Полная централизация работы с документами возможна только в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.
2. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.
3. Смешанная форма организации работ с документами.
Часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т.д.
Функции структурных подразделений службы делопроизводства.
1. Секретариат – структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари.
2. Секретарь выполняет функции:
o предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
o подготовки по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организаций;
o организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем.
Документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию:)
o бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.д.).
3. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган.
Выполняет следующие функции:
o подготовка проектов нормативно-распорядительных документов для руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
o анализ справок и документов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
o организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
o прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.
4. Отдел рационализации делопроизводства (центр совершенствования документации (ДОУ), бюро НОТ или НОУТ, методический сектор и др.):
o разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
o разработка документов;
o организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.
5. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.
6. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:
o регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
o формирование и ведение справочно-информационного материала;
o контроль за оформлением и составление исходящих внутренних документов.
7. Группа контроля (бюро, отдел, инструкция) выполняет:
o контроль за сроками исполнения документов и за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
o анализ исполнительной дисциплины;
o информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
8. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан, анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения и осуществляет организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.
9. Машинописное бюро выполняет:
o перепечатку документов с черновиков;
o очистку и правку текстов документов;
o учет выполняемой работы.
10.Копировально-множительное бюро выполняет:
o перепечатку документов с черновиков;
o тиражирование документов;
o подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.д.
11.Архив осуществляет:
o прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
o учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;
o подготовку дел к передаче на государственное хранение.
Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работы по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.
В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник.
Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения других структурных подразделений. Они разрабатывается на основе типовых положений, которые содержат максимальный набор функций службы.
3. Организация документооборота
Движение документа с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации.
Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждается руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.
Организация документооборота – это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.
Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.
Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
В основные положения ГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопоков или отдельных категорий документов, которые включают все пункты обработки документов. Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение и инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.
При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:
· максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;
· исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.;
· максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце отправляемых.
Учет документооборота позволяет:
· определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
· определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
· разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;