Министерством строительства и архитектуры КБР денежным в иностранной валюте приобретены:
оборудование стоимостью 1 050 € (по курсу 1 € = 34,5 руб. при принятии к учету), оплата произведена в рублях (по курсу 1 € = 34,6 руб. на дату погашения задолженности);
продукты питания стоимостью 1 200 $ (по курсу 1 $ = 26,9 руб. при принятии к учету), оплата произведена в рублях (по курсу 1 $ = 26,75 руб. на дату погашения задолженности).
В бюджетном учете операции отражены следующими проводками:
приобретенное за средства в иностранной валюте оборудование принято к учету (1 050 * 34,5 = 36225 руб. — на дату принятия к учету):
дебет 110601310 Кредит 130219730 36225,00
произведен расчет с поставщиком за поставленное оборудование (1 050 - 34,6 = 36 330 руб. — на дату оплаты кредиторской задолженности):
дебет 130219830 Кредит 120107610 36 330,00
суммовая разница (30 330 —30225 = 105 руб.) отнесена на увеличение стоимости приобретенного нефинансового актива:
Дебет 110601310 Кредит 130219730 105,00
приобретенные за средства в иностранной валюте продукты питания приняты к учету (1 200 * 20,9 = 32290 руб. — на дату принятия к учету):
Дебет 110502340 Кредит 130222730 32 280,00
произведен расчет с поставщиком за поставленные продукты питания (1 200 * 26,75 = 32 100 руб. — на дату оплаты кредиторский задолженности):
дебет 130222830 Кредит 120107610 32 100,00
суммовая разница (32 100—32 280 = - 180 руб.) отнесена на уменьшение стоимости приобретенного нефинансового актива:
Дебет 110502340 Кредит 130222730 - 180,00
При отражении приведенных операций е учете с расчетом со счета денежных средств учреждения иностранной валюте (или с банковского счета учреждения) суммы выбытий со счета должны быть отражены еще и по забалансовому счету 18 с указанием КОСГУ производимых расходов.
Как уже упоминалось выше, на нынешнем этапе исполнения бюджета за наличный расчет можно приобретать нефинансовые активы на общую сумму до 60 000 руб. При этом органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджета, дополнительно наложено ограничение: приобретение нефинансовых активов стоимостью свыше 100 000 руб. должно обязательно сопровождаться заключением договора с поставщиком. На приобретаёмые нефинансовые активы стоимостью до 10 000 руб. это требование не распространяется, хотя и не запрещается.
Приобретение нефинансовых активов за наличный расчет осуществляется через подотчетных лиц, которым выдается из кассы подотчётная сумма на приобретение строго определенных активов. После приобретения таких активов подотчетное лицо представляет Авансовый отчет в части реализованной подотчетной суммы, а остаток неиспользованной подотчетной суммы возвращает е кассу.
Особенностью приобретения нефинансовых активов за наличный расчет является погашение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению этих активов в объеме всей стоимости приобретаемых нефинансовых активов при поступлении их е бюджетное учреждение.
В рамках заключенного договора с поставщиком на поставку в столовую учреждения продуктов питания на сумму 55 000 руб. из кассы Министерства строительства и архитектуры КБР выданы на руки Иванову А.И. 17500 руб. на приобретение мясомолочной продукции. Иванов А.И. представил Авансовый отчет на сумму 17 125 руб., продукты питания сданы на склад, остатки подотчетной суммы возвращены в кассу.
В бюджетном учете операции будут отражены следующими проводками:
заключен договор с поставщиком на поставку продуктов питания на
55 000 руб.:
дебет 150103340 Кредит 150201340 55 000,00
со счета бюджета в кассу получены 17 500 руб. на приобретение мясомолочной продукции:
дебет 120104510 Кредит 130405340 17 500,00
из кассы выданы 17500 руб. Иванову А.И. на приобретение мясомолочной продукции:
Дебет 120822560 Кредит 120104610 17 500,00
принят к учету Авансовый отчет Иванова А.И. на приобретенную мясомолочную продукцию в сумме 17 125 руб.:
Дебет 110502340 Кредит 120822660 17 125,00
остатки неиспользованной подотчетной суммы возвращены Ивановым А.И. в кассу учреждения (17520—17 125=375 руб.):
дебет 120104510 Кредит 120822660 375,00
Особенностью приобретения нефинансовых активов за наличный расчет стоимостью до 10 000 руб. включительно без заключения договора является необходимость отслеживания израсходованных сумм в части принятия бюджетным учреждением бюджетных обязательств, так как при отсутствии договора принятие бюджетных обязательств бюджетным учреждением необходимо отражать в момент выдачи денежных средств подотчетным лицам, а е случае возврата неиспользованных подотчетных сумм восстанавливать лимиты бюджетных обязательств в части сумм возврата.
Нередко со стороны подотчетных лиц может иметь место приобретение и оплата нефинансовых активов на сумму, превышающую полученную ими е кассе учреждения подотчетную сумму. Такой ситуации желательно избегать. Однако при наличии лимитов бюджетных обязательств сумма переплаты дополнительно может быть выдана подотчетному лицу, и на эту же сумму необходимо дополнительно отразить проводку по принятию бюджетных обязательств.
Если в бюджетном учете эту процедуру по отслеживанию принятых бюджетных обязательств не осуществлять, то существует большая верочтность потери контроля за использованием лимитов бюджетных обязательств, е результате чего бюджетным учреждением могут быть превышены лимиты бюджетных обязательств, а, чаще всего, представленные для оплаты бюджетным учреждением платежные документы останутся неоплаченными, так как органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджета, контроль использования лимитов бюджетных обязательств каждым бюджетным учреждением вести будут всегда и на допустят превышения предоставленных им лимитов бюджетных обязательств.
Из кассы Министерства строительства и архитектуры КБР выданы на руки Сидорову А.И. 7 850 руб. на приобретение продуктов питания. Сидоров А. И. представил Авансовый отчет на сумму 8 125 руб., продукты питания сданы на склад, сумма переплаты принята к учету и возвращена Сидорову А.И.
В бюджетном учете операции будут отражены следующими проводками:
со счета бюджета е кассу получены 7 850 руб. на приобретение продуктов питания:
дебёт 120104510 Кредит 130405340 7850,00
из кассы выданы 7 650 руб. Сидорову А. И. на приобретение продуктов питания:
дебет 120822560 Кредит 120104610 7850,00
бюджетным учреждением приняты бюджетные обязательства на приобретение материальных запасов е сумме 7 950 руб.:
дебет 150103340 Кредит 150201340 7850,00
принят к учету Авансовый отчет Сидорова А.И. на приобретенные продукты питания е сумме 8 125 руб.:
дебет 110502340 Кредит 120822660 8125,00
со счета бюджета е кассу дополнительно получены 275 руб. (8 125—7 852 = 275 руб.) для выдачи Сидорову А.И. суммы переплаты:
дебет 120104510 Кредит 130405340 275,00
из кассы выданы 275 руб. Сидорову А. И. — сумма переплаты:
Дебет 120822500 Кредит 120104610 275,00
бюджетным учреждением дополнительно приняты бюджетные обязательства на приобретение материальных запасов в сумме переплаты 275 руб.:
дебет 150103340 Кредит 150201340 275,00
В практике бюджетных учреждений довольно часто встречается ситуация, когда требуется приобрести определенный нефинансовый актив именно сейчас, а денег в кассе для выдачи подотчетному лицу нет (либо требуется время на получение денег со счета бюджета, либо, а соответствии с бюджетной росписью, эти денежные средства будут получены через несколько дней).
В такой ситуации, на практике, возможен обратный порядок отражения в учете операций по приобретению нефинансовых активов. Вместе с тем, и это подчеркиваю особенно, а Инструкции № 25н такой ситуации не предусмотрено. В соответствии с Инструкцией № 25н предполагается, что если у бюджетного учреждения есть лимиты бюджетных обязательств, то не существует никаких проблем получить денежные средства со счета бюджета в кассу в пределах предоставленных лимитов и выдать подотчетному лицу для приобретения этих активов. Счета учета кредиторской задолженности с подотчетными лицами в Плане счетов не существует. На практике же такая ситуация встречается довольно часто.
Выход может быть найден именно в обратном порядке отражения операций в бюджетном учете. Однако и на это еще раз следует обратить внимание, у бюджетного учреждения на приобретение нефинансовых активов должны быть лимиты бюджетных обязательств. При отсутствии лимитов бюджетных обязательств речи о приобретении нефинансовых активов и быть не может.
Нередко такая ситуация возникает и по расчетам по командировочным расходам.
Водитель Петров И.Д. на сумму 1 253 руб. приобрел бензин за наличный расчет, о чем предоставил в бухгалтерию Авансовый отчет. Отчет был принят к бюджетному учету, сумма оплаты стоимости ГСМ возвращена Петров И.Д., стоимость бензина списана с учета на основании Акта о списании по данным путевого листа и предоставленному отчету.
В бюджетном учете операции будут отражены следующими проводками:
принят к учету Авансовый отчет Петров И.Д. на сумму 1 250 руб. в части приобретения бензина:
дебет 110503340 Кредит 120822660 1 250,00
приобретенный и израсходованный бензин списан с учета по данным путевых листов и предоставленному отчету на основании Акта о списании материалов:
дебет 140101272 Кредит 110503440 1 250,00
со счета бюджета в кассу получены 1 250 руб. для выплаты израсходованной суммы Петров И.Д. по приобретению материальных запасов:
дебет 120104510 Кредит 130405340 1 250,00
из кассы выданы 1 250 руб. Петров И.Д. в части произведенных расходов:
дебет 120822560 Кредит 120104610 1 250,00
бюджетным учреждением приняты бюджетные обязательства в части произведенных расходов по приобретению материальных запасов:
дебет 150103340 Кредит 150201340 1 250,00
Не исключены и другие варианты приобретения нефинансовых активов бюджетным учреждением и расчетов по ним. Однако обратный порядок отражения операций в бюджетном учете — это скорее исключение из правил, чем правило.
Поступление не финансовых активов в бюджетное учреждение в зависимости от их видов может осуществляться различными путями: путем капитального строительства или хозяйственным способом, путем приобретения по безналичному расчету и за наличный расчет, путем безвозмездной передачи от государственных и негосударственных учреждений, юридических и физических лиц, в результате оприходования излишков, выявленных при инвентаризации и пр. Рассмотрим основные из них.