При разработке модуля «Управление документацией» возникли трудности из-за неграмотно организованного процесса и недостаточного изучения объекта.
В итоге сделан следующий вывод: для того, чтобы соответствовать статусу современного успешного промышленного предприятия, решить проблему автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт», необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, доработать и внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с системой «1С: Предприятие». Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.
2.1.Составление перечня предъявляемых основных
функциональных и системно – технических требований к системе
автоматизации ДОУ
Функциональные и системно-технические требования ориентированы на соответствие предлагаемой технологии государственным нормативным актам и корпоративным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользования системой, качественного и бесперебойного ее функционирования.
Степень соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям отражена в таблице:
| Критерий | Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям | |
| ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ | ||
| 1.Делопроизводственные функции | ||
| 1.1.Создание документов (использование шаблонов документов). | + | |
| 1.2.Регистрация документов. | + - | |
| 1.3.Контроль исполнения документов. | - | |
| 1.4.Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки). | + - | |
| 1.5.Подготовка статистических данных о документообороте. | + - | |
| 1.6.Учет передачи подлинников и копий документов. | - | |
| 1.7.Ведение номенклатуры дел. | - | |
| 1.8.Списание документов в дело. | - | |
| 1.9.Обеспечение сохранности конфиденциальной информации. | - | |
| 1.10.Наличие справочников-классификаторов. | + - | |
Критерий | Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям | |
| 1.11.Учет договорной документации. | + | |
| 1.12.Хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации. | - | |
| 2.Организация электронного архива | ||
| 2.1.Ведение баз данных. | + - | |
| 2.2.Архивирование документов. | + - | |
| 2.3.Полно – функциональный поиск. | - | |
| 2.4.Безопасность хранения документов. | - | |
| 2.5.Организация доступа к архиву. | + | |
| 3.Обеспечение задач электронного документооборота: | ||
| 3.1.Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП). | + - | |
| 3.2.Работа с электронными файлами. | + - | |
| 3.3.Средства криптозащиты. | + - | |
| 3.4.Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи. | + - | |
| 3.5.История работы с документами. | + - | |
| 3.6.Полнотекстовый и атрибутивный поиск документов. | - | |
| 4.Управление документооборотом: | ||
| 4.1.Управление потоками документов внутри организации. | - | |
| 4.2.Передача документов на исполнение. | + - | |
| 4.3.Контроль за движения (передачи) документов. | - | |
| 4.4.Определение местонахождения документов. | + | |
| Критерий | Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям | |
| 4.5.Контроль действий пользователей. | - | |
| 4.6.Получение сводок по документообороту. | + - | |
| 4.7.Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов. | + - | |
| 4.8.Маршрутизация документов. | + | |
| 4.9.Согласование документов. | + - | |
| 4.10.Возможность использования разных грифов доступа. | + | |
| СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ | ||
| 1. Программная реализация | ||
| 1.1.Технология клиент – сервер. | + | |
| 1.2.Технология интернет\интранет. | + | |
| 1.3.Наличие электронной почты. | + | |
| 1.4.Наличие средств разработки приложений. | + - | |
| 1.5.Наличие средств резервного копирования. | + - | |
| 1.6.Наличие средств сканирования документов. | + | |
| 1.7.Интеграция в информационную среду организации. | + | |
| 1.8.Интерфейс, взаимодействующий с другими программами (например, со средствами создания, сканирования и распознавания документов | + - | |
| 1.9.Удаленный доступ к базам данных. | + | |
| 1.10.Протоколирование действий в системе;совместная работа над документами | + - | |
| 1.11.Территориально-распределенная работа. | + | |
| Критерий | Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям | |
| 1.12.Использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации. | + - | |
| 1.13.Возможность интеграции в автоматизированную систему. | + | |
| 2. Эксплуатационные требования | ||
| 2.1.Надежность автоматизированной системы. | - | |
| 2.2.Безопасность системы. | + | |
| 2.3.Администрирование системы. | + | |
| 2.4.Территориально-распределенная работа системы. | + | |
| 2.5.Количество одновременно работающих пользователей - до 100. | + | |
| 2.6.Средний объем документопотока (в год) - до 700000. | - | |
| 3. Адаптационные возможности | ||
| 3.1.Простота и удобство при внедрении системы. | + | |
| 3.2.Обучение сотрудников организации. | + | |
| 3.3.Удобство настройки системы. | + | |
| 3.4.Возможность развития системы. | + | |
«+» - модуль соответствует критерию; «-» - не соответствует; «+ - » - данные функции в модуле реализованы, но не в полной мере удовлетворяют критерию.
Таким образом, разрабатываемый модуль «Управление документацией» системы «1С: Предприятие» версии 8.0. соответствует предъявляемым системно-техническим требованиям, но не обеспечивает автоматизацию делопроизводства в полном объеме. Соответственно необходимо найти автоматизированную систему, в которой приложение по автоматизации делопроизводства соответствует всем перечисленным критериям.
2.2. Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для
экспертной оценки
Одним из путей решения проблемы автоматизации ДОУ является внедрение уже разработанного программного продукта или платформы, что позволяет существенно сократить время и повысит эффективность разработки системы. Но прежде чем использовать готовую программу, необходимо провести их отбор, анализ и оценку. При проведении сравнения автоматизированных систем удобно использовать систему баллов, отражающих личное мнение и опыт экспертов.
Система баллов для экспертной оценки
Критерии | Количество баллов |
| 1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ | От 0 до 250 |
| 1.1. Делопроизводство | От 0 до 110 |
| 1.1.1.создание документов | От 0 до 10 |
| 1.1.2. регистрация документов | От 0 до 15 |
| 1.1.3. контроль исполнения | От 0 до 15 |
| 1.1.4. информационно-справочная работа поиск регистрационной карточки | От 0 до 10 |
| 1.1.5. подготовка статистических данных | От 0 до 5 |
| 1.1.6. учет передачи подлинников и копий | От 0 до 5 |
| 1.1.7. ведение номенклатуры дел | От 0 до 10 |
| 1.1.8. списание документов в дело | От 0 до 5 |
| 1.1.9. обеспечение сохранности конфиденциальной информации | От 0 до 15 |
| Критерии | Количество баллов |
| 1.1.10. наличие справочников-классификаторов | От 0 до 5 |
| 1.1.11. учет договорной документации | От 0 до 10 |
| 1.1.12. хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации | От 0 до 5 |
| 1.2. Управление документооборотом | От 0 до 80 |
| 1.2.1. управление потоками документов внутри организации | От 0 до 10 |
| 1.2.2. передача документов на исполнение | От 0 до 15 |
| 1.2.3. контроль движения (передачи) документов | От 0 до 15 |
| 1.2.4. контроль действий пользователей | От 0 до 10 |
| 1.2.5. получение сводок по документообороту | От 0 до 5 |
| 1.2.6. регулирование доступа к регистрационнымкарточкам и файлам документов | От 0 до 10 |
| 1.2.7. маршрутизация документов | От 0 до 5 |
| 1.2.8. согласование документов | От 0 до 5 |
| 1.2.9. возможность использования разных грифов доступа | От 0 до 5 |
| 1.3. Организация электронного архива | От 0 до 35 |
| 1.3.1. ведение баз данных | От 0 до 5 |
| 1.3.2. архивирование документов | От 0 до 10 |
| 1.3.3. полно – функциональный поиск | От 0 до 10 |
| 1.3.4. безопасность хранения документов | От 0 до 5 |
| 1.3.5. организация доступа к документам | От 0 до 5 |
| 1.4. Обеспечение задач электронного документооборота | От 0 до 25 |
| 1.4.1. технология ЭЦП- средства криптозащиты; | От 0 до 10 |
| 1.4.2. работа с электронными файлами | От 0 до 5 |
| 1.4.3. средства криптозащиты | От 0 до 5 |
Критерии | Количество баллов |
| 1.4.4.регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи - средства криптозащиты;- регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.- средства криптозащиты;- регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи. | От 0 до 5 |
| 2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ | От 0 до 250 |
| 2.1. Программная реализация | От 0 до 150 |
| 2.1.1. технология клиент – сервер | От 0 до 20 |
| 2.1.2. технология интернет\интранет | От 0 до 15 |
| 2.1.3. наличие электронной почты | От 0 до 15 |
| 2.1.4. наличие средств разработки приложений | От 0 до 10 |
| 2.1.5. наличие средств резервного копирования | От 0 до 10 |
| 2.1.6. наличие средств сканирования документов | От 0 до 5 |
| 2.1.7. интеграция в информационную среду организации | От 0 до 5 |
| 2.1.8. - интерфейс, взаимодействующий с другими программами | От 0 до 15 |
| 2.1.9. удаленный доступ к базам данных | От 0 до 10 |
| 2.1.10. протоколирование действий в системе | От 0 до 5 |
| 2.1.11. совместная работа над документами | От 0 до 5 |
| 2.1.12. территориально-распределенная работа | От 0 до 10 |
| 2.1.13.использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации. | От 0 до 5 |
| 2.1.14.возможность интеграции в автоматизированную систему | От 0 до 20 |
| 2.2. Эксплуатационные требования | От 0 до 60 |
| 2.2.1. надежность автоматизированной системы | От 0 до 20 |
| 2.2.2. безопасность системы | От 0 до 10 |
| 2.2.3. администрирование системы | От 0 до 10 |
| 2.2.4. территориально-распределенная работа системы | От 0 до 10 |
| 2.2.5. количество одновременно работающих пользователей - до 100 человек | От 0 до 5 |
| 2.2.6. средний объем документопотока (в год) - до 700000 единиц | От 0 до 5 |
| 2.3. Адаптационные возможности | От 0 до 40 |
| 2.3.1. простота и удобство при внедрении системы | От 0 до 15 |
| 2.3.2. обучение сотрудников организации | От 0 до 10 |
| 2.3.3. удобство настройки системы | От 0 до 10 |
| 2.3.4. возможность развития системы | От 0 до 5 |
Необходимо ранжировать системы по максимальному соответствию перечисленным основным критериям делопроизводства и системно-техническим требованиям, в результате определятся лидеры среди выбираемых систем.10