Автоматизированная система документационного обеспечения управлен 2 (стр. 7 из 17)
· обмен документами возможен и для независимых организаций, а не только в рамках одной организации. Специальные механизмы DIRECTUM позволяют передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа;
· инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования – от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами;
· гибкие технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.
·
| Производи- тель и распространи-тели в России | Название | Предназначение | Возможности |
| DocsVision,фирма «DigitalDesign» | DocsVision | Создание автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.Стандартные приложения:· «Делопроизводство» законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации.· «Управление процессами» - полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами. | Система DocsVision "Делопроизводство" включает: · Ведение картотеки документов; · создание электронного архива документов компании; · ведение справочников контрагентов и сотрудников организации; · организацию циклов разработки согласования документов; · организация контроля исполнения документов и заданий; · маршрутизация документов в организации и вне её; · автоматизация разнообразных процессов обработки документов· организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов. |
Средства настройки и разработки приложений дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.
Модуль репликации – предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе DocsVision.
Шлюзы к другим системам – предназначены для интеграции DocsVision и других информационных систем:
· Файловая система,
· Microsoft Exchange,
· Microsoft SharePoint,
· Microsoft Dynamics AX,
· 1С: Предприятие.
·
| Производи- тель и распространи-тели в России | Название | Предназначение | Возможности | |||
| Компания«Электронные офисные системы» | Система «Дело» | Автоматизация делопроизводства, архивного дела и организация электронного документооборота.Система обеспечивает в полном объеме работу, как с бумажными, так и с электронными документами.«АРХИВНОЕ ДЕЛО» - это подсистема, входящая в качестве опции в «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ». Подсистема «Архивное дело» создана для обеспечения автоматизации архивного дела в организациях, министерствах и ведомствах. | Система обеспечивает хранение РК и прикрепляемых к ней файлов. Основной рабочей подсистемой является подсистема «Документы»Подсистема «Отчеты» обеспечивает получение различных отчетовПодсистема «Ведения пользователей» предназначена для регистрации пользователей и предоставления им прав | |||
| Производи- тель и распространи-тели в России | Название | Предназначение | Возможности | |||
| доступа к информации и функционалу системы.Подсистема ведения справочников предназначена для настройки системы на структуру организации и особенности ее делопроизводства.Основные функции системы:-Регистрация документов, в том числе обращений граждан;-ввод резолюций и контроль их исполнения;-создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме;-маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам;-многоаспектный поиск документов с сохранением запроса;-работа с взаимосвязанными документами;-сканирование и прикрепление файлов документов, полнотекстовый поиск | ||||||
| Производи- тель и распространи-тели в России | Название | Предназначение | Возможности | |||
| по ним;-ЭЦП файлов документов;- обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования;-справочно– аналитическая работа, формирование отчетов;-Web –доступ к базе данных;-подготовка и согласование документов в электронной форме;-электронная подпись файлов документов;-криптозащита документов, отправляемых электронной почтой;-обеспечение поточного сканирования документов;-интеграция с приложениями MSOffice; -Web-доступ к информации. | ||||||
Система «ДЕЛО» интегрирована с другими продуктами компании «Электронные офисные системы», также может интегрироваться с системами сторонних разработчиков. Система легко и быстро настраивается на структуру организации и особенности документооборота и нетрудна в сопровождении. С целью ограничения доступа к информации, база данных может быть разделена на отдельные картотеки, доступные только сотрудникам конкретного подразделения. В системе предусмотрено разделение доступа к определенным функциям. Все действия пользователей и системного технолога протоколируются.
| Производи- тель и распространи-тели в России | Название | Предназначение | Возможности |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Компания «КИНТ»  1 | "Управление делами" 2 | Программный комплекс "Управление делами" получил сертификат "1С:Совместимо" и предназначен для автоматизации деловых процессов предприятия, согласования проектов, планов и мероприятий, организации потока бумажных и электронных документов. Ориентирован на упорядочивание повседневной деятельности менеджеров разных уровней. 3"Управление делами" также используется при организации внедрения на предприятии комплексной автоматизированной системы учета.Программный комплекс "Управление делами" функционирует в среде "1С:Предприятие» с любым набором установленных компонент: бухгалтерский учет, оперативный учет, расчет. | - Организация потока задач/поручений между сотрудниками компании, контроль хода исполнения поручений, учет плановых и фактических ресурсов.- Планирование и учет мероприятий компании, разбиение мероприятий на отдельные этапы (задачи), выдача поручений исполнителям по проведению мероприятия.- Учет движения и местоположения различного рода бумажных документов (делопроизводство). Подсистема построена на основе стандартов делопроизводства, принятых в России, и реализует все необходимые этапы прохождения документов.-Регистрация электронных 4 документов, ведение архивов документов в электронном виде.-Управление отношениями с клиентами (CRM), учет различной информации о контрагентах компании, контактов.- Подсистема позволяет анализировать и планировать взаимоотношения с контрагентами, организовывать тематические рассылки. -Управление правами пользователей обеспечивает разделение информации внутри компании по степени конфиденциальности. -Ведение деловой переписки позволяет провести в электронном виде различного рода согласования и утверждения документов. -Интеграция с системами электронной почты дает возможность получать и отправлять электронные письма без использования дополнительного программного обеспечения. -Получение отчетов позволяет детально анализировать информацию о работе офиса. -Наличие путеводителей и инструкций. |
Таким образом, системы, охарактеризованные в таблице, соответствуют предъявляемым функциональным и системно-технологическим требованиям, поэтому для выбора и интеграции приложения в систему «1С: Предприятие, версии 8.0» ООО «КамЭнергоРемонт» необходимо подробнее проанализировать выполняемые системой функции по автоматизации ДОУ по предложенной системе баллов, оценить, рассчитать стоимость внедрения платформы. Данная методика выбора автоматизированной системы разработана компанией SputnikLabs,11 она позволит в соответствии с рекомендуемой последовательностью действий добиться максимального соответствия АС ДОУ целям и задачам предприятия.
___________________________________________
11 Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. Россархив, ВНИИДАД. Москва,2003.
2.4. Оценка программных продуктов с точки зрения
предъявляемых основных функциональных и системно-
технических требований
В оценке автоматизированных систем принимали участие эксперты: делопроизводитель и секретарь, начальник отдела автоматизированных систем управления, а так же учитывались отзывы других компаний, которые работают с данными системами.
Буквенные обозначения автоматизированных систем, использующиеся в таблице для экспертной оценки:
A - DIRECTUM
B - Дело
C - DocsVision
D– Управление делами
Критерии | Экспертная оценка | |||||||
| A | B | C | D | |||||
| 1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ от 0 до 250 | ||||||||
| 1 |   2 3 4 5 | |||||||
| 1.1. Делопроизводство | От 0 до 110 | |||||||
| 1.1.1.создание документов | 10 | 9 | 10 | 8 | ||||
| 1.1.2. регистрация документов | 9 | 9 | 9 | 72 | ||||
| 1.1.3. контроль исполнения | 14 | 10 | 12 | 82 | ||||
| 1.1.4. информационно-справочная работа поиск регистрационной карточки | 10 | 9 | 9 | 7 | ||||
| 1.1.5. подготовка статистических данных | 4 | 4 | 4 | 31 | ||||
| 1.1.6. учет передачи подлинников и копий | 5 | 2 | 3 | 10 | ||||
| 1.1.7. ведение номенклатуры дел | 10 | 9 | 10 | 81 | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||
| 1.1.8. списание документов в дело | 5 | 4 | 4 | 30 | ||||
| 1.1.9. обеспечение сохранности конфиденциальной информации | 14 | 10 | 12 | 6 | ||||
| 1.1.10. наличие справочников-классификаторов | 4 | 4 | 5 | 3 | ||||
| 1.1.11. учет договорной документации | 9 | 10 | 8 | 9 | ||||
| 1.1.12. хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации | 5 | 4 | 5 | 2 | ||||
| ИТОГО по п. 1.1. | 99 | 80 | 91 | 62 | ||||
| 1.2. Управление документооборотом | От 0 до 80 | |||||||
| 1.2.1. управление потоками документов внутри организации | 8 | 8 | 9 | 7 | ||||
| 1.2.2. передача документов на исполнение | 14 | 13 | 14 | 73 | ||||
| 1.2.3. контроль движения (передачи) документов | 15 | 15 | 15 | 10 | ||||
| 1.2.4. контроль действий пользователей | 10 | 8 | 9 | 53 | ||||
| 1.2.5. получение сводок по документообороту | 2 | 1 | 2 | 0 | ||||
| 1.2.6. регулирование доступа к регистрационнымкарточкам и файлам документов | 10 | 8 | 9 | 7 | ||||
| 1.2.7. маршрутизация документов | 4 | 3 | 3 | 31 | ||||
| 1.2.8. согласование документов | 5 | 5 | 5 | 41 | ||||
| 1.2.9. возможность использования разных грифов доступа | 5 | 5 | 5 | 3 | ||||
| ИТОГО по п. 1.2. | 73 | 66 | 71 | 4614 | ||||
| 1.3. Организация задач электронного архива | От 0 до 35 | |||||||
| 1.3.1. ведение баз данных | 5 | 4 | 4 | 2 | ||||
| 1.3.2. архивирование документов | 9 | 8 | 9 | 6 | ||||
| 1.3.3. полно – функциональный поиск | 10 | 10 | 10 | 8 | ||||
| 1 | 2 4 5 | 3 | 4 3 4 5 | 5 | ||||
| 1.3.4. безопасность хранения документов | 4 | 4 | 4 | 3 | ||||
| 1.3.5. организация доступа к документам | 5 | 4 | 4 | 41 | ||||
| ИТОГО по п. 1.3. | 33 | 30 | 31 | 23 | ||||
| 1.4. Обеспечение задач электронного документооборота | От 0 до 25 | |||||||
| 1.4.1. технология ЭЦП - средства криптозащиты; | 10 | 9 | 9 | 7 | ||||
| 1.4.2. работа с электронными файлами | 5 | 5 | 5 | 4 | ||||
| 1.4.3. средства криптозащиты | 4 | 4 | 4 | 3 | ||||
| 1.4.4.регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи - средства криптозащиты;- регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.- средства криптозащиты;- регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи. | 5 | 5 | 5 | 3 | ||||
| ИТОГО по п. 1.4. | 24 | 23 | 23 | 17 | ||||
| ИТОГО ПО ФУНКЦИОНАЛЬНЫМ ТРЕБОВАНИЯМ | 229 | 199 | 216 | 148 | ||||
| 2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ от 0 до 250 | ||||||||
| 2.1. Программная реализация | От 0 до 150 | |||||||
| 2.1.1. технология клиент – сервер | 19 | 19 | 18 | 17 | ||||
| 2.1.2. технология интернет\интранет | 15 | 15 | 15 | 14 | ||||
| 2.1.3. наличие электронной почты | 15 | 15 | 15 | 15 | ||||
| 2.1.4. наличие средств разработки приложений | 10 | 10 | 10 | 4 | ||||
| 2.1.5. наличие средств резервного копирования | 9 | 9 | 9 | 8 | ||||
| 2.1.6. наличие средств сканирования документов | 5 | 5 | 5 | 5 | ||||
| 2.1.7. интеграция в информационную среду организации | 3 | 5 | 4 | 5 | ||||
| 2.1.8. интерфейс, взаимодействующий с другими программами | 14 | 13 | 14 | 8 | ||||
| 2.1.9. удаленный доступ к базам данных | 10 | 10 | 10 | 8 | ||||
| 2.1.10. протоколирование действий в системе | 5 | 4 | 5 | 4 | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||
| 2.1.11. совместная работа над документами | 5 | 5 | 5 | 5 | ||||
| 2.1.12. территориально-распределенная работа | 9 | 9 | 9 | 6 | ||||
| 2.1.13.использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации. | 4 | 3 | 4 | 0 | ||||
| 2.1.14.возможность интеграции в автоматизированную систему | 16 | 17 | 20 | 20 | ||||
| ИТОГО по п. 2.1. | 139 | 141 | 141 | 119 | ||||
| 2.2. Эксплуатационные требования | От 0 до 60 | |||||||
| 2.2.1. надежность автоматизированной системы | 18 | 17 | 17 | 15 | ||||
| 2.2.2. безопасность системы | 9 | 9 | 9 | 9 | ||||
| 2.2.3. администрирование системы | 8 | 8 | 8 | 7 | ||||
| 2.2.4. территориально-распределенная работа системы | 9 | 9 | 9 | 8 | ||||
| 2.2.5. количество одновременно работающих пользователей - до 100 человек | 5 | 5 | 5 | 4 | ||||
| 2.2.6. средний объем документопотока (в год) - до 700000 единиц | 4 | 4 | 4 | 1 | ||||
| ИТОГО по п. 2.2. | 53 | 52 | 52 | 44 | ||||
| 2.3. Адаптационные возможности | От 0 до 40 | |||||||
| 2.3.1. простота и удобство при внедрении системы | 8 | 9 | 14 | 15 | ||||
| 2.3.2. обучение сотрудников организации | 8 | 9 | 8 | 9 | ||||
| 2.3.3. удобство настройки системы | 7 | 9 | 7 | 10 | ||||
| 2.3.4. возможность развития системы | 4 | 4 | 4 | 3 | ||||
| ИТОГО по п.2.3. | 27 | 36 | 28 | 37 | ||||
| ИТОГО ПО СИСТЕМНО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИМ ТРЕБОВАНИЯМ | 219 | 229 | 221 | 200 | ||||
| ВСЕГО | 448 | 428 | 437 | 348 | ||||
2.5. Отбор программных продуктов, удовлетворяющих