Аналитический учет расчетов с другими кредиторами ведется отдельно по предприятиям, организациям, учреждениям и физическим лицам, с которыми осуществляются расчеты. Для аналитического учета внутренних, внутрихозяйственных расчетов, расчетов по начисленным процентам, по авансам полученным и по другим операциям, которые отражаются на счете 68 предназначена Ведомость 3.5. Итоги этой ведомости переносятся в I раздел Журнала № 3. Пример отражения в учете прочих текущих обязательств - таблица .8.
2.6 Внутрихозяйственный контроль и отражение информации о текущих обязательствах в финансовой отчетности.
В соответствии с Законом «О предприятии» на Украине организация внутрихозяйственного контроля возложена на руководителя предприятия, который через имеющиеся отделы и службы (отдел кадров, бухгалтерия, производственные подразделения, ОТК и др.) осуществляет контроль за выполнением производственных планов и заданий, выполнением законодательных актов и собственных решений.
Целью внутрихозяйственного контроля является изучение фактического положения всех сторон деятельности на предприятии, выявление факторов и условий, которые отрицательно действуют на выполнение принятых решений и достижение поставленных целей и задач, устранение имеющихся недостатков в работе, недопущение их в дальнейшем, обеспечение конкурентоспособности предприятия в условиях рынка.
Объектами внутрихозяйственного контроля является работа всех отделов, имеющихся на предприятии, выполнение должностных и функциональных обязанностей всеми работниками на каждом рабочем месте. Соответственно объектами внутрихозяйственного контроля являются бухгалтерский учет и финансовая отчетность, отдельные элементы оборотных и необоротных активов, долгосрочных и текущих обязательств, обеспечения последующих расходов и платежей, доходов и расходов будущих периодов.
Задачами внутрихозяйственного контроля являются: обеспечение высокого уровня организации внутрихозяйственного контроля; обеспечение профилактических мер по предупреждению нарушений на всех этапах производства; обеспечение сохранности всех средств предприятия; рациональное использование финансов, материально-трудовых ресурсов; обеспечение достоверности отчетных данных с соблюдением учетной политики предприятия в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» и принципами учета.
Основными источниками информации внутрихозяйственного контроля являются: нормативная база (законы, инструкции, положения по вопросам финансово-экономической и хозяйственной деятельности, в том числе учету контролю; финансовая и налоговая отчетность, регистры учета, первичные документы; результаты анализа финансово-хозяйственной деятельности; результаты проверок контролирующих организаций; результаты инвентаризации и др. По времени осуществления внутрихозяйственный контроль подразделяется на:
- предварительный контроль;
- текущий контроль;
- последующий (заключительный) контроль.
Цель предварительного контроля – профилактика, предупреждение нарушений.
Цель текущего контроля – выявить нарушения и принять меры по их устранению.
Цель последующего (заключительного) контроля – установить нарушения, принять меры к виновным, устранить нарушения, исправить ошибки.
Во внутрихозяйственном контроле используются все методы контроля: фактический, документальный, экономико-статистический и др. Учетная политика организации формируется главным бухгалтером и утверждается руководителем. При этом утверждается и порядок контроля за хозяйственными операциями. Принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией. Внутрихозяйственный контроль текущих обязательств предприятия должен обеспечить:
- подбор и расстановку кадров на заключение договоров с поставщиками, банками;
- разработку и утверждение должностных и функциональных обязанностей;
- правильное и своевременное оформление первичных документов, соблюдение графиков погашения задолженностей;
- соблюдение порядка учета и оценки обязательств;
- своевременную сверку обязательств с контрагентами;
- проведение плановых и неплановых инвентаризаций;
- контроль бланков строгой отчетности;
- принятие мер к нарушителям и т.д.
Методические приемы контроля: исследование учетной информации, сверка расчетных журналов, нормативно-правовое регулирование, встречные проверки, взаимный контроль операций, сверка данных в первичных документах с данными учетных регистров, экономический анализ и инвентаризация. Контроль по учету обязательств состоит в проверке нормативно-правового обеспечения при возникновении обязательств по расчетам, их документального обоснования, правильности отражения расчетных операций в бухгалтерском учете. Устанавливаются сроки возникновения задолженности, ее реальность и лица виновные в пропуске сроков исковой давности. Для проверки используются записи в оборотных ведомостях, счетах аналитического учета с кредиторами. Во всех случаях записи в этих учетных реестрах сопоставляют с первичными документами. Суммы по расчетам с финансовыми, налоговыми органами, учреждениями банков должны быть согласованы с ними и тождественны. Оставление на балансе неотрегулированных сумм по этим расчетам не допускается. Во время контроля расчетов с поставщиками используют первичные платежно-расчетные документы, выписки банка и записи в бухгалтерских реестрах. Объекты контроля расчетов по оплате труда – система оплаты труда, состояние трудовой дисциплины и соблюдение трудового законодательства, расчеты по оплате труда, первичные документы учета труда и заработной платы (наряды на исполнение работ, маршрутные карты, табель учета рабочего времени и расчетов заработной платы), бухгалтерский учет труда и оплаты (расчетно-платежные ведомости, ведомости аналитического и синтетического учета по счету 66 «Расчеты по оплате труда», лицевые счета). Начисленные суммы основной и дополнительной заработной платы относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), что проверяется по дебету счетов 23 «Производство», 81 «Расходы на оплату труда», 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы».
В системе методических приемов контроля расчетных операций важное место занимает инвентаризация расчетов. Статьей 10 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» установлено, что для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, во время которой проверяются и документально подтверждаются их наличие состояние и оценка. Порядок проведения инвентаризации определен Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, ТМЦ, денежных средств, документов и расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 11.08.94 г. № 69, с изменениями и дополнениями (далее Инструкция № 69). Инвентаризация расчетных отношений с другими предприятиями и организациями осуществляется по данным документов. Инвентаризация расчетов с покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, рабочими и служащими, депонентами и другими кредиторами заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах. Инструкция №69 при инвентаризации расчетов предусматривает выполнять следующие требования:
- на счетах учета расчетов с покупателями и заказчиками, поставщиками и подрядчиками (сч.36, 63), другими дебиторами и кредиторами (сч.37, 68) должны оставаться исключительно согласованные суммы;
- суммы по расчетам с учреждениями банков, финансовыми и налоговыми органами должны быть согласованы с ними, оставлять в учете неурегулированные суммы по этим расчетам не допускается. Предприятия обмениваются контокорентными выписками из лицевых счетов дебиторов и кредиторов. В бухгалтерском балансе суммы задолженности должны отражаться только в согласованных суммах. В отдельных случаях, когда до конца отчетного периода расхождения не отрегулированы, расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своем балансе в суммах, которые значатся в записях текущего учета и считаются ею правильными. Свои выводы и предложения в отношении урегулирования инвентаризационных разниц комиссия оформляет протоколом представляет на утверждение руководителю. Оформляется инвентаризация расчетов Актом формы № инв.- 17, составленном в одном экземпляре. Акт составляется на основании Справки (приложение к форме № инв. – 17).
Для обеспечения достоверных данных бухгалтерского учета и отчетности перед годовым отчетом предприятие обязано проводить инвентаризацию всех статей баланса. Инвентаризация расчетов с налоговыми органами и органами социального страхования проводится по состоянию на 31 декабря. Составляется акт сверки расчетов. С другими дебиторами и кредиторами акт сверки составляется в течение декабря. Сумма кредиторской задолженности между предприятиями негосударственной формы собственности, по которой истек срок исковой давности, подлежит отнесению на результат хозяйственной деятельности предприятия (доход). В остальных случаях сумма кредиторской задолженности, а также депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности, подлежит перечислению в бюджет.