До початку інвентаризації матеріально-відповідальні особи складають звіт про останні проведені операції, відображають їх у регістрах обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії (дод.Н.3).
Спочатку повинна проводитись інвентаризація готівкових грошових коштів, але в Ірпінському МЦЗ каси немає, тому інвентаризація у 2008 р. почалась з перевірки стану та наявності необоротних активів.
Наявність необоротних активів Ірпінського МЦЗ установлюється оглядом і підрахунком. Під час огляду перевіряються інвентарні номери на предмет відповідності встановленій класифікації, достовірності та адресності. На підставі результатів інвентаризації за видами майнових цінностей, місцезнаходженням та матеріально-відповідальними особами складаються інвентаризаційні описи у двох або трьох (у разі зміни матеріально відповідальної особи) примірниках. До описів у Центрі зайнятості вносяться дані про фактичну наявність необоротних активів з відображенням повного найменування, кількості та вартості об’єктів. Оформлені відповідним чином (підписані членами комісії та підтверджені розпискою матеріально відповідальної особи) описи передаються до бухгалтерії для звіряння їх даних з даними бухгалтерського обліку [11].
Так як у Центрі зайнятості використовується невелика кількість запасів та малоцінних швидкозношуваних предметів, то їх інвентаризацію проводять разом з інвентаризацією необоротних активів.
Інвентаризацію матеріалів та палива Ірпінського МЦЗ за місцем зберігання і окремо за матеріально відповідальними особами проводять члени інвентаризаційної комісії за допомогою огляду, підрахунку, зважування та інших вимірювань. Записи під час інвентаризації здійснюються в описах за кожним окремим найменуванням із зазначенням номенклатурного номера, субрахунку та одиниць виміру. На виявлені під час інвентаризації зіпсовані матеріальні цінності додатково складаються акти, в яких зазначаються причини, характер та ступінь псування матеріальних цінностей, а також винні в цьому особи [28].
У зв’язку зі зміною матеріально-відповідальної особи у 2008 р. в результаті інвентаризації було складено акт передачі матеріальних цінностей, в якому зазначено повні найменування основних засобів, їхню ціну та кількість та вартість. В акті комісія надала висновок про стан необоротних активів та їхню наявність (див. дод.Н.2).
Інвентаризаційна комісія перевіряє правильність результатів інвентаризації та свої висновки та пропозиції відбиває у протоколі (дод.Н.4).
Отже, в Ірпінському МЦЗ інвентаризація, як правило, проводиться раз на рік перед складанням річної звітності. При проведенні перевірки інвентаризаційна комісія складає інвентаризаційні описи, а у разі зміни матеріально-відповідальної особи також складається акт передачі матеріальних цінностей. Висновки щодо стану цінностей та їх наявності інвентаризаційна комісія надає у протоколі після закінчення інвентаризації.
11.2. Відображення результатів інвентаризації в обліку установи
Після закінчення інвентаризації оформлені описи та акти здаються до бухгалтерії Ірпінського МЦЗ для відображення в обліку результатів проведеної перевірки. На основі поданої інформації та даних бухгалтерського обліку бухгалтер складає порівняльну відомість результатів інвентаризації, в якому зазначає повне найменування і коротку характеристику об’єкта, рік випуску, інвентарні номери та кількість і вартість лишок або недостачі (дод.Н.5).
У 2008 р. не було виявлено порушення у зберіганні і використовуванні матеріальних цінностей. Але при наявності таких фактів у бухгалтерському обліку проводять таку кореспонденцію рахунків:
Оприбутковано лишки необоротних активів, виявлених під час інвентаризації:
Дт 104 «Машини та обладнання» (м/о 10)
Кт 711«Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги» (м/о 14);
Списано необоротні активи внаслідок недостачі:
Дт 401 «Фонд у необоротних активах за їх видами»
Кт 104 «Машини та обладнання» (м/о 10);
Другий запис: відшкодування збитків від недостачі за рахунок винних осіб:
Дт 363 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків»
Кт 711 «Доходи за коштами, отриманими як плата за послуги» (м/о 14);
Якщо винних осіб не встановлено і справи знаходяться у слідчих органах, то другий запис проводиться таким чином:
Дт 05 «Гарантії та забезпечення» [1].
При виявленні недостач запасів в Ірпінському МЦЗ у межах встановлених норм, суми недостач списують за кредитом субрахунку 234 «Господарські матеріали та канцелярське приладдя» або 221 «МШП, які знаходяться на складах і в експлуатації та дебетом субрахунку 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи», або 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом», або 683 «Внутрішні розрахунки за операціями з централізованого постачання за загальним фондом».
Якщо виявлені недостачі МШП, то їх списання проводиться також за дебетом субрахунку 411 «Фонд у МШП за їх видами» [12].
При виявленні винних осіб суми недостачі утримують із їхньої заробітної плати [4].
У кінці звітного року головний бухгалтер складає звіт про недостачі та крадіжки грошових коштів та матеріальних цінностей за формою №15 (див. дод.З.1). Але в Ірпінському МЦЗ недостач в результаті інвентаризації не виявлено, тому звіт не заповнюється [2].
Отже, в Ірпінському МЦЗ під час інвентаризації, як правило, не виявляють лишків або недостач, тому в синтетичному обліку і формі звітності результати інвентаризації відображувати немає потреби.
12. Узагальнення облікової інформації, ознайомлення з порядком та методикою складання звітності
У кінці звітного року в Ірпінському міському центрі зайнятості всі доходи та видатки загального фонду завершальними оборотами наприкінці року списуються на результати виконання кошторису доходів та видатків.
Результат виконання кошторису Ірпінського МЦЗ за бюджетний рік – це сума, одержана в результаті річного закриття рахунків при підсумовуванні всіх отриманих доходів і всіх проведених видатків, передбачених кошторисом доходів та видатків і підтверджених відповідними первинними документами.
Річне закриття рахунків у Центрі зайнятості – це операція списання видатків, що здійснені протягом року та підтверджені первинними документами, за асигнуваннями загального фонду [1].
Для визначення фінансового результату Ірпінського МЦЗ від надання соціальних послуг призначено субрахунок 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом». Залишок на цьому субрахунку на кінець року може бути як дебетовим, так і кредитовим і відображається у пасиві балансу у вигляді додаткового чи від’ємного сальдо[12].
У Балансі Ірпінського МЦЗ станом на 31 грудня 2008 р. відображено, що фінансовий результат становив від’ємне сальдо -92078 грн., а відповідно у 2007 р. від’ємне сальдо було -25538 грн., що пов’язано зі списанням більших сум на поточні та капітальні видатки, ніж списано асигнувань з державного та місцевого бюджетів (див. дод.Б.2).
Для визначення фінансового результату в Ірпінському МЦЗ протягом року з метою щомісячного визначення господарського стану, виявлення фактичного стану кредиторської та дебіторської заборгованості, оцінки майна, а також підбиття підсумку за отриманим асигнуваннями та здійсненими видатками ведуть книгу «Журнал-Головна» (див.дод.Б.1).Книга відкривається щорічно та ведеться з помісячним підрахунком підсумків. Остаточно сформована книга підписується головним бухгалтером та завіряється печаткою.
Кореспонденція рахунків по списанню заключними оборотами доходів і видатків Ірпінського МЦЗ за звітний рік відображається так:
Списано отримані у поточному році асигнування із загального фонду:
Дт 701 «Доходи загального фонду»
Кт 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом» 5976235 грн.;
Списано видатки за рахунок коштів загального фонду:
Дт 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом»
Кт 801 «Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші
заходи» 6042775 грн.
Фінансовий результат за дебетом субрахунку 432 «Результат виконання кошторису за загальним фондом» становить 92078 грн. (дод. П.1)
Результати діяльності Ірпінського МЦЗ відображаються у звітності, яка подається до Київського ОЦЗ та перевіряючих органів. Склад форм звітності Ірпінського МЦЗ подано у таблиці 12.1 [2].
Як правило, звітність, яка подається щоквартально, складається наростаючим підсумком з початку року. Складання звітності в Ірпінському МЦЗ здійснюється на підставі інструкцій, які містять загальні рекомендації щодо заповнення форм. Типові бланки бухгалтерської звітності у Центрі зайнятості є в електронній формі, які розроблені в програмному продукті «Бухгалтерія». Форми статистичної звітності, розрахункові відомості до фондів соціального страхування, розрахунки до податкової інспекції,отримані шляхом ксерокопіювання, заповнюються заступником головного бухгалтера Центру зайнятості вручну.
Бухгалтерські звіти повинні містити інформацію за отриманими доходами та проведеними видатками, здійсненими в національній грошовій одиниці України. У звітах не повинно бути ніяких підчисток і помарок [28].
Таблиця 12.1.
Склад форм звітності Ірпінського міського центру зайнятості
| За місцем подання | Назва форми звітності | Місячна | Квартальна | Річна |
| Київський ОЦЗ,орган ДКУ | Баланс (ф.1) | - | + | + |
| Звіт про надходження та використання коштів загального фонду (ф.2д) | - | + | + | |
| Звіт про рух необоротних активів (ф.5) | - | - | + | |
| Звіт про рух матеріалів і продуктів харчування (ф. 6) | - | - | + | |
| Звіт про заборгованість бюджетних установ (ф.7д) | - | + | + | |
| Звіт про результати фінансової діяльності (ф.9) | - | - | + | |
| Звіт про недостачі та крадіжки грошових коштів та матеріальних цінностей в бюджетних установах (ф.15) | - | - | + | |
| Пояснювальна записка до бухгалтерського звіту | - | + | + | |
| Органи статистики | Звіт з праці (ф.1-ПВ) | + | + | + |
| Звіт про використання робочого часу (ф.3-ПВ) | - | - | + | |
| Звіт про виконання плану по штатах і контингентах | - | - | + | |
| Органи пенсійного та соц.страх-ня | Розрахункова відомість про нарахування і перерахування страхових внесків до Фонду СС на випадок безробіття | - | + | + |
| Розрахункова відомість про нарахування і перерахування страхових внесків до Фонду СС від нещасних випадків | - | + | + | |
| Звіт про нараховані внески, перерахування та витрати, пов’язані з СС у зв’язку з ТВП (ф.4-ФСС з ТВП) | - | + | + | |
| Розрахунок суми страхових внесків на державне пенсійне страхування | + | + | + | |
| Податкові органи | Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого і утриманого з платників податку (ф.1-ДФ) | - | + | + |
| Розрахунок збору за забруднення навколишнього природного середовища | - | + | + | |
| Розрахунок збору за спеціальне використання водних ресурсів | - | + | + |
Характеристика форм фінансової звітності Ірпінського МЦЗ, яка подається до відділу Державного казначейства України та Київського ОЦЗ наведена у таблиці 12.2.