Срок хранения приходных и расходных кассовых ордеров, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги и отрывных листов в архиве организации - 5 лет.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. А ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций несут три лица — руководитель организации, главный бухгалтер и кассир.
Материальную ответственность за сохранность ценностей, находящихся в кассе организации, несет кассир.
В ООО «ТД Кондитер» при приёме кассира на работу, руководитель организации ознакомил его с порядком ведения кассовых операций и заключил с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности составлен по типовой форме, которая приведена в приложении 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.
Договор предусматривает ответственность кассира за сохранность ценностей в кассе организации и за правильное оформление кассовых документов (Приложение 12).
Договор составлен в двух экземплярах:
- один экземпляр остался у кассира;
- второй экземпляр - в бухгалтерию.
Со стороны организации договор подписал главный бухгалтер.
После того как срок действия договораистечет, его хранят в архиве организации в течение 5 лет.
В связи с тем, что в исследуемой организации применяется журнально – ордерная форма ведения учета, то производится заполнение Журнала - ордера №1 с отражением в нём операций по выдаче наличных денег по счёту 50 « Касса » с ведомостью к нему №1, с отражением в ней операций по поступлению наличных денег в кассу. Основанием для заполнения учётных регистров служит отчёт кассира, в котором бухгалтер проставляет корреспонденцию счетов (Приложение 13).
Записи в Журнал-ордер и ведомость производятся итогами за день. Итоги за день в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путём подсчёта сумм однородных операций, отражённых в кассовом отчёте или приложенных к нему документах. Каждому отчёту кассира в учётных регистрах отводится одна строка независимо от периода, за который составлен отчёт. Количество занятых строк в журнале соответствует количеству сданных кассиром отчетов.
Остаток средств в кассе приводится в ведомости на начало и на конец месяца. На протяжении месяца, для контроля, используются данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.
По окончании месяца бухгалтер переносит итоговые данные из Журнала - ордера №1 и ведомости №1 в Главную книгу.
Таким образом, на ООО «ТД Кондитер» кассовые операции документируются в соответствии с законодательством. Материальная ответственность кассира оформлена договором. Бланки документов соответствуют утвержденным.
2.3 Синтетический и аналитический учет кассовых операций
На предприятии ООО «ТД Кондитер» бухгалтерский учет осуществляется по плану счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности.
Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном балансовом счете 50 «Касса». Он предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств из кассы предприятия. Сальдо счёта указывает на наличие суммы денежных средств в кассе предприятия на начало месяца или на конец месяца. Оборот по дебету – это суммы, поступившие наличными в кассу, оборот по кредиту – суммы, выданные наличными из кассы.
К счету 50 «Касса» могут быт открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы» .
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.
Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один – два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.
Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале – ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу – ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.
В ООО «ТД Кондитер» применяется счет 50 субсчет 1 «Касса организации».
Поступление наличных денег в кассу отражаются следующими бухгалтерскими проводками:
1. Получены наличные деньги со счетов в банках:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 51 «Расчетный счет»;
52 «Валютный счет»;
55 «Специальные счета в банках».
2 Поступления наличных денег от реализация продукции, основных средств, прочих активов:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 62 « Расчеты с покупателями и заказчиками »;
76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами »;
90 « Продажи »;
91 « Прочие доходы и расходы ».
3. Возврат в кассу ранее выданных авансов, излишне выплаченных сумм заработной платы, неизрасходованных подотчетных сумм:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 62 « Расчеты с покупателями и заказчиками »;
70 « Расчеты с персоналом по оплате труда »;
71 « Расчеты с подотчетными лицами »;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами ».
4. Поступления наличных денег в погашение задолженности по материальному ущербу и очередным платежам работников - заемщиков, по вкладам в уставный капитал предприятия, от квартиросъемщиков и по исполнительным документам:
Дебет 50 « Касса »
Кредит 73/1 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
75 «Расчеты с учредителями»;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
5. Получены наличные деньги от дочерних (зависимыми) организации и подразделений организации:
Дебет 50 « Касса »
Кредит 79 « Внутрихозяйственные расчеты ».
6. Поступление в кассу процентов по векселям, дивидендов по ценным бумагам, доходов от долевого участия в других организациях:
Дебет 50 « Касса »
Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами ».
7. Получены наличными краткосрочные и долгосрочные кредиты банков:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 66 « Расчеты по краткосрочным кредитам и займам »;
67 « Расчеты по долгосрочным кредитам и займам ».
8. Поступления наличных денег от заимодавцев по предоставленным им краткосрочным и долгосрочным кредитам и другим привлеченным средствам, а также целевого финансирования:
Дебет 50 « Касса »
Кредит 66 « Расчеты по краткосрочным кредитам и займам »;
67 « Расчеты по долгосрочным кредитам и займам »;
86 « Целевое финансирование ».
9. Поступления наличных денег в счет доходов будущих периодов (арендная плата авансом, плата за коммунальные услуги и т.д.)
Дебет 50 « Касса »
Кредит 98 « Доходы будущих периодов ».
Выбытие наличных денег оформляются следующими бухгалтерскими проводками:
1.Оплачены из кассы расходы по приобретению оборудования, требующего монтажа, объектов основных средств, материалов, МБП, товаров, а также расходы основных и вспомогательных цехов общепроизводственного и общехозяйственного назначения, обслуживающих производств и хозяйств, будущих периодов, коммерческие расходы, затраты на реализации готовой продукции, основных средств, прочих активов:
Дебет 07,08,20,23 и т.д.
2. Сданы в кассу денежные средства для зачисления на расчетный и валютный счета, для приобретения денежных документов и на денежные переводы:
Дебет 51, 52,55 и т.д.
Кредит 50 « Касса »
3. Оплачены наличными краткосрочные и долгосрочные финансовые вложения, задолженность поставщикам по авансам полученным, различным внебюджетным фондам, бюджету, по отчислениям в социальные фонды:
Дебет 08 « Вложения во внеоборотные активы»;
60 « Расчеты с поставщиками и подрядчиками »;
58 « Финансовые вложения »;
76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами »;
68 « Расчеты по налогам и сборам »;
69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»
Кредит 50 « Касса »
4.Выданы из кассы заработная плата, подотчетные суммы, займы работникам, начисленные дивиденды сторонним работникам, суммы по исполнительным документам:
Дебет 70 « Расчеты с персоналом по оплате труда »;
71 « Расчеты с подотчетными лицами »;
73 « Расчеты с персоналом по прочим операциям »;
75 « Расчеты с учредителями »;
76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами »
Кредит 50 « Касса »
5.Выданы из кассы наличные средства дочерним организациям и подразделениям организации:
Дебет 79 « Внутрихозяйственные расчеты »
Кредит 50 « Касса »
6.Оплачены из кассы некомпенсируемые расходы, связанные со стихийными бедствиями:
Кредит 50 « Касса »
7.Выданы из кассы суммы единовременной помощи работникам и другие выплаты за счет прибыли организации:
Дебет 91 « Прочие доходы и расходы »
Кредит 50 « Касса »
8.Погашена задолженность по кредитам и заемным обязательствам наличными:
Дебет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»