Автоматизированная система документационного обеспечения управлен 2 (стр. 3 из 17)

4) рассмотрение руководством (наложение резолюции);

5) направление на исполнение (сначала документ с резолюцией возвращается секретарю, он переносит резолюцию в регистрационный журнал);

6) исполнение и контроль исполнения;

7) помещение исполненных документов в дело.

Анализ движения исходящих документов (Приложение 3).

Документы, направляемые за пределы организации, проходят следующие этапы обработки:

1) Составление черновика (с документом работает исполнитель);

2) визирование (внутреннее согласование);

3) подписание (утверждение) документов руководителем;

4) регистрация исходящих документов;

5) отправка исходящих документов;

6) направление исходящих документов в дело.

Анализ движения внутренних документов.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренним документом такой же, как и с исходящим документом:

1) Составление проекта документа (черновик) исполнителем;

2) проверка правильности оформления проекта документа;

3) согласование проекта документа;

4) подписание (утверждение) документа руководителем;

5) регистрация документа (регистрируются только документы по особо важным вопросам).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

1) Передача документа исполнителю (снятие копий при наличии нескольких исполнителей);

2) контроль исполнения документа;

3) исполнение документа;

4) подшивка (направление) исполненного документа в дело.

Если документ был зарегистрирован при поступлении в организацию, а теперь он передается в другое подразделение, в регистрационной карточке документа ставится отметка о его направлении в это подразделение, а также сведения о решении данного вопроса (резолюция).

Если документ создан внутри организации и предназначен для переписки между подразделениями (служебная записка), то он регистрируется в журнале внутренней переписки с указанием подразделения, которому предназначен данный документ. В «1 С» на данный момент не создана регистрационная форма для внутренних документов.

После отметки в журнале регистрации документы раскладываются в ячейки с названиями подразделений, если работа ведется в системе «1С», создается список рассылки.

1.3.Определение уровня автоматизации ДОУ объекта

Основной технологический инструмент работы с документами – компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет.

В целях защиты конфиденциальной информации организации, каждому пользователю определен личный пароль при входе в систему компьютера.

Рабочие места секретаря и делопроизводителя находятся в приемной. В приемной находится 2 компьютера, 2 принтера, 1 факс, 1 сканер, 1 копировально-множительный аппарат.

Блок-схема компьютерной сети аппарата управления в

ООО «КамЭнергоРемонт»

Локально-вычислительная сеть

Руководитель Сервер Отдел снабжения

Планово-сметный отдел Технический отдел

свитч

ПК

Отдел по работе с персоналом Отдел маркетинга

Финансовый отдел Бухгалтерия

Приемная Отдел качества и стандартизации

свитч

Таким образом, каждый компьютер подключается к серверу, что обеспечивает быструю скорость передачи данных, высокую надежность (например, при повреждении какого – либо кабеля вся сеть продолжает работать).

Используемое аппаратное обеспечение для сервера:

1) Процессор - Pentium 4 1.7 GHz/400MHz/256KBOX 478-PGA;

2) материнскаяплата GigaByte GA-81RX S478 <i845D> AGP+SB Creative CT5880;

3) оперативнаяпамять - SAMSUNG DIMM 512 Mb SDRAM <PC-133>;

4) венчестер (жесткийдиск) – IDE Seagate 300,0 Gb ST3300831A (7200rpm) 8Mb;

5) монитор – LG Flatron 776FM M/Media TCO”95;

6) модем – PCI Zyxel Omni+;

7) сетевая карта – D-LinkDFE-528TXPCI 10/100Mbit;

8) клавиатура – А4 Tech KSB-21533RP A-Type RF keyboard;

9) манипулятортипа – мышь – PS/2 Genius Net Scroll Plus Traveler Red (оптическая);

10) колонки – Genius SP-K10 200W PMPO.

Используемое аппаратное обеспечение для клиентской части:

1) Процессор – PentiumIII 1000EB /133MHz/256KFC-PGA;

2) материнская плата GigaByteGA-BX2000+Slot <443BX> AGPATXUDMA66;

3) оперативная память - SAMSUNGDIMM 128 MbSDRAM <PC-2100>;

4) венчестер – IDE Seagate 120,0 Gb ST3120022 (7200rpm);

5) монитор – LG Flatron 776FM M/Media TCO”95;

6) модем – PCI Zyxel Omni+;

7) сетевая карта – AcorpL-100 2000 PCI 10/100Mbit;

8) клавиатура – А4 Tech KSB-21533RP A-Type RF keyboard;

9) манипулятортипа – мышь – PS/2 Genius Net Scroll Plus Traveler Red (оптическая);

10) колонки – Genius SP-K10 200W PMPO.

Используемое программное обеспечение для сервера:

Системное программное обеспечение:

1) Microsoft Windows NT 4.0;

2) Microsoft Windows 2000 Server;

3) Microsoft SQL Server 2000;

4) антивирусКасперского Personal

и др.

Прикладное программное обеспечение:

1) Internet Explorer;

2) Microsoft Office Word 2003;

3) Microsoft Office Excel 2003;

4) Microsoft Office Imaging;

5) Microsoft Office Scanning;

6) Fine Reader ;

7) Outlook Express;

8) Win RAR, Win ZIP;

9) «1С:Предприятие» версия 8.0

и др.

Используемое программное обеспечение для клиентской части:

Системное программное обеспечение:

1) Microsoft WindowsNT 4.0;

2) Антивирус Dr Web

и др.

Прикладное программное обеспечение:

1) Internet Explorer;

2) Microsoft Office Word 2003;

3) Microsoft Office Excel 2003;

4) Microsoft Office Imaging;

5) Microsoft Office Scanning;

6) Fine Reader ;

7) Outlook Express;

8) Win RAR, Win ZIP;

9) «1С:Предприятие» версия 8.0.

1.4. Описание автоматизированной системы «1 С: Предприятие»

версии 8.0, внедренной в ООО «КамЭнергоРемонт»

Система "1С:Предприятие" предназначена для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, и включает в себя решения для производственных предприятий (комплексное решение "1С:Управление производственным предприятием 8"), торговых предприятий, продукты для ведения бухгалтерского учета ("1С:Бухгалтерия"), для учета в бюджетных организацияхрасчета зарплаты и управления кадрами , разнообразные отраслевые и специализированные решения , разработанные как самой фирмой "1С", так и ее партнерами.

Ключевым направлением развития системы программ является развитие нового поколения управленческих и учетных решений на технологической платформе «1С:Предприятие 8» и реализация в них мощной функциональности, предназначенной для организации управления современным предприятием.

1.4.1.Комплексное решение «Управление производственным

предприятием»

Автоматизированная система «1С: Предприятие 8.0» в ООО «КамЭнергоРемонт» содержит два прикладных решения:

·«Управление производственным предприятием»;

·«Зарплата и управление кадрами»: с данным решением работает отдел по управлению персоналом (оформляется кадровая документация, содержатся сведения о персонале, о его перемещении), расчетный отдел бухгалтерии (содержатся сведения о заработной плате, выполняются расчетные операции), составляются служебные записки и оформляются приказы о работе в выходные дни и сверхурочное время.