Для подтверждения наиболее крупной задолженности контрагенту направляется акт сверки задолженности. На основании акта устанавливаются сумма и дата возникновения задолженности, наличие просроченной задолженности. Акт сверки подписывается двумя сторонами (дебитором и кредитором), и данные по нему сопоставляются с учетными данными [28].
Инвентаризация расчетов в ООО "Консалтинг-МГ" проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств № 49 от 13.06.95г.
В соответствии п.3.44 Методических указаний по инвентаризации, при инвентаризации проверяются расчеты с:
покупателями и поставщиками;
бюджетом по налогам и сборам и с внебюджетными фондами по взносам;
работниками, в том числе с подотчетными лицами.
Для подтверждения сальдо расчетов с покупателями и поставщиками бухгалтерии необходимо организовать работу по проведению сверок расчетов. Внутренний аудитор ООО "Консалтинг-МГ" проверяет наличие актов сверки расчетов с контрагентами. Акты сверки расчетов необходимы для подтверждения реальности существующей задолженности и сверки ее суммы. В ходе проверки расчетов с контрагентами оформляется справка о дебиторской и кредиторской задолженности (приложение к форме № ИНВ-17). В справке отражают: реквизиты каждого дебитора или кредитора организации, причину и дату возникновения задолженности, сумму задолженности [21]. Формы сверки дебиторской и кредиторской задолженности представлены в Приложении 11.
Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки устанавливает правильность и обоснованность числящихся на счетах бухгалтерского учета сумм дебиторской и кредиторской задолженности, сроки ее возникновения, а также выявить нереальные к взысканию долги. Их сумма искажает капитал и чистые активы организации, и влияет на расчет дивидендов. Специализированная (внутренняя) бухгалтерская отчетность по учету взаиморасчетов позволяет выполнять анализ движения дебиторской и кредиторской задолженности организации за отчетный период, а также ее состояние на дату составления отчетов.
В ООО "Консалтинг-МГ" система внутреннего контроля определена в первую очередь инвентаризацией, в том числе и расчетов с дебиторами и кредиторами. Порядок внутреннего контроля за финансово-хозяйственной деятельностью организации и деятельность внутреннего аудитора определена в Уставе Общества и должностной инструкцией внутреннего аудитора.
Порядок проведения инвентаризации в ООО "Консалтинг-МГ" устанавливается приказом руководителя. Приказ является письменным заданием на проведение инвентаризации. В частности, в приказе указан:
Состав рабочей инвентаризационной комиссии
Перечень инвентаризируемого имущества и обязательств
Сроки проведения инвентаризации
Причины инвентаризации
Как указано в учетной политике ООО "Консалтинг-МГ" "в целях обеспеченна достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности производится инвентаризация:
дебиторской и кредиторской задолженности не реже 1 раза в год".
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности проводилась в четвертом квартале перед сдачей годового баланса.
План и программа проведения внутреннего аудита кредиторской и дебиторской задолженности (расчётов с поставщиками и покупателями) в ООО "Консалтинг-МГ" построены с учётом результатов проверки системы внутреннего контроля. При этом план аудита охватывает следующие основные направления проверки:
правовая оценка договоров с поставщиками и покупателями с позиций действующего законодательства;
организация первичного учёта операций по расчётам с поставщиками и покупателями;
организация бухгалтерского учёта операций по расчётам с поставщиками и покупателями;
организация налогового учёта операций по расчётам с покупателями и заказчиками.
Содержание плана и программы проверки учёта расчётов с поставщиками и покупателями в ООО "Консалтинг-МГ" приведены в Таблице 1 и 2 Приложения 12.
При проведении аудита организации первичного учета по разделу учета дебиторской и кредиторской задолженности использованы следующие методы сбора аудиторских доказательств:
Проверка достоверности (полноты и точности) фактов списания товарно-материальных ценностей. Проводя эту процедуру, сверялись данные первичных приходных документов с договорами на поставку с тем или иным поставщиком или покупателем.
Проверка соблюдения графика документооборота. Договоры проверялись на предмет соответствия требованиям Гражданского Кодекса РФ (часть 1, главы 9 - 18).
В ходе проверки было установлено наличие договоров поставки по проведенным сделкам, проверена правильность их оформления, наличие возникновения и причину образования просроченной задолженности.
Далее выборочно проверялись расчетные операции с поставщиками по данным расчетно-платежных документов и учетных регистров по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Остаток по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" сверялись с данными ости контрагентов и задолженности перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях.
В состав выборки включались поставщики, расчетные операции с которыми осуществляются систематически, и суммы расчетов с которыми существенны. В процессе проверки выяснялась дата проведения и характер операций, правильность применения цен по поступившим ценностям, полнота их оприходования, обоснованность выделения НДС.
Наиболее эффективным способом проведения данной процедуры является инвентаризация. Это одна из важнейших процедур аудита расчетов с поставщиками и покупателями, так как операции с дебиторской задолженностью и погашением ее наличными денежными средствами представляют возможность для мошенничества, растрат и искажений данных финансовой отчетности.
В ходе проведения процедуры проверки соответствия данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета проверялась полнота и достоверность отражения на счетах синтетического учета расчетов с поставщиками и покупателями. Проводилась сверка методом пересчета - определение достоверности сумм кредиторской и дебиторской задолженностей в части расчетов с покупателями и покупателями, отраженных в отчетности ООО "Консалтинг-МГ".
Инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, рабочими и служащими, депонентами и др. дебиторами и кредиторами, а также с банками по ссудам в ООО "Консалтинг-МГ" заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и проверки обоснованности сумм, числящихся на счетах. Внутренний аудитор и члены инвентаризационной комиссии устанавливают сроки возникновения задолженности по счетам дебиторов и кредиторов, ее реальность и лиц, виновных в пропуске исковой давности. Результаты инвентаризации расчетов оформляются актом. Анализ имеющихся на проверяемом предприятии материалов инвентаризации расчетов или проведение инвентаризации самим аудитором дает возможность сосредоточить внимание на более тщательной проверке расчетов, по которым установлены расхождения, неувязки, неясности.
Однако при оценке соответствия правил ведения учёта и порядка отражения информации в бухгалтерской отчётности требованиям законодательства и нормативных документов были выявлены нарушения.
В ходе инвентаризации расчётов была выявлена дебиторская задолженность ОАО "СВГВХ", срок давности которой истёк в декабре 2006 г. А эта задолженность продолжала числиться на сч.62. Следует создать резерв под задолженность ОАО "СВГВХ" и списать её счёт резерва по сомнительным долгам.
Проверка расчетов с подотчетными лицами, показала, что расходные материалы используют работники структурных подразделений, а учет и контроль операций осуществляет главный бухгалтер (а также внутренний аудитор). Поэтому лучше, чтобы учет и контроль подобных операций осуществляли бухгалтера структурных подразделений. В компьютерной системе учета целесообразно, чтобы персонал, ответственный за отражение данных по финансовому положению, не занимался обработкой данных по хозяйственным операциям.
Необходимо отметить, что в ООО "Консалтинг-МГ" к методам проверки расчетных взаимоотношений относится выборочная инвентаризация счетов. Кроме того, за период с 2006 - 2007 годы в организации не проводилась инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.
В конце каждого отчетного периода бухгалтерия ООО "Консалтинг-МГ" формирует бухгалтерскую отчетность, данные каждой формы отражают итоги деятельности организации за соответствующий период.
Сведения, содержащиеся в бухгалтерском Балансе и Отчете о прибылях и убытках (Приложение 6), служат информационной базой для проведения анализа финансового состояния организации.
В процессе исследования финансово-хозяйственной деятельности ООО "Консалтинг-МГ" был проведен аудит бухгалтерской отчетности за 2006-2007 годы. Ответственность за подготовку данной отчетности несет исполнительный орган ООО "Консалтинг-МГ". Особенное внимание было уделено Форме № 5 "Дебиторская и кредиторская задолженность".
Аудит расчетов с дебиторами и кредиторами в ООО "Консалтинг-МГ" показал, что информация о дебиторской и кредиторской задолженности отражается в бухгалтерском балансе в развернутом виде: счета расчетов, имеющие дебетовое сальдо, приводятся в активе, а кредитовое сальдо - в пассиве.