В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения у организации или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетной организации. В этом случае составляется следующая проводка:
Дебет 20 «Основное производство» - Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» [15, с. 9]
Если недостача связана со стихийными бедствиями, чрезвычайными ситуациями и другими причинами, то составляется проводка:
Дебет 99 «Прибыли и убытки» - Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» [19, с. 433]
В документах, представляемых для оформления списания недостач товарно-материальных ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи товарно-материальных ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству).
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. В этом случае составляется следующая проводка:
Дебет 99 «Прибыли и убытки» - Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц и составляется такая проводка:
Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях на издержки обращения и производства, а в бюджетных организациях – на уменьшение финансирования (фондов).
На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия товарно-материальных ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией – это форма №ИНВ-26 (см. Приложение 7). [2, с. 9]
2.3 Инвентаризация товарно-материальных ценностей на ФГУП «МГЛК «Мордовлеспром» и отражение ее результатов в бухгалтерском учете
Объектом исследования курсовой работы является ФГУП «МГЛК «Мордовлеспром», образовавшееся в 1994 году. Предприятие занимается заготовлением леса, изготовлением из него пиломатериала и их продажей. Головной офис «Мордовлеспрома» находится в городе Саранске, а все дочерние предприятия рассредоточены по территории Республики Мордовия, наибольшее их количество находится в северо-западной и северо-восточной частях нашей республики, а именно, в Зубово - Полянском, Теньгушевском, Торбеевском, Ичалковском, Ардатовском районах, то есть в тех районах, для которых характерно наличие лесной базы.
Расшифровывая формулировку названия предприятия ФГУП – это федеральное государственное унитарное предприятие, становится ясным, что данное предприятие является государственным и унитарным. Находя по отдельным аспектам работу предприятия иногда невыгодной, Министерство промышленности, науки и технологий пришло к выводу, что необходимо приватизировать предприятие и сделать его акционерным обществом. В связи с подготовкой к данному мероприятию, пришло распоряжение Министерства имущества о проведении инвентаризации – это и явилось причиной инвентаризации.
По объему проверки данная инвентаризация относится к сплошной, так как она охватила все подразделения предприятия, а по времени – к плановой, потому что основанием для проведения инвентаризации являлось не установление фактов хищений и злоупотреблений, а также порчи ценностей (именно в этом случае инвентаризация считается внезапной), а распоряжение минимущества.
Исполняя приказ Министерства имущества, генеральный директор «Мордовлеспрома» подписывает приказ о назначении рабочей инвентаризационной комиссии, в составе которой утверждает: председателем комиссии – заместителя генерального директора, членами комиссии – исполняющего обязанности главного бухгалтера, начальника лесного участка, бухгалтера. Как уже было описано в первой главе, приказ – это унифицированная форма №ИНВ-22, копию которой можно рассмотреть на следующей странице. Этот документ оформлен вручную, но каких-либо недочетов в нем нет, все сделано аккуратно, правильно, без помарок. Этот приказ сразу же был зарегистрирован в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации – это унифицированная форма №ИНВ-23, чистый бланк которой представлен в Приложении 2.
В соответствии с пунктом приказа «К инвентаризации приступить « » __________ г.» рабочая инвентаризационная комиссия приступила к инвентаризации в строго обозначенный срок, в нашем случае – это 3 апреля 2003 года.
К началу инвентаризации материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Копию данной расписки мы можем увидеть на следующей странице, в которой разборчиво указаны, так как все сделано вручную, должность материально ответственного лица, подпись, расшифровка подписи.
После этого сведения о фактическом наличии товарно-материальных ценностей записываются в инвентаризационные описи – форма №ИНВ-3, копию которой можно рассмотреть через страницу. Итак, в качестве товарно-материальных ценностей «Мордовлеспрома» рассматриваются производственные запасы, товары, готовая продукция, находящаяся в собственности организации.
На этой странице, оформленной вручную, все сделано правильно, на данном этапе проведения инвентаризации нас больше интересует 2-я страница формы №ИНВ-3. На ней представлено три порядковых номера и они точно отображены в итогах по странице. Все три номера относятся на 10 счет «Материалы» субсчет 3 «Топливо». Колонка № 3 тоже заполнена верно: в ней отражено наименование товарно-материальных ценностей. Колонки № 4 и 5 не заполнены. При выяснении колонка №4 оказалось незаполненной в силу неизвестных причин. А вот пустые графы в колонке №5 связаны, по словам председателя инвентаризационной комиссии с трудоемкой работой по поиску соответствующих кодов по ОКЕИ в статистической литературе. «Все будет заполнено до конца отчетного года», - заверил председатель инвентаризационной комиссии. Возможно, действительно, за 7 дней трудно сделать такой объем работы, но наполовину незаполненные документы тоже не должны быть сданы к проверке и не должны быть подписаны председателем инвентаризационной комиссии, на мой взгляд, это грубое нарушение.
Колонка № 6 для столбца единицы измерения заполнена полностью, для всех трех случаев наименованием является килограмм. Колонка №7 тоже заполнена правильно: целую часть числа составляют рубли, а после запятой, дробную – копейки. В столбце «Номер» колонки 8, 9 не заполнены вообще. Колонка № 8 «Номер инвентарный» не заполнена, по словам председателя инвентаризационной комиссии, потому что целью инвентаризации являлось фактическое наличие товарно-материальных ценностей, а инвентаризационный номер они присваивали товарно-материальным ценностям после проведения инвентаризации. На мой взгляд, это грубейшая ошибка, нужно сразу проставлять инвентаризационный номер, потому что после инвентаризации данная товарно-материальная ценность может быть заменена на несоответствующую условиям использования, в связи с чем, организация понесет убытки, а если бы на товарно-материальных ценностях стоял инвентарный номер, ее бы вряд ли кто захотел заменить. Также и в случае с кражей. Допустим, найдена пропавшая из «Мордовлеспрома» товарно-материальная ценность, но на ней нет инвентарного номера, поэтому неизвестно, кто ее владелец. Неприятных ситуаций с отсутствием инвентарного номера может быть много, чтобы их избежать, следует в процессе инвентаризации сразу же проставлять инвентарный номер.
Номер паспорта отсутствует по вполне объективной причине: на данный вид товарно-материальных ценностей паспорт не выдается, но, на мой взгляд, в таком случае в этой колонке должен стоять прочерк. Как видно из колонок № 10 – 13, данные фактического наличия соответствуют данным бухгалтерского учета, и колонки эти заполнены верно.
Обратимся в нижнюю часть страницы 2 описи, строки Итого заполнены верно, аккуратно, в соответствии с требованиями.
Теперь рассмотрим вкладной лист к форме№ИНВ-3, он представляет собой продолжение 2-ой страницы формы №ИНВ-3. здесь представлены с 4 по 31 порядковые номера и отражены следующие счета с субсчетами: 10/3 «Топливо», 10/4 «Тара и тарные материалы», 10/8 «Строительные материалы», 43 «Готовая продукция», 41 – «Товары». Колонка № 3 заполнена четко и аккуратно, без нареканий. Колонки № 4 и 5 не заполнены как и в предыдущем случае по тем же причинам. Колонка № 6 содержит следующие наименования единиц измерения: килограммы, штуки, кубические метры.