8. При наличии в учете дефицитных и дорогостоящих материально-производственных запасов ограничен ли круг лиц, имеющих право распоряжаться ими.
9. Назначены ли приказом материально ответственные лица. Заключены ли с ними договоры о полной материальной ответственности.
10. Организованы ли хранение и сохранность материально-производственных запасов, денежных средств: имеется ли склад с соответствующе оборудованными местами для хранения материально-производственных запасов; склад охраняется или оснащен охранной сигнализацией; денежные средства и бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, и доступ к ним ограничен; обеспечивается ли сопровождение кассира при доставке денежных средств в банк (из банка).
11. В целях контроля за сохранностью документации все ли документы сброшюрованы и последовательно пронумерованы для облегчения их поиска при необходимости.
12. Хранятся ли учетные регистры в сейфах или в отдельных, специально оборудованных помещениях.
13. Утверждены и действуют ли внутренние контрольные органы: служба внутреннего аудита; назначена и утверждена ли руководителем инвентаризационная комиссия; утверждена ли комиссия по приему (передаче), вводу в эксплуатацию, списанию основных средств.
14. Проводятся ли внутренними контрольными органами ревизионные и инвентаризационные плановые и внезапные проверки на предмет выяснения соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию (для подтверждения следует проверить наличие инвентаризационных ведомостей): внезапная ревизия кассы (один раз в месяц); ревизия или инвентаризация при смене материально-ответственных лиц; учет остатков материалов открытого хранения (в строительстве) на конец отчетного периода.
15. В соответствии с установленными учетной политикой сроками проводится ли инвентаризация: склада на предмет фактического наличия материально-производственных запасов, особенно дорогостоящих и дефицитных основных средств; готовой продукции, товаров; незавершенного производства; нематериальных активов; имущества, принятого (переданного на ответственное хранение); бланков строгой отчетности, ценных бумаг; финансовых вложений; кредитов, заемных средств.
16. Производится ли получение и отпуск материально-производственных запасов со склада на основании доверенностей и т.д.
2.4. Проверка системы документации и документооборота
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Таким образом, адекватно организованная и своевременно актуализированная система документооборота является основой учетного процесса.
Система бухгалтерской документации и документооборота регламентируется утвержденным руководителем предприятия графиком документооборота.
В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденным Приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н, правила документооборота, принципы обработки учетной информации, а также формы первичных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, должны быть зафиксированы в рамках учетной политики предприятия. Недостаточное внимание руководства предприятия к существующей системе документооборота может повлечь за собой искажение отчетности и, как результат — неправильное принятие решений, введение в заблуждение внешних пользователей.
При анализе графика документооборота необходимо провести обследование рабочих мест бухгалтерской службы, а также сотрудников других подразделений предприятия, которые принимают участие в обработке бухгалтерских документов. В первую очередь необходимо определить основные функции каждого бухгалтера, перечень отражаемых им в учете хозяйственных операций, документов и заполняемых регистров учета. При этом нужно определить, кто проверяет и визирует соответствующие документы. При обследовании необходимо иметь в виду, что все обрабатываемые первичные документы бухгалтерского учета должны найти свое отражение в регистрах бухгалтерского учета. Поэтому целесообразно на этапе обследования выявить алгоритмы формирования регистров, а также применить дополнительные процедуры, позволяющие оценить правильность их составления, выявить ненадлежащее отражение первичных документов в учетных регистрах, оценить риск неотражения документов в бухгалтерском учете. Также необходимо определить, каким образом информация из регистров бухгалтерского учета попадает в отчетность, и проанализировать механизм формирования внешней отчетности на предмет правильного перенесения в нее данных из регистров бухгалтерского учета.
Этот способ обследования помогает найти дублирование и разрыв в графике документооборота. Таким образом, сопоставление действий каждого бухгалтера, определенных в ходе обследования рабочих мест, и действий, выполнение которых должно осуществляться бухгалтерией исходя из конкретных функций цикла, позволит выявить, насколько адекватна работа бухгалтерии, включая документооборот, имеющим место в деятельности предприятия бизнес-процессам.
Принятая система документирования и документооборота должна обеспечивать:
- полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности. Каждый факт хозяйственной деятельности должен быть зафиксирован в первичном бухгалтерском документе, поскольку первичные учетные документы являются подтверждением самого факта совершения хозяйственной операции, а также являются основанием для формирования финансовой (бухгалтерской) отчетности предприятия;
- выявление скрытых резервов. Система документирования и документооборота должна быть построена таким образом, чтобы уже в процессе оформления первичных учетных документов производился анализ эффективности использования ресурсов;
- отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности таким образом, чтобы оно исходило не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования. При проверке организации документирования аудитору необходимо уделять большое внимание соблюдению принципа приоритета содержания перед формой;
- тождественность данных аналитического и синтетического учета;
- рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и масштабов предприятия.
Под графиком документооборота понимается принятая предприятием система (способы) создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов.
Наличие правильно составленного графика документооборота и его соблюдение позволяют рационально распределить должностные обязанности между работниками, вести точный учет и своевременно составлять отчетность.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, своевременную и качественную подготовку документов, передачу их в установленный срок для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, подготовившие и подписавшие их. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер предприятия.
Аудитор должен убедиться, что график документооборота утвержден приказом руководителя предприятия.
Как правило, график документооборота составляется в виде схемы или таблицы, в которой указываются ответственные за оформление, исполнение, обработку и проверку каждого документа, а также срок исполнения документа и порядок его передачи в архив. Отсутствие графика документооборота не влечет административной или финансовой ответственности, но усложняет работу сотрудников бухгалтерии и других служб и характеризует систему внутреннего контроля как недостаточную.
При проверке аудитор должен убедиться, что по каждому документу график документооборота, как правило, содержит следующие примерные разделы:
- порядок создания документа: количество экземпляров; ответственный за выписку; ответственный за оформление; ответственный за исполнение; срок исполнения;
- порядок проверки документа: ответственный за проверку; кто представляет на проверку; порядок представления; срок представления;
- порядок обработки документа: исполнитель; срок исполнения;
- порядок передачи документа в архив: исполнитель; срок передачи.
Необходимо проверить, включены ли в обязанности всех работников предприятия положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота.
Проверка полноты и точности регистрации документа в учетных регистрах позволяет аудитору получить существенные доказательства того, что при принятии документов к учету соблюдены шесть основных принципов:
- было достаточно оснований для регистрации каждого документа;
- все документы, оформляющие проверяемые операции, зарегистрированы полностью;
- все документы отражены в соответствии с экономической сущностью операции и по всем документам произведен точный количественный и качественный перенос данных в систему учета;
- все документы зарегистрированы своевременно;
- все документы зарегистрированы в соответствующих данной хозяйственной операции учетных регистрах;
- каждый документ принят к учету единожды.
Выборка документов, проверяемых в рамках данной процедуры, должна производиться с учетом результатов предшествующих процедур. Особое внимание аудитору следует уделить документам, не включенным в график документооборота, и операциям, по которым первичные документы отсутствуют, либо в них нет необходимых реквизитов.