Регистры бухгалтерского учета (стр. 2 из 6)
Порядок составления первичных документов, отражения в них информации о хозяйственных операциях, их хранения и движения регламентирует Федеральный закон “О бухгалтерском учете”.
Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.
Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам: по назначению, по содержанию, по способу отражения, по месту составления и обращения, степени использования средств вычислительной техники (таблица 1).
По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.
Таблица 1
Классификация бухгалтерских документов
| Признак документа | |
| По назначению | Распорядительные Оправдательные Бухгалтерского оформления Комбинированные Нормативные |
| По содержанию | Первичные Сводные Разовые |
| По способу отражения хозяйственных операций | Накопительные |
| По месту составления и обращения | Внутренние Внешние |
| По степени использования средств вычислительной техники | Заполнение вручную Частичное заполнение на машинах Полностью выполненное на машинах |
Распорядительными называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. К их числу относятся приказы, распоряжения, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске. Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в учете.
Оправдательными (или исполнительными) называются документы, оформляющие уже произведенные операции, например расчетные ведомости по заработной плате, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и многие другие. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения.
Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних. Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Они предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д.
Комбинированными называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д.
По порядку составления, содержанию различают первичные и сводные документы.
Первичными называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. Примером первичного документа может служить приходный ордер (рисунок 1). Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.
Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов. В них отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения цеховых и общезаводских расходов и калькуляции. Авансовый отчет (Приложение А) заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом (форма авансового отчета № АО-1 введена в действие с 1 января 2002 г.).
К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например, отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.
Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.
По способу охвата операций документы делятся на разовые и накопительные.
Разовые документы отражают одну или одновременно несколько хозяйственных операций. Отличительная черта этих документов – сразу же после составления они передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например, приходный ордер по материалам, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, приемо-сдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.
ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР
ЗАО “КОМФОРТ” Типовая межведомственная
(предприятие, организация) Утверждена приказом ЦСУ СССР от 14.12.72 г. № 816
Код по ОКУД 03030036
ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР № 2
“ 16 ” апреля 2009 г.
Наименование, сорт, размер, марка материал «С»
Принял Башкиров Сдал Хомутов
Рисунок 1. Приходный ордер
Накопительные документы служат для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца). Их составляют с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например, дневной заборный лист на отпуск сырья со склада или готовых блюд из производства, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.
По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние документы составляются внутри предприятия. Ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия, например расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др. Внешние документы составляют вне данного предприятия, и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например, счета, накладные, счета-фактуры контрагентов. Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции[4].
По степени использования средств вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах (т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись).
Первичные документы должны быть своевременно переданы в бухгалтерию, где их проверяют и принимают к учету. Затем документы направляют в архив для хранения в течение определенного срока. Путь прохождения документа с момента его составления до сдачи в архив называется документооборотом.
Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации о работе предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля. Документооборот регламентируется графиком, составление которого осуществляет главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя предприятия, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов. В приложении 2 приведена примерная схема графика документооборота (на примере составления документов по учету основных средств).
4 Учетные регистры и их виды
Для того чтобы получить необходимые показатели о хозяйственной деятельности, надо сведения об операциях, содержащиеся в документах, сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием и зарегистрировать. Такая регистрация осуществляется с помощью учетных регистров, обеспечивающих, кроме того, контроль за сохранностью документов и должностную обозримость отраженных в них данных. [5]