- "О введении новых форматов расчетных документов " Указание от 22 февраля 1999 года N 502-У о внесении изменений и дополнений в указание банка России от 03 декабря 1997 № 51-У;
- Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Утверждены приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 года № 49.
Рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются:
- документ по учетной политике предприятия;
- утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;
- графики документооборота;
- утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;
- утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.
Основанием для отражения в бухгалтерском учете движения наличных денежных средств служат первичные документы.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации, которые утверждены постановлением Госкомстатом России от 18 августа 1998 года № 88 по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.
К форме первичной учетной документации по учету кассовых операций относятся:
КО - 1 "Приходный кассовый ордер" - применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации;
КО - 2 "Расходный кассовый ордер" - применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации ;
КО - 3 " Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов" - применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов ;
КО - 4 " Кассовая книга " - применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе;
КО - 5 "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств" - применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу.
Первичные документы оформляются согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34 и содержат следующие реквизиты:
- наименование документа (формы);
- код формы;
- дата составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
- наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи этих работников и их расшифровки.
Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или на компьютере. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
Печатью заверяются документы, для которых это предусмотрено законодательством.
1.2 Теоретические основы бухгалтерского учета денежных средств
Расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием физических лиц, связанных с предпринимательской деятельностью, ведутся в основном в денежной форме. Расчеты в денежной форме между организациями могут производиться как наличными денежными средствами, так и безналичными. Основным видом расчетов между юридическими лицами являются безналичные расчеты. Они осуществляются посредством перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя через банк либо другие кредитные учреждения, имеющие соответствующую лицензию.
Все организации обязаны хранить свободные денежные средства в банках. Для приема, хранения и расходования наличных денег организация обязана иметь кассу, оборудованную в соответствии с указанными требованиями.
Организация может иметь в кассе наличные деньги только в пределах лимитов, установленных кредитными организациями по согласованию с руководителем организации. Сверхлимитные денежные средства организации имеют права хранить в своих кассах только для оплаты труда, выплаты пособий. Срок нахождения сверхлимитных средств в кассе не должен превышать три рабочих дня, включая день получения денег в банке.
Для обобщения информации о наличии и движении наличных денежных средств, а также денежных документов предназначен счет 50 «Касса».
К счету 50 «Касса» рекомендуется открывать следующие субсчета:
50-1 «Касса организации» - для учета текущих операций организации наличными денежными средствами;
50-2 «Операционная касса» - для учета наличных денежных средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков, вокзалов, речных переправ и т.д.
50-3 «Денежные документы» - для обособленного учета операций с денежными документами;
50-4 «Валютная касса» - для отражения расчетов по загранкомандировкам при осуществлении внешнеэкономической деятельности;
50-5 «Касса филиала организации» - для обособленного учета операций по филиалам и представительствам, выделенным на отдельный баланс.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации.
Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. В качестве подтверждения приема денег к приходному кассовому ордеру выписывается квитанция, которая вручается лицу, внесшему деньги. При поступлении денег в кассу в бухгалтерском учете делаются следующие записи:
ДЕБЕТ 50-1 «Касса организации»
КРЕДИТ 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - отражена выручка наличными за проданную продукцию, работы, услуги;
ДЕБЕТ 50-1 «Касса организации»
КРЕДИТ 90-1 «Выручка» - отражена выручка наличными за проданную продукцию, работы, услуги;
ДЕБЕТ 50-1 «Касса организации»
КРЕДИТ 51 (52) «Расчетный счет» (Валютные счет) - отражены наличные денежные средства, поступившие с расчетного (валютного) счета организации;
ДЕБЕТ 50 «Касса»
КРЕДИТ 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» - отражены поступления займов наличными;
ДЕБЕТ 50 «Касса»
КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен возврат подотчетными лицами неизрасходованных подотчетных сумм;
ДЕБЕТ 50 «Касса»
КРЕДИТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - отражено поступление наличных денежных средств, внесенных работниками организации в погашение причиненного материального ущерба, задолженности.
Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам, а именно: платежными или расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др. Для учета денег выданных из кассы организации доверенному лицу на выплату заработной платы, и для возврата остатка наличных денег кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром денег.
Все приходные и расходные кассовые ордера должны иметь сквозную нумерацию с начала каждого года (раздельно по расходным и приходным ордерам) и регистрироваться бухгалтерией в журнале приходных и расходных ордеров. По каждому документу отражается дата его составления, номер, сумма и целевое назначение.
Расходование наличных денежных средств из кассы организации отражается в учете следующими проводками:
ДЕБЕТ 51 (52) «Расчетный счет» (Валютный счет)
КРЕДИТ 50-1 «Касса организации» - отражены наличные денежные средства, сданные из кассы организации и зачисленные на расчетный (валютный) счет;
ДЕБЕТ 58 «Финансовые вложения»
КРЕДИТ 50-1 «Касса организации» - отражены предоставленные другим организациям займы наличными денежными средствами;
ДЕБЕТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
КРЕДИТ 50-1 «Касса организации» - погашена задолженность наличными денежными средствами перед поставщиками и подрядчиками;
ДЕБЕТ 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
КРЕДИТ 50-1 «Касса организации» - отражены выплаты работникам за счет отчислений по социальному страхованию;
ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
КРЕДИТ 50-1 «Касса организации» - выданы из кассы средства по оплате труда;
ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
КРЕДИТ 50-1 «Касса организации» - отражены денежные средства, выданные под отчет;
ДЕБЕТ 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»
КРЕДИТ 50-1 «Касса организации» - выданы из кассы, ранее депонированные средства на оплату труда.
Для расчета наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен предельный размер в сумме 99 тыс. руб.
Все поступления и выдачи наличных денег в организации должны учитываться в кассовой книге. Ведение кассовой книги является обязанностью кассира.
Организация имеет право производить кассовые операции в иностранной валюте только по загранкомандировкам; все остальные операции должны проводиться в российских рублях. Для учета денежных средств в иностранной валюте используется счет 52 «Валютные счета». По дебету счета отражается поступление валютных средств, по кредиту – списание.
В кассе организации могут храниться не только денежные средства, но также денежные документы и бланки строгой отчетности. К денежным документам относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, почтовые марки, единые и проездные билеты, авиабилеты и другие аналогичные документы. Они учитываются на счете 50, субсчете «Денежные документы». Поступление и выдача денежных документов производятся по кассовым ордерам. Учет денежных документов осуществляется в сумме фактических затрат на приобретение.
К бланкам строгой отчетности относятся трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т.п. Порядок хранения и использования бланков строгой отчетности определяется руководителем организации. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».