Одной из задач инвентаризационной комиссии является документальная проверка правильности и обоснованности сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, числящихся на счетах бухгалтерского учета, включая суммы задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.
О состоянии расчетов организации с другими хозяйствующими субъектами можно судить на основании данных аналитического учета по счетам учета расчетов. Выявленное по каждому контрагенту дебетовое сальдо составляет дебиторскую задолженность, кредитовое сальдо - обязательство. Их показывают в бухгалтерском балансе развернуто: в активе в разделе «Оборотные активы» и пассиве в разделах «Долгосрочные обязательства», «Краткосрочные обязательства».
Член инвентаризационной комиссии обязан установить:
• причины и виновников образования задолженности; давность ее возникновения и реальность получения;
• не пропущены ли сроки исковой давности;
• какие меры принимались для погашения задолженности;
• проводились ли встречные проверки;
• составлялись ли акты сверки взаиморасчетов;
• наличие графиков погашения задолженности и писем, в которых дебиторы признают свою задолженность;
• велась ли претензионно-исковая работа;
• осуществлялся ли контроль исполнения договорных обязательств.
Согласно п. 77 и 78 Положения по ведению бухгалтерского учета суммы кредиторской и дебиторской задолженности по истечении срока исковой давности списываются на финансовые результаты организации. В соответствии со ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности установлен в три года.
Несвоевременное списание кредиторской задолженности может быть расценено налоговыми органами (внешними пользователями отчетности) как сокрытие внереализационных доходов организации. Суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, списываются на финансовые результаты организации. Проверке должны быть подвергнуты счета расчетов. Списание задолженности оформляется приказом руководителя и следующими бухгалтерскими записями:
а) Д-т счета 91 «Прочие доходы и расходы»;
К-т счетов 62, 76.
б) Д-т счета 63 «Резервы по сомнительным долгам»;
К-т счетов 62, 76.
Организация-кредитор списывает дебиторскую задолженность, по которой истек срок исковой давности, на финансовые результаты или за счет резерва по сомнительным долгам (если создание этого резерва предусмотрено учетной политикой). Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом, где будет числиться в течение пяти лет с момента списания, для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
Для обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, списанной в убыток вследствие неплатежеспособности должников, и для обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, предназначен забалансовый счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».
В соответствии с п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета организация может создавать резервы сомнительных долгов по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации. Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями. Резерв сомнительных долгов создается на основе результатов проведенной инвентаризации дебиторской задолженности организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично. Если до конца отчетного года, следующего за годом создания резерва сомнительных долгов, этот резерв в какой-либо части не будет использован, то неизрасходованные суммы присоединяются при составлении бухгалтерского баланса на конец отчетного года к финансовым результатам.
Глава 2. Особенности и порядок учета дебиторской и кредиторской задолженности в ООО «РеалФинансстрой»
2.1.Организация учета дебиторской задолженности на ООО «РеалФинансстрой». В бухгалтерском балансе ООО «РеалФинансстрой» дебиторская и кредиторская задолженности отражаются по их видам. Дебиторская задолженность отражается в основном на счетах 62 "Расчеты с покупателями" и 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", а кредиторская – на счетах 60 "Расчеты с поставщиками" и 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".Организация учета на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», осуществляется на предприятии следующим образом:Отгрузка и отпуск готовой продукции ООО «РеалФинансстрой» производится со склада готовой продукции на основании товарно – транспортных накладных (Приложение 4) и счетов – фактур (Приложение 5), которые заносятся в книгу регистрации выданных счетов – фактур, а по мере оплаты данные из счетов – фактур заносятся в книгу продаж . Отгрузка (отпуск) продукции покупателям производится в соответствии с заключенными договорами – поставки. Учет расчетов с покупателями и заказчиками ООО «РеалФинансстрой» ведется на активном синтетическом счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". К счету открыты субсчетам: 62.1 "Расчеты с покупателями и заказчиками (в рублях)" 62.2 "Расчеты по авансам полученным (в рублях)"; В ООО «РеалФинансстрой» бухгалтерский учет ведется по отгрузке продукции, а исчисление всех налогов производится исходя из оплаченной покупателями продукции. По мере предъявления покупателям (заказчикам) расчетных документов за отгруженную продукцию бухгалтерия ООО «РеалФинансстрой» отражает по кредиту счета 90 «Продажи», субсчет «Выручка» и дебету счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" сумму, на которую предъявлены расчетные документы. После оплаты продукции покупателями в бухгалтерском учете заносятся следующие записи: Дебет 51 "Расчетный счет" Кредит 62.01 "Расчеты с покупателями и заказчиками в рублях" Начисляется НДС на оплаченную продукцию:Дебет 90 "Продажи», субсчет «НДС»Кредит 68.01 "Расчеты по НДС".Учет расчетов с покупателями и заказчиками бухгалтерия ООО «РеалФинансстрой» ведет при помощи компьютерной программы 1С: «Предприятие 7.7.», что в значительной степени облегчает работу бухгалтерии. На основании отраженных в программе операций с покупателями и заказчиками у бухгалтера предприятия существует возможность сформировать отчеты, предоставляющие полную информацию о расчетах с покупателями и заказчиками:
- отчет "Анализ счета 62" содержит итоговые суммы корреспонденций данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета. Этот отчет может быть сформирован только для счетов, по которым ведется аналитический учет (Приложение 6).- отчет "Карточка счета" включает все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета — наименованию материала, организации-поставщику и т.д. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки (Приложение 5).- отчет "Журнал-ордер счета по субконто" представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по субконто. Данный отчет представляет такую же информацию, что и отчет "Оборотно-сальдовая ведомость по счету", и, кроме этого, содержит информацию по оборотам с корреспондирующими счетами (Приложение 6).- Отчет "Обороты счета (Главная книга)" используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц. Он очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности (Приложение 7).2.2. Организация учета кредиторской задолженности на ООО «».Кредиторской называют задолженность данной организации другим организациям, работникам и лицам, которые называются кредиторами. Кредиторов, задолженность которым возникла в связи с покупкой у них материальных ценностей, называют поставщиками. Поступление материальных ценностей от поставщиков, выполнение работ и услуг подрядчиками производятся на основании заключенных между ООО " " и поставщиками договоров – поставки. В договорах оговариваются вид поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ, коммерческие условия поставки, количественные, качественные и стоимостные показатели поставок материальных ценностей (выполняемых работ, услуг), сроки отгрузки материальных ценностей, порядок расчетов, ответственность и срок действия договоров, указываются реквизиты поставщика и покупателя с оттисками печатей обоих сторон. Все ТМЦ, поступающие в ООО"" от поставщиков сопровождаются товарно– транспортными накладными и счет–фактурами, причем счет – фактуру поставщик прилагает к накладной сразу, либо предоставляет в течении 5 – ти дней.
Поступающие в ООО " " ТМЦ кладовщик должен принять по количеству и качеству. После приемки ТМЦ на склад, кладовщик составляет приходный ордер с присвоением номенклатурного номера (Приложение 8), учет сырья ведут в разрезе наименований. Поступившее на предприятие сырье приходуют по фактическим ценам. Все накладные на приход сырья ежедневно сдаются на проверку в бухгалтерию. Учет расчетов с поставщиками бухгалтерия ООО " " ведет на пассивном синтетическом счете 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". К данному счету открыты следующие субсчета:60.1 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)" 60.2 " Расчеты по авансам выданным (в рублях)" 60.1."Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)". Оплата поставщикам за поставленную продукцию (товары, работы, услуги) производится на ООО " " через расчетный счет–платежными поручениями (Приложение 9), наличными денежными средствами через кассу. На счете 60.1."Расчеты с поставщиками и подрядчиками (в рублях)" задолженность отражается в пределах сумм акцепта. При обнаружении недостач по поступившим ТМЦ, несоответствия цен, обусловленных договором, и арифметических ошибок кладовщик составляет Акт приемки, где указывается вид транспорта поставщика, результат недогруза или некачественного сырья. Сумма НДС включается поставщиками в счета на оплату и отражаетсябухгалтерией ООО " " по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" (по соответствующим субсчетам) и кредиту счета 60"Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Погашение задолженности перед поставщиками отражается: по дебету счета 60"Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и кредиту счета 51 "Расчетный счет", или по дебету счета 60"Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и кредиту счета 58. Учет расчетов с поставщиками ведется бухгалтерией ООО " " при помощи компьютерной программы 1С«Бухгалтерия», на основании отраженных в программе операций с поставщиками и подрядчиками у бухгалтера предприятия существует возможность сформировать отчеты, предоставляющие полную информацию о расчетах с поставщиками и подрядчиками: - отчет "Анализ счета по счету 60" содержит итоговые суммы корреспонденций данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета (Приложение 10).- отчет "Карточка счета" включает все проводки с данным счетом или проводки по данному счету по конкретным значениям объектов аналитического учета — наименованию материала, организации-поставщику и т.д. Кроме того, в карточке счета показываются остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки (Приложение 11).- отчет "Журнал-ордер счета по субконто" представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по субконто. Данный отчет представляет такую же информацию, что и отчет "Оборотно-сальдовая ведомость по счету", и, кроме этого, содержит информацию по оборотам с корреспондирующими счетами (Приложение 12).- Отчет "Обороты счета (Главная книга)" используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц. Он очень полезен при подведении итогов и составлении отчетности (Приложение 13). Организацией предусмотрен порядок расчетов по сальдо взаимных требований, не связанных с непосредственным перечислением денежных средств. Такие расчеты имеют место только в тех случаях, когда между организациями заключены два различных договора на поставку продукции (работ, услуг), по которым возникли взаимные требования. У организаций образуется взаимная дебиторская и кредиторская задолженность, которая может быть погашена зачетом взаимных требований. Для проведения взаимозачета достаточно заявления одной из сторон договора при условии отсутствия разногласий по предмету взаимозачета. Для этого необходимо оформить Акт сверки расчетов, в котором указать документы, по которым возникли задолженности и суммы задолженности с выделением НДС, оформить письменное заявление одной из сторон о проведении зачета за подписью руководителя и главного бухгалтера.(Приложение 14).2.3. Проведение инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами на предприятии.