Кроме того, следует знать, что предприятие в обязательном порядке на каждый квартал представляет в банк кассовый план, заверенный двумя подписями и печатью, согласно которому планирует выдачу наличных средств в определенные дни в фиксированной сумме. План сдается в банк на 60 дней до планируемого квартала. При этом кроме выплаты заработной платы, пособий, пенсий планируется средства на командировочные расходы, хозяйственные нужды, которые ограничиваются.
Отчетность о движении материальных ценностей. Порядок составления и предоставления
Движение материалов в организации осуществляется в результате операций, связанных с поступлением, перемещением, отпуском и реализацией. Правильное и своевременное документальное оформление движения материалов, позволяет предупредить различные нарушения, вскрыть злоупотребления, повышает дисциплинированность материально ответственных работников.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Формы первичной документации для учета материалов и малоценных и быстроизнашивающихся предметов и краткие указания по их заполнению утверждены Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 30.10.97 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве.
Документы, форма которых не предусмотрена в указанном перечне и в других альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
· Наименование документа;
· Дату составления документа;
· Наименование организации, от имени которой составлен документ;
· Содержание хозяйственной операции;
· Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
· Наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
· Личные подписи указанных лиц.
Поступление материальных ценностей в организацию
Материалы в организацию могут поступать различными способами.
Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежные требования и счета фактуры. К сопроводительным документам поставщика относятся также квитанции к железнодорожным накладным, товарно-транспортные накладные.
Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел, работники которого обязаны:
- Зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;
- Проверить соответствие данных этих документов договору поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки и др.;
- Сделать в карточках или книге оперативного учета соответствующие записи о выполнении договора поставки;
- Передать документы в финансовый отдел или в бухгалтерию.
Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдается квитанция, товарно-транспортная накладная или наряд на выполнение работ по доставке груза и доверенность на его получение.
В случае перевозки грузов автотранспортом приемка материалов, поступающих на предприятие, осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя. Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах.
Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на предприятие, осуществляется на соответствующий склад под расписку заведующего складом. Материально-ответственное лицо проверяет соответствие материалов их данным, указанным в сопроводительных документах, и при отсутствии каких-либо расхождений выписывает приходный ордер (форма №М-4), который подписывает заведующим складом и экспедитор (приложение №6). Либо на квитанции транспортного документа или в части местных грузов, на документе поставщика ставится штамп, в оттиске которого указаны реквизиты приходного ордера.
Если материалы поступили с поврежденной упаковкой, недостачей по массе, несоответствующего качества или имеющих количественное расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при поступлении материалов без документов, приемка производится комиссией, которая составляет Акт о приемке материалов (форма № М-7) (приложение № 7).
Поступление материалов изготовленных или переработанных цехами и участками собственного производства и сданных на склад материальных ценностей, должно оформляться путем выписки требования-накладной (форма №М-11) (приложение №8). Этими же накладными оформляются также операции по сдаче из производства остатков неизрасходованных материалов, а также сдача отходов от производства продукции, отходов от брака.
Требование-накладная применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами.
Материалы могут также поступать от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет.
Расходы подотчетных лиц должны подтверждаться такими первичными документами как:
· Документами, подтверждающими факт оплаты полученных товарно-материальных ценностей с указанием стоимости покупки;
· Документами, подтверждающими факт получения товарно-материальных ценностей.
При закупке материальных ценностей у физического лица в акте закупки должны быть приведены сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные, а если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то должен быть указан его идентификационный номер.
Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдавать доверенность подотчетному лицу и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) (Приложение №9).
Наличие и движение материальных ценностей ведут в количественном выражении по их наименованиям, видам, сортам, размерам и другим показателям в карточках складского учета материалов или приравненных к ним технических носителях информации, в соответствии с порядком хранения материалов, вызываемом как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства. Учет производственных запасов осуществляют в единицах измерения, предусмотренных соответствующими сборниками учетных цен.
Карточки складского учета материалов (форма № М-17) заготовляются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов и передаются материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами (приложение №10).
В полученных карточках складского учета кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов. К месту хранения прикрепляется материальный (стеллажный) ярлык.
На складах с небольшой номенклатурой материалов вместо карточек складского учета допускается ведение учета в оформленных в установленном порядке книгах сортового учета, предусматривая при этом реквизиты, указываемые в карточках складского учета.
Документальное оформление расходования материалов
Наибольшее распространение в качестве расходных документов получили лимитно-заборные карты.
Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма № М-17).
По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (приложение №11).
В конце месяца лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию.
Лимитно-заборные карты используются для ведения складского оперативно-бухгалтерского учета материалов, а также синтетического и аналитического учета материалов, которые ведутся в бухгалтерии по материально-ответственным лицам.
Значение лимитно-заборных карт заключается не только в контрольной функции. Применение лимитно-заборных карт позволяет в несколько раз сократить количество выписываемых разовых первичных документов при отпуске и расходе материальных ресурсов, кроме того, повышается производительность труда работников и экономится время.
Перемещение материалов из одного склада или кладового цеха на другой склад или в другую кладовую данного предприятия следует оформлять составлением требования-накладной на внутреннее перемещение материалов (форма №М-11). Требование-накладная выписывается на основании распоряжения отдела снабжения при систематическом пополнении запасов цеховых кладовых с базисных складов.
Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.
Накладные подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.
Накладную на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) выписывает работник отдела снабжения в двух экземплярах: первый передают складу как основание для отпуска материалов, второй – получателю материалов. На основании накладной выписывается счет, предъявляемый для оплаты организациям за отпущенные материалы (приложение №12).