрами | ||||||
| с испытанием на срок | Три | месяца (ев) | ||||
Основание:
| Трудовой договор от « | 12 | » | мая | 20 | 05 | г. № | 17 |
| Руководитель организации | Генеральный Директор | Макаров А.А. |
| должность | личная подпись | расшифровка подписи |
| С приказом (распоряжением) работник ознакомлен | « | 13 | » | мая | 20 | 05 | г. |
| личная подпись |
Приложение 2
Унифицированная форма № Т-6
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
| Код | ||
| Форма по ОКУД | 0301005 | |
| ООО «Круиз» | по ОКПО | |
| наименование организации | ||
| Номер документа | Дата составления | |
| ПРИКАЗ | 30 | 01.06.2005 |
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
| Предоставить отпуск | Табельный номер | |||||||||||||||
| Мазалова Оксана Сергеевна | 25 | |||||||||||||||
| фамилия, имя, отчество | ||||||||||||||||
| Бухгалтерия | ||||||||||||||||
| структурное подразделение | ||||||||||||||||
| Бухгалтер 1 категории | ||||||||||||||||
| должность (специальность, профессия) | ||||||||||||||||
| за период работы с | “ | 31 | ” | июля | 20 | 04 | г. по | “ | 31 | ” | мая | 20 | 05 | г. | ||
| А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на | 28 | календарных дней |
| с | “ | 01 | ” | июня | 20 | 05 | г. по | “ | 28 | ” | июня | 20 | 05 | г. |
и (или)
| Б. | |
| ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать) | |
| на | календарных дней | ||||||||||
| с | “ | ” | 20 | г. по | “ | ” | 20 | г. | |||
| В. Всего отпуск на | календарных дней |
| с | “ | ” | 20 | г. по | “ | ” | 20 | г. |
| Руководитель организации | Генеральный Директор | Макаров А.А. |
| должность | личная подпись | расшифровка подписи |
| С приказом (распоряжением) работник ознакомлен | “ | 31 | ” | мая | 20 | 05 | г. |
| личная подпись |
Приложение 3