Особенность оформления данного вида документации заключается в том, что заполнение его происходит непосредственно в процессе того или иного вида психологической деятельности, т.е.во время выполнения диагностических или коррекционных заданий. Исключение составляют лишь протоколы бесед. Они чаще всего заполняются postfactum, по окончании процедуры. Это делается с целью создания более естественных условий для диалога.
Иногда психологи используют диктофон при протоколировании процедур, предусматривающих активную вербальную деятельность. Это помогает сфокусировать внимание на других важных показателях, как-то: личностно-эмоциональные проявления (мимические комплексы, смена ролевых позиций и т.д.) (см. Приложение 2).
Заключительным в перечне специальной документации психолога является карта (история) развития как совокупность сведений о возрастном развитии ребенка, представленных в онтогенетическом аспекте.
В карту развития включаются основные анкетные данные, сведения о родителях и других членах семьи, а также о социально-бытовых условиях проживания ребенка. Изменения в составе семьи (потеря близких, появление братьев, сестер), смена значимого взрослого в жизни ребенка, стили семейных взаимоотношений — все эти факты фиксируются и анализируются с психологических позиций.
Существует практика совместного оформления этого документа с медицинским специалистом дошкольного учреждения. Это объясняется необходимостью анализа информации об (пре)антенатальном и постнатальном развитии, т.е. особенностях протекания беременности и родов, а также возможных осложнений в период новорожденности. Кроме того, используется анамнез хронических и острых заболеваний в период младенчества и раннего детства, сведения о травмах и операциях, перенесенных ребенком, резюме осмотров специалистов. Данная информация не является психологической, но способствует определению причин отклонений в развитии ребенка. Точнее, исключает причины органического и функционального свойств.
Далее фиксируются особенности нервно-психического развития по оценкам возрастных норм (когда ребенок начал держать головку, сидеть, ходить, говорить; развитие пассивной и активной речи; первые двигательные и эмоциональные реакции).
Кроме того, в карту развития включаются особенности адаптации и жизнедеятельности ребенка в дошкольном учреждении и характеристики его взаимодействий со сверстниками.
Что касается оформления данного документа, то он может быть представлен в виде таблицы либо свободного описания по вышеперечисленным параметрам физического, нервно-психического и социального развития ребенка на разных возрастных этапах.
Целью организационно-методической документации является организация, планирование и методическое обеспечение профессиональной деятельности практического психолога. По причине пересечения психологической деятельности с процессами воспитания и обучения детей специалисту данного профиля требуется особый блок документальных средств, определяющих как границы психологических воздействий, так и зоны их проникновения в педагогическое пространство.
В организационно-методическую документацию входят: хронометраж рабочего времени практического психолога в дошкольном учреждении; график работы практического психолога в дошкольном учреждении; годовой план работы практического психолога (стратегия профессиональной деятельности); дифференцированный план работы практического психолога на месяц (программа профессиональной деятельности); журнал и бланки психологических запросов; отчет практического психолога о проделанной работе (по итогам за год).
Хронометраж — совокупность временных норм, регламентирующих выполнение различных видов психологической деятельности. Хронометраж рассчитывается исходя из среднего показателя времени выполнения каждого из видов психологической деятельности. Представленный ниже хронометраж рассчитан по стандартам рабочего времени «практического психолога образования», где средняя норма времени в месяц составляет 144 рабочих часа, соответственно 36 часов в неделю, из которых 12 являются методическими (изучение специальной литературы, освоение новых психологических технологий, участие в региональных мероприятиях, например, конференциях и семинарах, коллегиальное консультирование, работа со специалистами смежной квалификации, оформление документации и т.д.).
Хронометраж рабочего времени практического психолога в дошкольном учреждении
| Вид профессиональной деятельности | Среднее время, час | |
| в месяц | в неделю | |
| Психодиагностика: индивидуальная групповая | 36 | 9 |
| Психопрофилактика и психокоррекция: индивидуальная групповая | 28 | 7 |
| Обработка результатов диагностических обследований, коррекционных, профилактических и развивающих занятий | 24 | 6 |
| Оформление документации | 12 | 3 |
| Индивидуальное консультирование: родителей воспитателей и педагогов | 12 12 | 3 3 |
| Групповое консультирование (собрания, семинары): родителей педагогов и воспитателей | 4 4 | 1 1 |
| Изучение специальной литературы и освоение новых технологий | 4 | 1 |
| Посещение районных, окружных, городских, республиканских мероприятий (конференции, семинары) | 4 | 1 |
| Коллегиальное консультирование смежных специалистов и работа в специализированных комиссиях | 4 | 1 |
| Всего | 144 | 36 |
Примечание: индивидуальные формы психологического взаимодействия предусматривают пропорциональное увеличение нормы времени по отношению к групповым.
При пересмотре норм по временной регламентации профессиональной деятельности практических психологов количественные показатели хронометража изменяются.
График — распределение видов профессиональной деятельности практического психолога соответственно дням рабочей недели и норме времени по хронометражу. Вариант рабочего графика в соответствии с 36-часовой рабочей неделей представлен ниже.
График работы практического психолога в дошкольном учреждении Обед 12.00-13.00
| День недели | Время | Содержание работы | Направление |
Понедельник | 9.00-12.00 (3 часа) | Психодиагностика (индивидуальная) | По плану |
| 13.00-17.00 (4 часа) | Коррекционно-профилактические и развивающие занятия (индивидуальные) | По плану | |
Вторник | 10.00-12.00 (2 часа) | Методическое время (оформление документов) | По плану |
| 13.00-15.00 (2 часа) | Методическое время (обработка результатов) | По плану | |
| 15.00-19.00 (4 часа) | Консультирование родителей (индивидуальное и групповое) | По плану, по запросу | |
Среда | 9.00-12.00, (3 часа) | Коррекционно-профилактические и развивающие занятия (индивидуальные / групповые) | По плану, по запросу |
| 13.00-14.00 (1 час) | Консультирование воспитателей и педагогов (групповое) | По плану, по запросу | |
| 14.00-17.00 (3 часа) | Психодиагностика (индивидуальная / групповая) | По плану, по запросу | |
Четверг | 9.00-12.00 (3 часа) | Консультирование воспитателей и педагогов (индивидуальное) | По запросу |
| 13.00-14.00 (1час) | Методическое время (оформление документации) | По плану | |
| 14.00-17.00 (3 часа) | Психодиагностика (индивидуальная) | По запросу | |
Пятница | 9.00-12.00 (3 часа) | Методическое время | По плану, по запросу |
| 13.00-17.00 (4 часа) | Методическое время (обработка результатов) | По плану |
Распределение видов профессиональной деятельности по дням недели и рабочим часам может быть изменено, но при сохранении общего принципа организации психологических взаимодействий с детьми и взрослыми, а также с учетом особенностей данных взаимодействий. Так, групповые занятия с детьми (коррекционные и развивающие) не рекомендуется проводить в утренние часы в понедельник, а все диагностические процедуры, напротив, целесообразно организовывать с утра. Кроме того, индивидуальное и групповое консультирование родителей чаще всего приходится сдвигать на более поздние часы, преимущественно в середине рабочей недели. Эти рекомендации обоснованы статистическими данными по изучению родительских запросов и коэффициентом результативности психологических воздействий при различных условиях организации труда психологов в дошкольном учреждении.
Годовой план — документ, определяющий цели и задачи профессиональной деятельности практического психолога дошкольного учреждения на учебный год (стратегию профессиональной деятельности). Поскольку одной из ведущих целей профессиональной деятельности психолога является психологизация педагогического (воспитательно-образовательного) процесса, то данная стратегия формулируется в соответствии с «программой образования и развития детей», принятой в дошкольном учреждении. Кроме того, содержание годового плана определяется концепцией профессиональной деятельности практического психолога. Если она отвечает общей психологической цели — обеспечения психического здоровья детей и содействия их полноценному и своевременному развитию, то конкретизация задач психологической деятельности осуществляется по следующим направлениям: работа с детьми, работа с родителями, работа с воспитателями и педагогами. Далее в годовом плане раскрываются содержание и формы психологических мероприятий с примерными сроками их выполнения (поквартально). Что касается оформления годового плана, то он может быть представлен в виде таблицы с включением граф, определяющих цели, задачи, направления, содержание и формы психологической деятельности. Возможно также свободное изложение планируемой деятельности в течение года.