Рассмотрим основные операции по поступлению денежных средств в кассу предприятия ООО «Альфастрой», а также по их выбытию:
| Д | К | Сумма | Хозяйственная операция |
| 50 | 51 | 100 000 | Получены по чеку денежные средства с расчетного счета на выплату заработной платы |
| 51 | 50 | 10 000 | Сданы в банк по объявлению на взнос наличными денежные средства из кассы |
| 50 | 71 | 500 | Сданы Николаевым Н. С. неиспользованные денежные средства, выданные под отчет |
| 50 | 73 | 2 000 | Внесены в кассу предприятия денежные средства работниками в счет расчетов по прочим операциям (например, в счет погашения суммы подлежащей взысканию с виновного лица за недостачу товарно-материальных ценностей); |
| 50 | 76 | 5 000 | Получены денежные средства в кассу предприятия от дебиторов в виде штрафов, пеней, неустоек |
| 50 | 62 | 15 000 | Получены в кассу денежные средства от покупателей. |
| 50 | 60 | 7 500 | Получены от поставщиков денежные средства в кассу (например, возврат излишне выплаченной суммы) |
| 50 | 70 | 1 500 | Возвращены в кассу суммы излишне выплаченной зарплаты (например, при увольнении работника)[18] |
| 50 | 91 | 6 000 | Оприходованы в кассу денежные средства, полученные по операциям, связанным с извлечением прочих доходов (например, оприходован излишек денежных средств, выявленный в ходе ревизии кассы) |
| 60 | 50 | 1 300 | Произведена оплата поставщику из кассы предприятия |
| 62 | 50 | 750 | Выплачены из кассы покупателю денежные средства. Выплата может быть произведена в случае возврата покупателю излишне полученной суммы; |
| 70 | 50 | 33 058,52 | Выдана заработная плата из кассы работникам организации по платежной ведомости. |
| 76 | 50 | 15 000 | Выданы депонированные денежные средства |
| 73 | 50 | 7 000 | Выплачены из кассы предприятия денежные средства работникам в счет расчетов по прочим операциям (например, в связи с выдачей работнику предприятия займа или кредита); |
| 76 | 50 | 3 200 | Выплачены денежные средства из кассы предприятия по исполнительным листам; |
| 91 | 50 | 300 | Выплачены денежные средства по прочим операциям, не связанным непосредственно с основной деятельностью (например, сумма штрафа за нарушение условий договора) |
| 94 | 50 | 1 600 | Выявлена недостача денежных средств при инвентаризации кассы |
2. 3. Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации ООО «Альфастрой» проводят инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка [19]. Общий порядок проведения инвентаризации имущества организации изложен в ст.12 Закона о бухгалтерском учете и детализирован в Методических указаниях о проведении инвентаризации имущества и обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
Инвентаризация денежных средств в кассе проводится раз в месяц.
Перед проведением ревизии руководитель издает соответствующий приказ, в котором указывается состав ревизионной комиссии и сроки проведения ревизии. Такой приказ оформляется ежегодно, как правило, в начале года (и такой вариант представляется наиболее целесообразным), поскольку состав комиссий не может оставаться неизменным в течение длительного периода времени: кто-то из членов комиссии увольняется, кто-то уходит на пенсию или в декретный отпуск. Конечно, такие перемены могут произойти и в течение года. Тогда руководитель издает отдельный приказ об изменении (изменениях) в персональном составе инвентаризационных комиссий.
Согласно п. 2.4 Методических указаний инвентаризационная комиссия строго соблюдает организационные моменты проведения инвентаризации, а именно:
- перед началом проверки получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств;
- председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным;
- получает расписки от материального ответственного лица о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
После этого комиссия приступает к непосредственной проверке фактического наличия имущества при инвентаризации путем обязательного подсчета.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц [20].
При инвентаризации кассы проверке подвергаются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, журнал регистрации доверенностей, журнал регистрации депонированных сумм, журнал регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.
При проверке кассовой книги необходимо комиссия обращает внимание на следующие требования:
- правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;
- кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, члены инвентаризационной комиссии применяют метод взаимного контроля. При этом методе сравниваются суммы, отраженные в ведомости по дебету счета 50 "Касса", с данными журнала-ордера по кредиту счета 51 "Расчетный счет". Эти суммы должны совпадать. Также сравнивают соответствие записей в Главной книге по счету 50 "Касса" и в оборотной ведомости (журнале-ордере N 1). В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.
Проверку оприходования наличных денег, полученных из банка, следует проводить не только по корешкам чеков, но также и по выпискам банка. Если на них имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении сумм остатков следует получить в банке выписку из расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии с данными выписки.
Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом обращают внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, нет ли на них следов подчисток и исправлений.
Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы члены инвентаризационной комиссии контролируют:
- установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;
- есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;
- правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;
- своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).
Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г.№ 88, в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах, подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.
Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе принимаются к учету и отражаются в составе внереализационных доходов.
По результатам инвентаризации оформляют следующие бухгалтерские проводки:
| 50/1 | 91/1 | 300 | Выявлены излишки денежных средств при инвентаризации кассы |
| 94 | 50/1 | 300 | Выявлена недостача денежных средств при инвентаризации кассы. По недостающим денежным средствам и документам отражается их фактическая стоимость и учитываются этом счете до момента принятия решения по списанию возникшей недостачи. |
| 50/1 | 73/2 | 300 | Выявленная недостача денежных средств при инвентаризации кассы возмещена виновным лицом |
| 91/2 | 94 | 300 | Во взыскании недостачи с материально ответственного лица отказано судом и ее списание осуществляется на финансовые результаты организации. |
Пример. В процессе инвентаризации кассы в ООО "Альфастрой" инвентаризационная комиссия пересчитала деньги в кассе и сверила полученную сумму с данными кассовой книги. Кроме денег комиссия проверила сохранность денежных документов.