· наблюдатель в рамках задачи вносит уточняющие уведомления или задания.
При создании подзадания лучше не менять название ведущего задания, но дописывать в конец темы пояснения.
Результат выполнения должен быть отражен в задании (вложена ссылка на подготовленный документ, в тексте задания описаны выполненные действия и способы решений или приложен отчет о проведенной работе).
Если в ходе выполнения работ по заданию необходимость их выполнения отпала, инициатор может прекратить задачу на любом этапе ее выполнения.
Контролировать выполнение поставленных заданий и полученных заданий рекомендуется одним из следующих способов:
· с помощью закладки Состояние (по конкретному заданию);
· с помощью содержимого папок Входящие/Исходящие (своих, подчиненных и замещаемых);
· с помощью графической схемы маршрута (серым цветом на схеме отображаются пройденные этапы задачи; зеленым – этапы, на которых задача находится в настоящей момент; этапы, задания по которым еще не получены, не выделяются);
· с помощью специальных поисков (Поиск/Входящие незавершенные задания и Поиск/Исходящие незавершенные задачи);
· с помощью аналитических отчетов.
На время отсутствия сотрудника (болезнь, отпуск, командировка) может быть назначен замещающий его сотрудник. Назначение замещающего производится путем указания создания записи в справочнике замещение пользователей. В справочнике заполняются необходимые параметры: Замещающий, Замещаемый, период и тип замещения. По истечению периода замещение автоматически снимается.
Замещающий автоматически получает те же права на документы и задачи, что и замещаемый (даже если это явно не указано в правах доступа к документу или задаче, исключение составляют зашифрованные документы).
Тип замещения имеет значения: «Полное», «Ассистент».
Если указать тип замещения «Ассистент», то замещающий получает права замещаемого на объекты системы, за исключением зашифрованных объектов (документы, задачи, задания, папки). Данный тип замещения удобно использовать для руководителей отделов, чтобы они имели доступ к информации всего отдела.
При полном замещении функции замещаемого полностью переходят на замещающего. Поэтому, кроме наследования прав доступа, в папках «Входящие» и «Исходящие» замещающего автоматически появляются ссылки на папки «Входящие» и «Исходящие» замещаемого. С помощью этих папок замещающий может контролировать и выполнять задания замещаемого. Кроме того, замещающий с типом замещения «Полное» получает уведомления о приходе новых заданий замещаемого. При окончании периода действия замещения ссылки на папки автоматически будут удалены.
Делопроизводитель должен обеспечивать работу с входящими и исходящими документами организации: обработка, сортировка, регистрация, передача документов внутри предприятия, ознакомление с документами. Так же к функциям делопроизводителя относятся: создание и ведение номенклатуры дел, регистрация документов в автоматизированной системе, организация рассмотрения документов у руководства, контроль исполнения документов и пр.
Номенклатура дел организации должна пересматриваться и утверждаться ежегодно.
Список записей в справочнике номенклатура дел в системе должен соответствовать бумажным папкам для хранения документов на бумажных носителях.
Создание номенклатуры дел предприятия возлагается на делопроизводителя
Перечень журналов регистраций в организации должен пересматриваться и утверждаться ежегодно вместе с номенклатурой дел.
Список записей справочника журналы регистрации в системе должен соответствовать утвержденному перечню журналов.
Формат регистрационных номеров задается для каждого журнала в соответствии с правилами, принятыми на предприятии.
Создание и ведение журналов регистрации возлагается на делопроизводителя.
При регистрации бумажных документов осуществляется перевод этих документов в электронный вид (сканирование). Исключение составляют:
· Многостраничные бумажные отчеты. Документы, поступающие в организацию в бумажном виде, и состоящие более чем из 15-ти страниц. Такие документы в систему не заносятся, а только регистрируются через РКК, чтобы контролировать местонахождения документа;
· нерегистрируемые документы. Документы, поступающие в организацию в бумажном виде, но не имеющие непосредственного отношения к деятельности организации (рекламные материалы, книги и т.п.).
При выдаче оригинала бумажного документа обязательно должна производиться отметка на закладке «Местонахождение» в РКК данного документа с указанием текущего местонахождения документа, датой выдачи и признаком необходимости возврата.
При возврате бумажного документа производится отметка в РКК с указанием даты возврата документа.