Е. Взаємини. Чи готовий я до того, щоб контролювати взаємини, що встановлюються? Надзвичайно важливим елементом на будь-яких переговорах, причому зухвалої звичайно більше всього занепокоєння, є якість робочих відносин, що встановлюються з протилежною стороною.
Якість взаємин не досягається випадковим образом. Воно являє собою продукт того, як ми ведемо один з одним справи. Добре підготовлений учасник переговорів обмірковує те, як варто взаємодіяти з партнером, а потім планує кроки, що дозволили б рухатися в цьому напрямку.
Найбільш розповсюджені помилки. Змішування взаємин і суті справи. Серед найбільш розповсюдженим і властивих людям помилок, до яких схильні учасники переговорів, можна виділити прагнення звалювати в одну купу людей і проблеми. Якщо не зуміти привести чортові між двома цими речами під час підготовки до ведення переговорів, зростає імовірність того, що ми станемо намагатися зберегти відносини, роблячи значні поступки, і навпаки.
Припущення про те, що відносини являють собою якусь "даність", а також що "це їхня провина!". Імовірно, через те, що всі ми, проводимо перші роки свого життя, підтримуючи відносини, що практично не можемо контролювати, багато учасників переговорів схильні розглядати свої взаємини з партнерами з протилежної сторони як щось, що "відбувається саме собою" - є продуктом конкретної ситуації. Якщо відносини псуються, наша типова реакція полягає в тім, щоб обвинуватити в цьому іншу сторону.
Добре підготовлений учасник переговорів підготовлений до того, щоб не змішувати питання взаємин і питання суті справи. Для того щоб відокремити під час ведення переговорів питання взаємин і суті справи друг від друга, а також успішно справитися з кожної з них, буде потрібно установити, що є питаннями або проблемами, що мають відношення до суті справи, а що - проблемами взаємин або людським фактором. Чітко проводячи розходження між двома типами проблем, можна полегшити ведення справ, не допускаючи компромісного рішення одного типу за рахунок інших, таким чином, щоб це могло принести неприємності в довгостроковій перспективі.
Підготовлений до того, щоб робити, безумовно, конструктивні кроки для поліпшення відносин. Будь-які кроки, що будуть зроблені повинні бути "безумовно, конструктивними": робити те, що добре для однієї сторони і допомагає поліпшувати відносини, незалежно від того, чи йде ні назустріч протилежна сторона. Прийнявши рішення про "безумовність" своїх дій, сторони приймають на себе відповідальність і деякою мірою , контроль над якістю робочих відносин. Прагнення до того, щоб бути "конструктивними", сприяє створенню відносин на міцній основі.
Ж. Зобов'язання. До яких зобов'язань необхідно прагнути? Дуже часто люди готуються до переговорів, думаючи про те, з чого почати. Умілі переговорщики приступають до справи з думкою про те, як вони хотіли б його завершити. Такий підхід дозволяє їм намітити шлях досягнення своєї мети.
Завершуючи переговори, якщо тільки не буде вирішено перервати них, сторони беруть на себе зобов'язання. Вони являють собою угоди про те, що буде робити кожна зі сторін. Для того щоб переговори могли вважатися успішними, дані зобов'язання повинні бути чіткими, добре продуманими і довгостроковими.
Найбільш розповсюджені помилки. Незнання того, як буде вигладити "виконання". Багато переговорів починаються з того, що учасники називають один-два питання, із приводу яких вони хотіли б домовитися, наприклад, ціни і дату постачання. Під час ведення переговорів вони виявляють, що мається цілий ряд інших питань, що у випадку їхнього ігнорування можуть зірвати їхню угоду. Ними можуть бути форма відвантаження товару, страхування, забезпечення якості і т.д. Якщо вони не зможуть обговорити те, як будуть підходити до рішенню подібних питань, і як повинні надходити у визначених непередбачених випадках, кожна сторона стане надходити за своїм розсудом. Наслідками цього можуть бути зруйновані відносини, а також не занадто довгий термін дії подібної угоди.
Припущення про те, що кожний знає, чому присвячене засідання. Широко розповсюдженої припущення про те, що переговори повинні полягати в тім, щоб з'ясувати, "як справитися з даною проблемою", може і не означати, що кожний згодний з тим, що результатом відповідного засідання повинний з'явитися визначений план дій. Хоча і не існує придатного на усі випадки життя відповіді у відношенні того, якої повинний бути результат кожного конкретного засідання, якщо приступити до справи, спираючи на неперевірені припущення, це може привести до загального розчарування.
Нездатність дії, необхідні для досягнення угоди. Учасники переговорів іноді не здатні чітко продумати всю послідовність дій, необхідних для того, щоб дійти згоди, що було б готове до здійснення. Ми дуже часто забуваємо про те, що рішення не завжди перетвориться в дію - особливо, якщо необхідні кроки не будуть ретельно продумані, а також, якщо об тих, чиє співробітництво буде необхідно, забудуть або не проконсультуються з ними.
Добре підготовлений учасник переговорів. Планування заздалегідь зобов'язань із приводу конкретних дій. Не знаючи в точності, на чому зійдуться партнери по переговорам, сторони повинні постаратися підготувати відносно повний перелік питань, що, на їхню думку, необхідно буде торкнутися під час переговорів. При веденні складних ділових переговорів слід узяти свій контрольний список питань і подумати над тим, що прийдеться почати на практиці, щоб здійснити те, що передбачається досягнутою угодою.
Чітке визначення мети, результату, а також процесу ведення ваших засідань. При підготовці до ведення переговорів потрібно присвятити якийсь час проясненню мети конкретного засідання: навіщо ви збираєтеся разом? Як ви довідаєтеся про те, що засідання пройшло успішно? Одним зі способів домогтися того, щоб ціль стала більш зрозуміле і відчутної, є, визначення того, який результат учасники хочуть бачити до моменту закінчення цього засідання.
Планування процесу формування зобов'язань. Деякі переговори починаються і закінчуються на одному засіданні, при цьому учасники переговорів можуть прийняти і дійсно приймають усі необхідні рішення. Для досягнення якогось позитивного підсумку потрібно не тільки проведення серії зустрічей, на яких могли б бути обговорені відповідні питання, але і визначена діяльність до і після кожного засідання, щоб переконається в тім, що вся необхідна інформація зібрана[4].
2.2. Деякі принципи і стратегії взаємодії з партнерами по переговорам
Незважаючи на те, що переговори можуть виконувати різні функції, використовувати їхній усе-таки краще по призначенню, тобто для рішення проблем. Інші функції можуть бути реалізовані іншими засобами. Навіть для обміну думками, точками зору, поглядами доцільніше використовувати не переговори, а консультації, зустрічі. Це відразу орієнтує партнера на те, що в даному випадку не передбачається ухвалення спільного рішення. Якщо ж у рамках консультацій намічається вихід на домовленості, діалог може бути продовжений у формі переговорів[11].
Коли необхідність спільного з партнером ухвалення рішення досить очевиднаі і сторони погодилися почати переговори, краще постаратися відійти від конфронтаційного типу взаємодії. У цьому випадку знайдене рішення може бути значно повніше й у більшому ступені відповідати інтересам обох сторін. Оскільки на однобічній основі це зробити практично неможливо, те і під час підготовки, і особливо при веденні переговорів необхідно показати партнерові доцільність саме такого підходу, його взаємну вигоду. Які принципи тут можуть бути використані?
Одне з основних правил - ніколи першим не застосовувати різного роду прийоми, спрямовані на конфронтацію, або, як вони ще називаються, - "брудні методи" ведення переговорів. Позитивний вплив на хід переговорів часто робить внесення конструктивних ідей з дозволу протиріч. Прагнення до конструктивності, прояв доброї волі викликає звичайно аналогічні дії з боку партнера. Якщо цього все-таки не відбулося, не варто поспішати з погрозами і "відповідними мірами".
Ведення переговорів припускає активність обох сторін. Пасивність звичайно говорить про погане пророблення позиції, її слабості або небажанні вести переговори. Але не треба впадати й в іншу крайність - змушувати партнера обговорювати тільки власну позицію, власні ідеї. Переговори - це діалог рівноправних учасників.
Вступаючи в переговори, сторони вступають у ділові відносини. Міжособистісні симпатії й антипатії можуть перешкодити справі. Звичайно, дане правило не варто розуміти занадто буквально.
У тому випадку, якщо переговори тривають досить довго, а рішення ніяк не знаходиться, корисним може виявитися оголошення перерви. Під час перерви можливе проведення різних консультацій, наприклад, усередині кожної делегації. Іншим виходом з наміченого тупика може бути пропозиція відкласти дане питання на більш пізніше час, після того, як інші проблеми будуть вирішені.
Під час обговорень і аргументації своєї позиції не треба намагатися переконати партнера в помилковості його точки зору. Таке поводження може тільки викликати роздратування. У цьому зв'язку дуже цікаве зауваження колишнього президента Французької Республіки Валери Жискар д'эстена у відношенні адвокатів, з якими йому приходилося зустрічатися: "Тим, кого приймав, вистачало розуму не намагатися переконати мене. Вони давали мені зрозуміти, що розділяють мої сумніви і лише хотіли звернути мою увагу на ті моменти, що, на їхню думку, я міг випустити з уваги"[19].