Основные средства могут выбыть из Ворошиловской местной администрации по следующим причинам:
- списания по причине непригодности к дальнейшей эксплуатации вследствие физического износа, морального устаревания;
- безвозмездной передачи, внутрисистемной передачи;
- недостачи, лишения.
Основанием для списания основных средств является техническое состояние объекта, не соответствующее требованиям нормативно-технической документации, правилам государственных органов, осуществляющих надзорные функции.
Для контроля за сохранностью и наличием основных средств в Ворошиловской местной администрации проводится инвентаризация, которая назначается главой местной администрации.
При проведении инвентаризации Ворошиловская местная администрация руководствуется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. По результатам ревизии составляется инвентаризационная опись, результаты которой, сравниваются с регистрами учета основных средств, а именно оборотно-сальдовыми ведомостями, с количественно суммовыми книгами.
В соответствии с прилагаемой документацией в карточке указываются признаки объектов:
- инвентарный номер объекта;
- заводской (или иной) номер;
- дата выпуска (изготовления);
- дата и номер акта ввода основных средств в эксплуатацию;
- первоначальная (восстановительная), кадастровая стоимость;
- сведения по амортизации по документам приобретения;
Суммарные итоги инвентарных карточек сверяются бухгалтерией Ворошиловской местной администрации с данными синтетического учета основных средств - оборотно - сальдовой ведомостью, количественно - суммовой книгой.
Для обобщения данных по наличию и стоимости основных средств и проверки правильности записей, проведенных по счетам аналитического учета, с данными счетов основных средств Главной книги (ф. 0504072) составляется Оборотная ведомость по нефинансовым активам (ф. 0504035).
Инвентаризация основных средств проводится один раз в год.
Учет материальных запасов
В Ворошиловской местной администрации к материальным запасам относятся:
- предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;
- предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с классификацией ОКОФ;
Основными способами поступления материальных запасов в Ворошиловской местной администрации являются:
- приобретение у поставщиков;
- приобретение подотчетными лицами за наличный расчет.
Перечень должностных лиц имеющих право на получение денег в подотчет утверждается главой местной администрации.
Поступающие в Ворошиловскую местную администрацию материальные запасы оформляются первичными учетными документами в следующем порядке:
1. Вместе с отгрузкой материалов поставщик представляет покупателю сопроводительные документы - товарно-транспортные накладные. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, и затем передаются ответственному исполнителю по снабжению.
2. Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли у других организаций. Документами, подтверждающими стоимость приобретения материалов, являются: товарный чек и кассовый чек; приходный кассовый ордер.
Материальные запасы принимаются к бюджетному учету по фактической стоимости, с учетом налога на добавленную стоимость, предъявленной учреждению поставщиками и подрядчиками.
Учет материальных запасов ведется на синтетическом счете 1 105 00 000 «Материальные запасы». К счету 1 05 00 000 в Ворошиловской местной администрации открыты следующие счета:
1 105 03 340 «Горюче-смазочные материалы»;
1 105 06 340 «Прочие материальные запасы»;
Списание Ворошиловской местной администрацией материальных запасов производится по средней фактической стоимости.
Средняя фактическая стоимость определяется делением общей фактической стоимости запасов данного вида на их количество, складывающихся, соответственно, из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца, и поступивших запасов в течение текущего месяца на дату списания.
Движение материальных запасов отражается в бюджетном учете следующими записями: Ворошиловской местной администрацией были списаны израсходованные ГСМ:
Дт 1 401 01 272 «Финансовый результат текущей деятельности учреждения»
Кт 1 105 03 440 « Горюче – смазочные материалы» 915,70 руб.
Списание ГСМ по эксплуатационным картам производится согласно нормам, указанным в технической документации транспортного средства. Установленная норма увеличивается на следующие коэффициенты: при работе в зимнее время на 10%.
Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри Ворошиловской местной администрации ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.
В Журнале операций отражаются операции списания материальных запасов, используемых на нужды учреждении, пришедших в негодность, выбывших вследствие недостачи, а также безвозмездной передачи.
По истечении месяца итоговые суммы по дебету и кредиту счетов из Журнала операции записываются в Главную книгу.
По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к Журналу операций, подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы.
Контроль, за соблюдением правил оформления движения материальных запасов возложен на специалиста 1 категории Смирнову Н.В.
Инвентаризация материальных запасов производится 1 раз в квартал.
2.3 Учет обязательств
Учет расчетов с подотчетными лицами
Ворошиловская местная администрация выдает денежные средства под отчет для расчетов:
- по оплате труда,
- за транспортные услуги,
- за коммунальные услуги,
- за приобретение материалов для хозяйственных нужд,
- за приобретение горюче-смазочных материалов,
- на командировочные расходы.
Движение денежных средств, выданных под отчет, отражается в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании Приходных и Расходных кассовых ордеров и Авансовых отчетов.
Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам, в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.
Выдача денежных средств под отчет производится из кассы Ворошиловской местной администрации по расходному кассовому ордеру.
Денежные средства в подотчет выдаются только работнику Ворошиловской местной администрации на основании распоряжения главы администрации. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается.
В соответствии с правилами ведения кассовых операций, подотчетное лицо, не позднее трех рабочих дней после окончания срока, на который был выдан аванс, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет или вернуть денежные средства в кассу учреждения.
Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, администрация вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс на основании статьи 137 ТК РФ.
Подотчетные суммы отражаются по счету 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».
Как было уже отмечено, денежные средства выдаются под отчет на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и так далее.
Глава местной администрации А.П.Вершинин направляется в командировку на учебу на 5 дней. По приезду из командировки он сдал в бухгалтерию Ворошиловской местной администрации авансовый отчет №24 от 30 апреля 2008 года на суму 6283,00 руб. и оправдательные документы: командировочное удостоверение на 6 дней, квитанция за проживание в гостинице на сумму 5550,00 руб., проездной билет на сумму 133,00 руб. (Приложение З)
В соответствии с этим были начислены следующие возмещения:
оплата суточных:
Дебет 401 01 212 Расходы по прочим выплатам
Кредит 208 02 660Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам 600,00 руб.;
оплата проезда:
Дебет 401 01 222 Расходы на транспортные услуги
Кредит 208 05 660Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг 133,00 руб.;
оплата расходов по найму жилого помещения
Дебет 401 01 226 Расходы на прочие услуги
Кредит 208 09 660 Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих услуг 5550,00 руб.
Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками
На счете 0 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» учитываются:
- расчеты учреждения с поставщиками за поставленные материальные ценности и оказанные услуги,
- расчеты с подрядчиками за выполненные работы,
- расчеты по начислению и выплатам сумм заработной платы, денежного довольствия и стипендий,
- расчеты по оплате пенсий, пособий и иных социальных выплат.
Аналитический учет расчетов с поставщиками за поставленные материальные ценности, оказанные услуги ведется Ворошиловской местной администрацией в Журнале операций по расчетам с поставщиками.