- входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секритариат.
- текущая обработка: материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены.
- исходящие материалы: то, что уходит из секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в папки или обложки. Исходящие документы нужно разделить на:
а) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия;
б) документы, рассылаемые в пределах предприятия;
в) документы, предназначенные для подшивки в дела.
Текущая работу разделена на:
1. срочную - к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны пребывает отдельно).
2. менее срочную. Следует сложить все совместно то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.
3. назначенный период выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.
4. документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени нужно проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее час. Если этого своевременно не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее час на его поиски.
5. Условия труда
В зависимости от конкретных служебных обязанностей секретаря, его рабочее место может располагаться в приёмной, регистратуре и т.д.
В таблице 1 приведены соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда секретаря.
Таблица 1 - Основные санитарно-гигиенические нормы труда
| Санитарно-гигиенические факторы | Нормативные показатели |
| Температура воздуха, ° С: летом зимой |
|
| Относительная влажность воздуха, % | 40-60 |
| Скорость движения воздуха, м/с, не более | 0,2 |
| Освещенность рабочей поверхности, лк: люминесцентными лампами лампами накаливания |
|
| Уровень шума, дБ, не более | 40-65 |
| Содержание вредных примесей, мг/куб.м пыли | 15-20 |
| Коэффициент отражения стен, %, не более | 60 |
6. Характеристика требований, предъявляемых профессией к личностным, психологическим, психофизиологическим качествам субъекта труда.
Доминирующая профессиональная направленность: на работу с людьми и документами.
Необходимые качества:
· острота зрения и слуха;
· развитая мелкая моторика (ловкость и координация движений рук);
· грамотная, четкая, выразительная и понятная устная и письменная речь.
Развитые познавательные процессы:
· концентрация, устойчивость, распределение и переключение внимания;
· оперативная и долговременная память.
· устойчивое внимание
· хорошая зрительная память
Выраженные личностные качества:
· организованность;
· эмоциональная устойчивость;
· коммуникабельность;
· дипломатичность;
· оперативность;
· аккуратность;
· пунктуальность;
· ответственность;
· исполнительность;
· наблюдательность.
Медицинские ограничения:
· нервно-психические заболевания;
· заболевания сердечно-сосудистой системы;
· дефекты зрения и слуха;
· выраженные дефекты речи;
· явные физические недостатки.