Предприятие осуществляет следующие виды работ в России и за рубежом:
1) Строительно-монтажные;
2) ремонтно-восстановительные;
3) теплоизоляционные;
4) энергообеспечивающие;
5) грузоподъемные;
6) диагностика и наладка производственного оборудования;
7) строительство теплотрасс;
9) испытание и анализ основного и вспомогательного оборудования;
10)сервисное обслуживание химических, нефтехимических и нефтеперерабатывающих производств;
11) изготовление нестандартного оборудования.
ООО «КЭР» - крупное предприятие, структура которого (Приложение 1) содержит большое количество уровней управления, должностей, подразделений.
Уровни управления:
1-генеральный директор;
2-исполнительный директор;
3-директоры (по экономике и финансам, по производству, по УКиС и т.д.);
4- главные специалисты по ремонту парогазотурбинного оборудования, главный энергетик, главный механик;
5-начальники отделов;
6-участки, управления (начальники производственных баз);
7-вспомогательные производственные подразделения (например, транспортный цех);
8-здравпункт, административно-хозяйственный отдел, столовая, т. е. обслуживающие производственно-бытовые подразделения.
К данным уровням относятся следующие звенья:
-заместители директора по производству и другим направлениям;
-заместители начальников отделов;
-отделы/службы.
Так как предприятие крупное и предоставляет различные виды услуг в области энергетики, то соответственно документация обладает определенной спецификой, особое значение имеет информация о научно-технических, конструкторских разработках, которые позволяют совершенствовать производство и выдерживать конкуренцию с более развитыми предприятиями России.
1.2.Анализ функций и организации ДОУ объекта5
1.2.1.Функции службы ДОУ
Организация работ по документационному обеспечению осуществляется по смешанной форме (централизовано, децентрализовано), т.е. часть функций выполняет служба ДОУ, часть структурные подразделения.
Процесс документооборота регламентируют государственные стандарты, стандарты предприятия и структурных подразделений. Их разрабатывает и внедряет отдел управления качеством и стандартизацией.
Служба ДОУ включает в себя самостоятельные структурные подразделения, которые подчиняется генеральному директору ООО «КЭР». В состав службы ДОУ входит:
· приемная генерального директора (секретарь, делопроизводитель, экспедитор),
· отдел управления качеством и стандартизацией (начальник отдела, инженеры по стандартизации, техник по работе с документацией),
· архив находится на стадии формирования,
· копировально-множительный отдел (операторы).
Все функции по организации документооборота выполняют секретарь и делопроизводитель. Структуру и штаты службы утверждает генеральный директор предприятия.
Функции службы ДОУ:6
1) Регистрацию документов осуществляет делопроизводитель;
2) предварительное рассмотрение документов (передача на рассмотрение руководству, или на исполнение в структурное подразделение) выполняет секретарь;
5Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: ВНИИДАД, 1991.
6Должностная инструкция секретаря ООО «КамЭнергоРемонт». Должностная инструкция делопроизводителя ООО «КамЭнергоРемонт».
3) справочно-информационные работы по зарегистрированным документам осуществляют секретарь и делопроизводитель;
4) учет документов выполняет делопроизводитель;
5) работу по контролю исполнения документов (получение сведений о ходе исполнения, напоминание о сроках исполнения) осуществляет секретарь;
6) регистрацию командировочных документов работников предприятия и лиц, командированных на предприятие, выполняют секретарь и делопроизводитель;
7) проведение проверок организации работы с документами в структурных подразделениях, управлениях, участках, производственных базах осуществляют специалисты отдела управления качеством и стандартизацией;
8) составление и ведение номенклатуры дел выполняет делопроизводитель;
9) формирование и оформление дел осуществляет делопроизводитель;
10) обеспечение хранения документов выполняют секретарь и делопроизводитель;
11) тиражирование документов выполняет оператор копировально- множительного отдела;
12) прием, экспедиционную обработку, отправку документов осуществляет экспедитор (проверка целостности конвертов, содержания; проверка наличия вложений; своевременности отправки документов и т. д.);
13) секретарь принимает участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.
1.2.2.Виды документации, существующей в ООО «КЭР»
В ООО «КЭР» используются следующие виды документации:
1. Организационно - распорядительная, в которую входят следующие группы документов:
- нормативные документы: стандарты предприятия, руководство, методики;
- учредительные документы: устав, учредительный договор, свидетельства о регистрации в государственных органах;
- распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;
- организационные документы: структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;
- информационно – справочная документация: акты, письма, справки, служебные и докладные записки, протоколы, выписки из документов.
2. Плановая документация: сметы, планы работ, закупок.
3. Отчетная документация: отчеты по выполненным работам.
4. Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки, дела, трудовые книжки.
5. Документы по снабжению и сбыту: накладные, договоры поставки, заявки на транспорт, акты.
6. Документы по материально-техническому обеспечению: требования, заявки.
7. Финансово-бухгалтерские документы: бухгалтерские балансы, отчеты, сметы, планы.
8. Договорная документация: договоры, протоколы согласования, письма к договорам, дополнительные соглашения.
1.2.3.Систематизация документов: формирование дел,
информационно справочный аппарат, хранение документов в ООО
«КЭР»
Согласно СТП (стандарт предприятия) 1.02.02 (с изменениями от 01.10.2007 г.) вся поступающая (создаваемая) в приемную документация регистрируется в журнале входящей (исходящей) документации в «1С Предприятие» и направляется на рассмотрение руководителю подразделения.
Ознакомление заинтересованных работников с поступающей документацией осуществляется в соответствии с визой руководителя, документация формируется в дела по видам:
-общие приказы,
-приказы о командировании,
-распоряжения,
-стандарты предприятия,
-телефонограммы,
-акты проверок,
-исходящая документация,
-входящая документация,
-нормативные документы на оборудование,
-нормативные документы на готовую продукцию,
Все дела номеруются в соответствии с номенклатурой дел.
Лицо, ответственное за предоставление необходимой информации и осуществляющее контроль исполнения документов – секретарь. Секретарь контролирует своевременность исполнения документов в соответствии с резолюцией руководителя. На срочных, документах ставится отметка «Срочно», на документах с контрольными сроками исполнения ставится отметка «Контроль», секретарь направляет документ непосредственному исполнителю, получает информацию о перемещении и исполнении, доводит до сведения руководителя.
Дела хранятся в приемной, в специальных запирающихся шкафах в последовательности, закрепленной номенклатурой дел. Экспертная комиссия не организуются, создаются комиссии по мере надобности. Архив организации находится на стадии формирования. На документах, отобранных для хранения в архив, на титульном листе, ставится надпись «Архив». Дела, подлежащие долговременному и постоянному хранению, передаются в архив по описям дел.
1.2.4.Потоки движения документов7
В ООО «КЭР» существует три основных потока документации:
· Входящий – документы, поступающие в организацию (документы вышестоящей организации – ООО «КЭР - Холдинг», органов власти и управления; документы подчиненных управлений и производственных баз; документы несоподчиненных организаций; обращения граждан).
· Исходящий – документы, созданные в ООО «КЭР» и направляемые за пределы организации.
· Внутренний – документы, создаваемые и используемые в ООО «КЭР».
Анализ движения входящих документов:
Документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы обработки (Приложение 2):
1) Прием и первичная обработка документов;
2) предварительное рассмотрение и распределение документов по структурным подразделениям (в случае, если документы не подлежат регистрации, и если не требуют рассмотрения руководством);
3) регистрация документов;
_________________________________
7 Стандарт предприятия 01.02.2002 (с изменениями от 01.10.2007 г.). Управление документацией в подразделении; стандарт предприятия 01.08.2003 (с изменениями от 01.10.2007 г.). Управление документацией внешнего происхождения;