Учет денежных средств ведется с применением счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета». Основными задачами бухгалтерии по учету денежных средств являются: обеспечение их сохранности и правильности использования, строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых и банковских операций, правильное оформление движения денежных средств в документах и регистрах бухгалтерского учета. В целях обеспечения сохранности денежных средств кассы проводится инвентаризация кассы. Оптимальным периодом для проведения инвентаризаций кассы является один календарный месяц. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).
Порядок и сроки проведения инвентаризации ООО «Агромашсервис» определяет руководитель. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.
В состав комиссии включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов.
При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.
Результаты инвентаризациив ООО «Агромашсервис» оформляется Актом инвентаризации наличных денежных средств.
На предприятии также ведется учет нематериальных активов, учет и списание производственных запасов и товаров, учет и списание расходов будущих периодов, учет расчетов с поставщиками, учет расчетов с подотчетными лицами и др. с применением соответствующих счетов.
Все проводимые хозяйственные операции оформляются оправдательными документами. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Эти документы служат учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Таким образом, бухгалтерский учет и составление бухгалтерской отчетности на предприятии ООО «Агромашсервис» занимается бухгалтерская служба. Бухгалтерия является необходимым и самостоятельным структурным подразделением, возглавляемым главным бухгалтером. Он отвечает за ведение бухгалтерского учета и контроля на предприятии. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю. На предприятии также обеспечено надлежащее хранение бухгалтерских документов и учетных регистров. Хранение бухгалтерских документов является немало важным элементов в организации бухгалтерского учета.
3. Состояние бухгалтерского учета денежных средств в ООО «Агромашсервис»
3.1. Учет кассовых операций
Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств ООО «Агромашсервис» имеет кассу, оборудованную в соответствии с действующим законодательством.
Основная сумма денежных средств ООО «Агромашсервис» хранится в банке. Определенную сумму наличных денег предприятие хранит в кассе для использования на текущие расходы. Эта сумма не должна превышать лимита кассы. Для ООО «Агромашсервис» этот лимит составляет 10 000 рублей.
Для учета наличия и движения денежных средств организация использует активный счет 50 «Касса». К счету 50 «Касса» открыт субсчет 1 «Касса организации».
Рассмотрим порядок учета денежных средств на счете 50.1 «Касса организации».
Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе организации на начало месяца; оборот по дебету – поступившие наличными в кассу, а по кредиту суммы, выданные наличными. Приведем отдельные операции по поступлению денежных средств в кассу.
1. Поступили деньги в кассу 01.12.08г от Тимашковой Яны Александровны за услуги, оказанные физическим лицам на сумму 31689,00 руб.
Дебет счета 50.1 «Касса организации»
Кредит счета 90.1.1 «Выручка от продаж, не облагаемых ЕНВД».
По кредиту счета 50 «Касса» отражается расход наличных денег:
1. Выданы деньги подотчетному лицу Анисину А.Н. 01.12.08г. на сумму 5000,00 рублей.
Дебет счета 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит счета 50.1 «Касса организации»;
2. Выданы отпускные работнику Разенкову А.В. 01.12.08г. на сумму 8213,00 рублей
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 50.1 «Касса организации»;
3. Выданы отпускные работнику Кияшко В.И. 01.12.08г. на сумму 6452,00 рубля
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 50.1 «Касса организации»;
4. Выданы деньги работнику Пахомову П.Н. в счет заработной платы 01.12.08г. на сумму 11929,00 рублей
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 50.1 «Касса организации»;
Учет денежных средств ведется с помощью приходных и расходных кассовых ордеров. При совершении операции кассир подписывает приходный кассовые ордера и ставит штамп или надпись: приходные документы – «Получено», расходные – «Оплачено» с указанием числа, месяца, года. Все приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, и документу присваивается порядковый номер.
Аналитический учет денежных средств ведется в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе и передает в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня.
Регистром бухгалтерского учета, в котором отражают кассовые операции при журнально-ордерной форме учета, является журнал-ордер №1. Его используют для отражения кредитовых оборотов по счету 50 «Касса». Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и контролируются ведомостью №1.
Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.
Итоги кредитовых оборотов по счету 50 «Касса» переносят ежемесячно из журнала-ордера №1 в Главную книгу: общий оборот по кредиту из журнала-ордера записывают в Главную книгу по кредиту счета 50 «Касса», а суммы по дебетовым счетам переносят в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.
За ноябрь 2008г. в ООО «АгроМашСервис» в журнале-ордере по счету 50 «Касса» были отражены следующие корреспонденции:
Дебет 50 – Кредит 90 – 300 337,50 рублей – получены деньги за оказание услуг;
Дебет 50 – Кредит 71 – 253 000 рублей – приняты от работников неиспользованные подотчетные денежные суммы;
Дебет 50 – Кредит 62 – 15 784 рублей – получены деньги от заказчиков;
Дебет 70 – Кредит 50 – 316 454,51 рублей – выдана заработная плата работникам предприятия;
Дебет 71 – Кредит 50 – 249 896,17 рублей – выдана под отчет денежная сумма;
Дебет 76 – Кредит 50 – 1 825,56 рублей – погашена кредиторская задолженность.
3.2. Учет операций по расчетному счету
Предприятие ООО «Агромашсервис» имеет расчетный счет. Для открытия этого счета был подписан договор банковского счета с коммерческим банком «Брянский Народный Банк», который в дальнейшем был переименован в банк ОАО «Уралсиб».
На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.
С расчетного счета производятся почти все платежи организации: оплата поставщикам за материалы, работы, услуги, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, премий и т.п. Выдача денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, как правило, на основе приказа организации – владельца расчетного счета.
Прием и выдача денег производятся банком на основе документов: объявление на взнос наличными, платежное поручение, платежное требование.
Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение о получении денег банк выдает квитанцию, которая служит оправдательным документом.
Платежное поручение – распоряжение владельца счета банку о перечислении соответствующей суммы с его расчетного счета на расчетный счет получателя. Получателями могут быть поставщики, вышестоящие организации, финансовые органы, страховые и другие организации. Платежное поручение выписывается в соответствующем количестве экземпляров в зависимости от того, в каком коммерческом банке территориально находится расчетный счет получателя.
Платежное требование – расчетный документ, содержащий требование кредитора по основному договору к должнику об уплате определенной денежной суммы через банк.
Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях предусмотренных договором.