Расшифровка отдельных статей баланса, поясняющих наличие дебиторской и кредиторской задолженности в приложении (форма №5) должна проводиться с использованием следующих строк и граф: наличие (гр. 3 и 6) и движение (гр. 4 и 5) краткосрочной и долгосрочной дебиторской и кредиторской задолженности с выделением "просроченной", а "из нее длительностью свыше 3 месяцев и более чем через 12 месяцев". Раздел 2 построен также по балансовой формуле; организации, определяющие выручку от реализации по моменту оплаты, включают в состав дебиторской задолженности суммы, учтенные на счете 45 "Товары отгруженные" в оценке по договорной (контрактной) цене;
по строкам 210-212, 230-232 "краткосрочная" отражается задолженность со сроком погашения согласно заключенному договору до одного года включительно, а по строкам 220- 223, 240-243 "долгосрочная" - со сроком погашения более одного года;
по строкам 211, 221, 231, 241 "в том числе просроченная" отражаются наличие (гр. 3 и 6) и движение (гр. 4 и 5) задолженности, не погашенной в сроки, установленные заключенным договором;
по строкам 212, 222, 232, 242 отражаются данные о просроченной задолженности длительностью свыше 3 месяцев;
по строкам 223, 243 отражаются данные о просроченной задолженности длительностью более чем 12 месяцев после отчетной даты;
организации, осуществляющие строительство за счет государственных централизованных капитальных вложений, выделяют из строк 230 и 240 просроченную задолженность по вписываемой строке 269 "Просроченная кредиторская задолженность по государственным централизованным капитальным вложениям";
по показателю "Обеспечения" показывается наличие (гр. 3 и 6) и движение (гр. 4 и 5) сумм "полученных" (стр. 250) и "выданных" (стр. 260) обеспечений с выделением "в том числе от третьих лиц" (стр. 251, 261). При заполнении этого показателя используются данные заключенных договоров и регистров забалансовых счетов 008 "Обеспечения обязательств и платежей полученные" и 009 "Обеспечения обязательств и платежей выданные";
в справке 1 к разделу 2 в части "Движение векселей" показывается наличие (гр. 3 и 6) и движение (гр. 4 и 5) сумм по векселям выданным (стр. 262) и векселям полученным (стр. 264) с выделением "в том числе просроченные" (стр. 263, 265). При заполнении этой части используются данные аналитического учета счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", субсчет "Векселя к уплате", и счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", субсчет "Векселя полученные", могут быть и другие счета. В справке 2 к разделу 2 в части 2 по стр. 266 "Дебиторская задолженность по поставленной продукции (работам и услугам)" показывается фактическая себестоимость продукции отгруженной, но не оплаченной, числящейся по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Этот показатель может быть определен:
а) прямым счетом, т.е. путем пересчета остатков отгруженных товаров, готовой продукции, работ, услуг по себестоимости;
б) условно путем умножения остатков и оборотов по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" без НДС, акцизов и прочих вычетов (экспортные пошлины и надбавки) на коэффициент соотношения себестоимости продукции и продажной цены. В справке 3 к разделу 2 по строке 267 показывается сумма списанной на финансовые результаты за отчетный (гр. 3) и предыдущий год (гр. 4) дебиторской задолженности с выделением по отдельной строке 268 "в том числе по истечении предельного срока".
При заполнении строки 268 следует руководствоваться Указом Президента РФ от 20 декабря 1994 г. №2204 "Об обеспечении правопорядка при осуществлении платежей по обязательствам за поставку товаров (выполнение работ и оказание услуг)" и постановлением Правительства РФ от 18 августа 1995 г. N817 "0 мерах по обеспечению правопорядка при осуществлении платежей по обязательствам за поставку товаров (выполнение работ или оказание услуг)''. Этими документами введен особый режим списания дебиторской и кредиторской задолженности по выполнению сделок по договору поставок продукции (работ, услуг). Суммы задолженности, по которым истекли предусмотренные в договорах сроки погашения, по прошествии четырех месяцев списываются на финансовые результаты. Списанная на убыток задолженность должна учитываться за балансом в течение 5 лет для контроля за возможностями взыскания с должника. При поступлении средств от должника по списанной дебиторской задолженности дебетуются счета учета денежных средств, и кредитуется счет "Прибыли и убытки".
По строкам 270-279 приводится перечень организаций- дебиторов, имеющих наибольшую задолженность на конец года перед организацией за отгруженную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги. Перечень составляется по данным аналитического учета счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Число дебиторов соответствует числу строк в справке 3. Если в бухгалтерском учете отражена дебиторская/кредиторская задолженность, то ей должно соответствовать конкретное обязательство перед другим лицом, т.е. при наличии дебиторской задолженности на балансе предприятие выступает как кредитор в обязательстве. При наличии кредиторской задолженности предприятие выступает как должник в обязательстве. Законодательством предусмотрена возможность перемены кредитора в обязательстве (параграф 1 главы 24 ГК РФ) - уступка прав требования, а также перемены должника в обязательстве (параграф 2 главы 24 ГК РФ) - перевод долга. В соответствии с действующим законодательством предприятия обязаны инвентаризовать дебиторскую задолженность в следующие сроки: с налоговой инспекцией - не менее одного раза в квартал; с дочерними предприятиями и обслуживающими производствами и хозяйствами, выделенными в самостоятельный баланс, учредителями (участниками) предприятия на 1-е число месяца, следующего за отчетным кварталом; с организациями-дебиторами - не реже двух раз в год. Инвентаризация дебиторской задолженности с дочерними предприятиями и прочими дебиторами заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверки сумм, числящихся на счетах.
Так, в Бухгалтерском балансе ф. № 1 строка 230 предназначена для отражения долгосрочной дебиторской задолженности в размере 35 460 млн. руб., платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты — долгов покупателей, заказчиков, заемщиков, подотчетных лиц и т. д. В состав этой задолженности входит также сумма авансов, выданных поставщикам и подрядчикам. Если организация создает резерв по сомнительным долгам, то, согласно пункту 35 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» (утв. приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н), бухгалтерский баланс должен включать числовые показатели в нетто-оценке, то есть за вычетом регулирующих величин. В этом случае из суммы долгосрочной дебиторской задолженности следует вычесть кредитовое сальдо счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» (в части, относящейся к долгосрочной дебиторской задолженности). Таким образом, в годовом бухгалтерском балансе дебиторская задолженность, по которой созданы резервы, уменьшается на сумму этих резервов (без корреспонденции по счетам учета дебиторской задолженности и счету 63). В пассиве бухгалтерского баланса сумма образованного резерва по сомнительным долгам отдельно не отражается. Вследствие этого информация о дебиторской задолженности, обобщенная на соответствующих счетах бухгалтерского учета, не будет совпадать с соответствующими показателями бухгалтерского баланса. Долгосрочная задолженность может переводиться в состав краткосрочной, если до момента ее погашения остается менее 1 года.
Такой подход позволяет более достоверно отражать в отчетности важный показатель — задолженность перед организацией. Этот вариант можно предусмотреть в учетной политике организации. При этом задолженность, переведенная в состав краткосрочной, будет учтена по строке 240 актива баланса в размере 9 254 603 млн. руб.. Задолженность покупателей и заказчиков выделяется в балансе как по долгосрочной, так и по краткосрочной дебиторской задолженности (стр. 231 и 241). Организация может самостоятельно вводить для расшифровки дебиторской задолженности дополнительные строки в балансе или в пояснениях к нему. В Бухгалтерском балансе ф. № 1, в разделе «Справка о наличии ценностей, учитываемых на забалансовых счетах», по стр. 940 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» показывается остаток на конец года по счету 007. В Отчете о прибылях и убытках ф. № 2 (раздел «Расшифровка отдельных прибылей и убытков») показываются следующие сведения о дебиторской задолженности:
— по строке 250 «Отчисления в оценочные резервы» — данные о резервах по сомнительным долгам (сальдо счета 63) в размере 503 415 млн. руб. По указанной строке отражается сумма названных резервов, сформированная за отчетный период (заполняется только графа «Убыток»). Если по итогам отчетного года резерв не был исчерпан, он восстанавливается, то есть списывается на прочие доходы и отражается по указанному показателю в форме 2;
— по строке 260 «Списание дебиторских и кредиторских задолженностей, по которым истек срок исковой давности» — списанные по этой причине безнадежные долги (данные по счетам 62, 76, 007) 1 917 млн. руб.