Приходный кассовый ордер так же выписывается при поступлении денежных средств в кассу от подотчетных лиц, получения наличных по чеку банка. В последнем случае квитанция к приходному кассовому ордеру аннулируется.
При расходовании денежных средств в оплату товаров, работ, услуг поставщику оформляются следующие документы:
- расходный кассовый ордер (приложение 3);
- доверенность на получение наличных денежных средств;
Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером.
При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.
На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Расходный кассовый ордер фиксируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).
Так, например, 04.10.2010 бухгалтером-кассиром ОАО «КПАТ» была произведена выдача денежных средств поставщику ООО «Химмаркет» в размере 1 544,23 руб. При выдаче денежных средств поставщику бухгалтером кассиром был выписан расходный кассовые ордер № 756 от 04.10.2010 (Приложение 20). Получателем денежных средств явился представитель ООО «Химмаркет» - Керножицкий П.В. Представителем организации поставщика была предъявлена доверенность на получение денежных средств по типовой форме М-2. Доверенность заверена подписями руководителя и главного бухгалтера. В основании расходовании денежных средств в расходном кассовом ордере было указано – в оплату товаров по сч.ф. Him-1045 от 29.09.2010. В поле «приложение» кассир указал реквизиты предъявленной представителем доверенности. В поле «наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя» указал паспортные данные получателя денежных средств, на основании доверенности.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям.
Как правило, выдача денежных средств из кассы организации на основании платежной ведомости производятся разовые выплаты оплаты труда, пособий по листам нетрудоспособности, оплата отпуска, а так же лицам не состоящих в списочном составе организации (например, пенсионеры). Перечисление заработной платы и иных выплат, в рамках системы оплаты труда производится в безналичном порядке на банковские карты сотрудников организации.
Для выдачи денежных средств на оплату труда определен фиксированных срок – три рабочих дня. При истечении указанного срока невыплаченные денежные суммы депонируются.
Так, например, 15.11.2010 была произведена выплата второй части заработной платы за октябрь 2010 работникам, недавно принятым на работу, по которым не оформлены банковские карты.
Расчетной частью отдела бухгалтерии кассиру была предоставлена платежная ведомость со списком сотрудников и указанием суммы выплаты. Платежные ведомости составляются в одном экземпляре в расчетной части бухгалтерии. Платежная ведомость составлена на общую сумму 25 000 руб.
Бухгалтером кассиром была произведена выдача денежных средств из кассы в оплату труда по списку лиц, согласно платежной ведомости на сумму 21 450 руб.
В день выдачи денежных средств кассиров был оформлен расходный кассовый ордер № 813 от 15.11.2010 на сумму фактически выплаченной заработной платы (приложение 4). Реквизиты расходного кассового ордера были внесены в платежную ведомость.
В поле «Выдать» указывается – работникам организации.
В поле «Основание» - выплата второй части заработной платы за октябрь 2010.
В поле «Приложение» - платежная ведомость от 15.11.2010.
В платежной ведомости (форма № Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату была сделана отметка "Депонировано" (приложение 5).
18.11.2010 бухгалтером-кассиром сумма депонированной заработной платы, а так же выручка за текущий день была сдана в банк на основании расходного кассового ордера № 825 от 18.11.2010.
В ОАО «КПАТ» для отражения в учете операций движению денежных средств в кассе организации в «1С: Бухгалтерия 7.7» используется документы:
– «Приходный кассовый ордер» из меню «Документы - касса» главного меню программы – для отражения поступления денежных средств в кассу организации.
– «Расходный кассовый ордер» из меню «Документы - касса» главного меню программы – для отражения расходования наличных денежных средств организации.
В программе существует возможность заполнения реквизитов журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров автоматические на основании проведенных кассовых документов. Запись так же автоматически формируются в кассовой книге организации.
Для формирования отчета кассира используется отчет «Кассовая книга» из меню «Отчеты» главного меню. Отчет кассира с приложенными кассовыми ордерами и приложениями передается главному бухгалтеру на подпись.
В целях сохранности, формирующиеся в бухгалтерском учете регистры учета, должны быть распечатаны на бумажных носителях. Регистры учета после составления и распечатки заверяются лицами их составившими.
Для учета движения денежных средств в бухгалтерском учете используется счет 50 «Касса организации». Счет активный, расчетный. Врабочем плане счетов предусмотрены специальные субсчета счета 50 «Касса»:
50/1 – Касса организации, в руб.;
50/2 – Касса организации, в вал.;
50/3 – Денежные документы;
Для организации бухгалтерского учета движения денежных средств, а так же для управленческого учета, большое значение имеет выбор аналитических счетов.
Аналитический учет движения денежных средств ведется в разрезе направлении деятельности.
- Каждой статье движения денежных средств присваивается код.
Справочник «Движение денежных средств» содержит информацию о видах движения денежных средств в разрезе деятельности организации (текущая, инвестиционная, финансовая).
Таблица 7 – Пример справочника Движение денежных средств
| Код ДДС | Наименование | Вид движения | Разрез деятельности |
| 00014 | Возврат подотчетных сумм | Прочие поступления | Текущая деятельность |
| 00002 | Поступление от покупателей | Выручка по обычным видам деятельности | Текущая деятельность |
| 00003 | Выплата зарплаты | Оплата труда | Текущая деятельность |
| 00001 | Оплата поставщику | Приобретение товаров, продукции, работ и услуг | Текущая деятельность |
Поступление наличных денежных средств в кассу от различных направлений деятельности отражаются по дебету счета 50/1 «Касса».
Таблица 8 - Бухгалтерские записи по учету поступления денежных средств в кассу, за октябрь 2010 г.
| Содержание хозяйственных операций | Наименование документа | Дебет счета | Кредит счета | Сумма, руб. |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Отражено поступление от покупателей выручки за оказанные услуги в кассу организации | Приходный кассовый ордер №741 от 08.10.2010 (Приложение 19) | 50.1 | 62.1 | 150 000,00 |
| Отражен возврат от подотчетных лиц излишне выплаченных сумм | Приходный кассовый ордер № 742 от 08.10.2010 (Приложение 23) | 50.1 | 71.1 | 50,00 |
| Отражено получение наличных денежных средств в кассу организации из банка для выплаты заработной платы за сентябрь 2010 года | Приходный кассовый ордер № 749 от 15.10.2010 | 50.1 | 51 | 13 000,00 |
| Отражено внесение Шишкиной Г.В. в кассу организации НДФЛ, исчисленного при выплате материальной помощи | Приходный кассовый ордер № 754 от 21.10.2010 | 50.1 | 68.1 | 260,00 |
Порядок отражения операций по расходу наличных денежных средств из кассы отражен в таблице 9.
Данные аналитического и синтетического учета обеспечивают получение необходимых данных для составления бухгалтерской отчетности. Массив информации о хозяйственных операциях является хранилищем бухгалтерских проводок, из которого программа «1С: Бухгалтерия» позволяет формировать разнообразные отчеты. Для этого необходимо зайти в меню «Отчеты» главного меню программы.
Таблица 9 – Бухгалтерские записи по расходованию денежных средств из кассы организации, за октябрь 2010 г.
| Содержание хозяйственных операций | Наименование документа | Дебет счета | Кредит счета | Сумма, руб. |
| Отражена оплата поставщику ООО «Химмаркет» за ранее поставленные материалы | Расходный кассовый ордер № 756 от 04.10.2010; Доверенность на Керножицкого П.В. № 1045him от 01.10.2010 (Приложение 3) | 60.1 | 50.1 | 1 544,23 |
| Отражена выплата в подотчет на командировочных расходы Маркину Г.Н. | Расходный кассовый ордер № 757 от 04.10.2010 | 71.1 | 50.1 | 6 000,00 |
| Отражена выплата заработной платы работникам организации за сентябрь 2010 года | Расходный кассовый ордер № 773 от 15.10.2010, платежная ведомость № 9-п от 30.09.2010 | 70.1 | 50.1 | 10 450,00 |
| Отражена выплата в подотчет на почтовые расходы Власовой Н.Н. | Расходный кассовый ордер № 775 от 15.10.2010 | 71.1 | 50.1 | 1 000,00 |
| Отражены выплата материальной помощи пенсионерке Шишкиной Г.В. на похороны мужа | Расходный кассовый ордер № 791 от 21.10.2010 | 91.2 | 50.1 | 2 000,00 |
Регистром аналитического учета движения денежных средств является Карточка счета 50 «Касса» (Приложение 6). Позволяет проследить количественный, суммовой учет по счету 50 «Касса» в аналитике, с указанием содержания операции. Обороты по статье движения денежных средств отражаются Оборотно-сальдовой ведомости по счету 50 «Продажи» по субконто (Приложение 7).