Однако в ходе прохождения преддипломной практики не были получены ни такие документы, ни достоверная информация об их существовании, из чего делается вывод, что данный пункт учетной политики, будучи формально прописан, на практике не соблюдается, что дает возможность оценить состояние системы внутреннего контроля на предприятии как требующее доработки.
Согласно п. 1.16, организация для целей подтверждения расходов на ГСМ имеет право разработать форму путевого листа.
Необходимо иметь в виду, что Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по данному вопросу.
Согласно Письму Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" (утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78) распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер.
По данному вопросу есть две точки зрения.
Согласно официальной позиции организация, не являющаяся автотранспортной, вправе разработать свою форму путевого листа. Аналогичного мнения придерживаются и авторы. Есть примеры судебных решений, в которых указывается, что организации, не являющиеся автотранспортными, не обязаны применять унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.
Ранее финансовые и налоговые органы указывали на обязанность организаций применять унифицированную форму путевого листа.
Позиция 1. Можно применять самостоятельно разработанную форму
Письмо Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327
Финансовое ведомство разъясняет, что форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" (утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78) носит обязательный характер для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на покупку горюче-смазочных материалов, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Аналогичные выводы содержит:
Письмо Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77
Письмо Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129
Письмо Минфина России от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214
Письмо Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117
Статья: Списание горюче-смазочных материалов ("Финансовая газета. Региональный выпуск", 2007, N 4)
Статья: Арендуем автомобиль ("Страховые организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 6)
Статья: Транспортный вопрос: свой автомобиль или чужой? ("Московский бухгалтер", 2006, N 21)
Письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2
Указывается, что организация, не относящаяся к специализированной либо автотранспортной, может применять самостоятельно разработанную форму путевого листа, которая содержит все показатели ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и зафиксирована в учетной политике на соответствующий налоговый период.
Аналогичные выводы содержит:
Письмо УФНС России по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253
Письмо УФНС России по г. Москве от 13.11.2006 N 20-12/100253
Письмо УФНС России по г. Москве от 19.06.2006 N 20-12/54213@
Статья: Комментарий к Письму УФНС по г. Москве от 14.11.2006 N 20-12/100253 "О самостоятельно разработанной форме путевого листа" ("Московский бухгалтер", 2006, N 24)
Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2009 по делу N А56-20450/2008
Суд не согласился с доводами налогового органа о несоответствии используемых обществом путевых листов форме N 3 "Путевой лист легкового автомобиля". Это связано с тем, что налогоплательщик не является автотранспортной организацией, поэтому форма N 3 носит для него рекомендательный характер.
Аналогичные выводы содержит:
Постановление ФАС Московского округа от 23.09.2008 N КА-А40/8513-08-2 по делу N А40-52908/07-115-325
Постановление ФАС Московского округа от 11.05.2007, 14.05.2007 N КА-А40/2612-07 по делу N А40-58956/06-87-307
Постановление ФАС Московского округа от 19.03.2007, 26.03.2007 N КА-А40/1804-07 по делу N А40-58057/06-127-280
Суд отклонил довод налогового органа о том, что налогоплательщик не составлял ежедневные путевые листы по унифицированной форме N 3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, отметив следующее: указанная форма носит обязательный характер только для автотранспортных организаций.
Аналогичные выводы содержит:
Постановление ФАС Московского округа от 13.11.2008 N КА-А41/10639-08 по делу N А41-К2-19961/07
Обзор: Новые документы для бухгалтера. Выпуск от 30.09.2009
По мнению автора, организация, не являющаяся автотранспортной, вправе подтверждать расходы на ГСМ самостоятельно разработанным путевым листом. При этом автор отмечает, что в данном документе следует указать все обязательные реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Поскольку в данном Приказе не определено, что его применяют только автотранспортные предприятия, инспекции будут требовать соблюдения его положений от всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих транспортные средства.
Аналогичные выводы содержит:
Консультация эксперта, 2009
Позиция 2. Нужно применять унифицированную форму
Письмо Минфина России от 15.07.2005 N 03-03-04/1/75
Финансовое ведомство отмечает, что унифицированная форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Следовательно, организация не вправе самостоятельно разработать и утвердить форму данного первичного учетного документа.
Письмо УФНС России по г. Москве от 25.07.2005 N 20-12/53147
Разъяснено, что каждая организация, использующая в своей деятельности легковой автомобильный транспорт, обязана правильно и полно оформлять путевые листы легкового автомобиля по унифицированной форме.
Таким образом, данный пункт учетной политики является весьма спорным, и при неудачном решении суда расходы по ГСМ могут быть признаны необоснованными документально и исключены из базы по налоговому учету.
Согласно п. 2.3 в целях обеспечения сохранности основных средств стоимостью менее 20 000 руб. должен быть организован контроль за их движением.
Действительно, предприятия могут сразу списывать на расходы стоимость основных средств стоимостью менее 20 000 руб.
В бухгалтерском учете это осуществляется в соответствии с п. 5 ПБУ 6/01, а в налоговом учете - с п. 1 ст. 256 НК РФ. Стоимость имущества, которое не является амортизируемым (например, инструменты, приборы), включают в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Под эту норму подпадают, в частности, объекты, срок полезного использования которых менее 12 месяцев и (или) первоначальная стоимость которых менее 20 000 руб.
Однако тот факт, что объект не числится на счете 01 "Основные средства", не освобождает организацию от обязанности обеспечить сохранность такого имущества и организовать контроль за его движением (п. 5 ПБУ 6/01).
Наладить такой контроль нужно не только в целях выполнения требований п. 5 ПБУ 6/01. Наличие на предприятии организованного учета недорогих объектов, срок службы которых более года, способствует обоснованию расходов, возникших при продаже таких объектов или их ремонте.
Однако, задекларировав данный пункт в Учетной политике, ООО «Одэкс» не ведет учет списанных на расходы в бухгалтерском и налоговом учете подобных объектов.
В бухгалтерском учете ООО необходимо организовать контроль за наличием основных средств стоимостью менее 20 000 руб. можно на отдельном забалансовом счете (например, на счете 012, назвав его соответствующим образом).
Остановимся также на первичной документации. Списание на расходы в ООО «Одэкс» не сопровождается оформлением каких-либо документов.
Контроль за движением основных средств стоимостью менее 20 000 руб., которые не учитываются в составе внеоборотных активов, не может быть организован с применением первичных документов, предусмотренных для учета основных средств (например, формы ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий и сооружений)", ОС-6 "Инвентарная карточка учета объекта основных средств").
Поскольку такие активы относятся к материально-производственным запасам, для их учета нужно оформлять соответствующие первичные документы (Письмо Минфина России от 30.05.2006 N 03-03-04/4/98). В частности, приходный ордер N М-4 "Приходный ордер", требование-накладную N М-11. В противном случае организация не имеет основания принять соответствующие расходы в налоговом учете.
В то же время, в целях контроля за движением объекта внутри компании, потребуется завести на каждый объект или их группу специальную карточку учета.
В частности, это необходимо для получения информации о дате получения имущества и материально ответственном лице - получателе основных средств, стоимостью менее 20 000 руб., о времени их нахождения в эксплуатации и дате списания. Карточка по форме N М-17 для этих целей не подходит, поскольку содержит излишнюю информацию (например, сорт, профиль, норма запаса и т.д.).
Поскольку специально утвержденная форма карточки для учета "малоценки" отсутствует, поэтому ООО «Одэкс» вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в составе учетной политики.
В разработанной форме должны быть учтены обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Для удобства за основу можно взять карточку учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов по форме N МБ-2 (была утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а) и инвентарную карточку по форме N ОС-6 или по форме N ОС-6а (утв. Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).
Говоря о доходах, в п. 2.14 приводится формулировка о формировании информации о доходах в соответствии с ПБУ 9/99. Данный пункт является лишним, поскольку действующее законодательство не предусматривает вариантности в этом вопросе.