С января 2000г. первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997 - 1998 гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, по следующим разделам учета:
- сельскохозяйственной продукции и сырья;
- труда и его оплаты;
- материалов, МБП, основных средств и нематериальных активов;
- работ в капитальном строительстве и в автомобильном транспорте;
- работы строительных машин и механизмов;
- результатов инвентаризации;
- кассовых и торговых операций.
Маловероятна, но не исключена возможность разногласий с контрольными органами по поводу правомерности принятия или неприятия к учету хозяйственных операций, оформленных с нарушениями упомянутого выше Постановления. Во избежания разногласий на этапе формирования учетной политики следует проанализировать существующую систему документооборота и применяемые формы первичных документов и учетных регистров в целях приведения их в соответствие с требованиями законодательства.
Следует обратить внимание на то, что последовательная унификация применяемых форм первичных документов - это одна из составляющих процесса реформирования бухгалтерского учета и приведения его в соответствие с требованиями международных стандартов финансовой отчетности (Постановление Правительства Российской Федерации "Об утверждении Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности" от 6 мая 1998 г. №283).[4]
1.3.2 Примерный план работы предприятия по упорядочению документооборота.
Примерный план работы предприятия по приведению в соответствие с требованиями законодательства существующих на предприятии схем документооборота и применение форм первичных документов и учетных регистров может быть следующим.
1. Подготовка, издание и доведение до персонала предприятия распоряжения руководителей предприятия о проведении мероприятий по внедрению единой системы документооборота.
2. Ознакомление административно-управленческого персонала предприятия с требованиями российского законодательства в сфере документального оформления хозяйственных операций.
3. Составление (или анализ имеющейся) организационно-функциональной структуры предприятия.
4. Установление функциональной и линейной подчиненности подразделений предприятия.
5. Анализ существующих положений (регламентов) о подразделениях на предмет их соответствия фактическому положению дел, внесение изменений в эти положения или их разработка в случае отсутствия.
6. Составление схем существующих информационных потоков и схем документооборота на предприятии.
7. Анализ информационных потоков и схем документооборота на предмет выявления дублирующих потоков информации или недостающих информационных связей.
8. Сбор, систематизация и анализ применяемых в настоящее время на предприятии форм первичных документов.
9. Установление принадлежности (сопоставление) применяемых форм документов соответствующим разделам бухгалтерского (управленческого, финансового, налогового) учета.
10. Сопоставление применяемых форм первичных документов формам, предусмотренным нормативными документами.
11. Внесение дополнительных (недостающих) реквизитов в применяемые формы первичных документов или введение в делопроизводство недостающих форм документов.
12. Составление, утверждение и доведение до персонала как элемента учетной политики единого для всех филиалов и структурных подразделений предприятия альбома унифицированных форм первичных документов, а в случае необходимости - инструкций по применению этих форм.
13. Составление и доведение до персонала графиков документооборота на основе унифицированных форм первичных документов.
14. Корректировка имеющихся на предприятиях (или разработка новых) должностных инструкций для персонала, отвечающего за составление, обработку и контроль прохождения (принятия к учету) первичных документов.
15. Организация и проведение ознакомительных семинаров для персонала филиалов и структурных подразделений предприятия.
16. Контроль применения унифицированных форм первичных документов и соблюдение графиков документооборота.
17. Сбор и анализ информации о возможных нарушениях, искажениях и ошибках.
18. Принятие соответствующих решений о внесение изменений (дополнений) в действующую схему документооборота, должностные инструкции для персонала, прочую организационно-распорядительную документацию.
При организации движения первичных документов на предприятии можно пользоваться:
– Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. №105;
– Решением Госналогслужбы России "Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета" от 27 июня 1996 г., в соответствии с которым увеличен обязательный минимальный срок хранения бухгалтерских документов до 5 лет;
– Государственным стандартом "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (ГОСТ Р 6.30-97), введенным с 1 июля 1998 г.
Указанный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), которые фиксируют административные и организационные решения, а также на вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности предприятия.
Данный стандарт устанавливает:
– состав реквизитов документов;
– требования к оформлению реквизитов документов;
– требования к бланкам и оформлению документов;
– требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
Первичные документы по учету основных фондов
Базовыми первичными документами по учету основных средств являются:
– акт (накладная) приема-передачи основных средств (форма №ОС-1);
– акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма №ОС-3);
– акт на списание основных средств (форма №ОС-4);
– акт на списание автотранспортных средств (форма №ОС-4а);
– инвентарная карточка учета основных средств (форма №ОС-6);
– акт приемки оборудования (форма №ОС-14);
– акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма №ОС-15);
– акт о выявленных дефектах оборудования (форма №ОС-16);
– акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма №ОС-35).
Организации могут использовать другие первичные документы, которые не имеют утвержденной формы, например:
– карточку учета движения основных средств;
– накладную на внутреннее перемещение основных средств.
Они должны содержать обязательные для бухгалтерских документов реквизиты.
ГЛАВА 2. Влияние учетной политики на финансовые показатели организации.
Учетная политика оказывает существенное влияние на финансовый результат организации. Поскольку прибыль — это разница между доходами и расходами, то выбор метода их признания может увеличивать либо уменьшать конечный финансовый результат.
В отношении доходов влияние оказывает факт признания дохода и выбор метода признания дохода (метод начисления или кассовый метод).[5]
В части расходов влияние учетной политики на финансовый результат существенно выше. В этой части учетная политика состоит из нескольких элементов: способа начисления амортизации, способа оценки запасов материальных ресурсов, способа оценки незавершенного производства, способа оценки остатков готовой продукции, способа оценки процентов и др. — см. табл. 8.1.
Таблица 8.1 Воздействие некоторых положений учетной политики на финансовое положение организации
| Элемент учетной политики | Допустимые варианты | Воздействие на финансовое положение |
| 1. Порядок признания выручки от реализации продукции (работ, услуг) | 1. Кассовый метод 2. Метод начисления | Первый метод обеспечивает большую финансовую устойчивость, однако ведет к недостоверности определения прибыли, т.к. расходы начисляются и учитываются в том периоде, когда они возникают, а выручка учитывается на момент оплаты и зачастую в другом отчетном периоде При втором методе у организации возникает задолженность по НДС, налогу на прибыль, которая не обеспечена реальными деньгами. Это может привести к финансовым затруднениям |
| 2. Вариант учета затрат на производство | 1. Деление затрат отчетного периода на прямые и косвенные с включением последних в фактическую себестоимость и определением полной фактической себестоимости 2. Деление затрат на переменные и постоянные и определением неполной себестоимости | Принципиальное различие вариантов состоит в том, что второй предполагает четкое деление затрат на переменные и постоянные. Наличие информации о последних позволяет эффективно управлять производственным риском организации, а следовательно, и доходностью |
| 3. Способ (база) распределения косвенных затрат между объектами калькулирования | 1. Прямые материальные затраты 2. Заработная плата основных производственных рабочих 3. Сумма прямых затрат и т.д. | Способ распределения оказывает существенное влияние на точность исчисления себестоимости и рентабельности отдельных видов продукции |
| 4. Порядок начисления амортизационных отчислений по объектам основных средств в бухгалтерском учете | 1. Линейный способ 2. Способ уменьшаемого остатка 3. Способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования 4. Способ списания стоимости пропорционально объему продукции (работ, услуг) | Применение ускоренных методов амортизации уменьшает прибыль до налогообложения и соответственно сумму налога на прибыль |
| 5. Оценка незавершенного производства | 1. Оценка по нормативной (плановой) производственной себестоимости 2. Оценка по прямым статьям затрат 3. Оценка по стоимости сырья, материалов, полуфабрикатов 4. Оценка по фактической производственной себестоимости | Чем выше стоимость незавершенного производства, тем ниже стоимость готовой продукции и выше прибыль и, следовательно, налог на прибыль и, наоборот |
| 6. Перечень резервов предстоящих расходов | 1. Создавать резервы с приведением их перечня 2. Не создавать резервы | Образование резервов способствует равномерности отнесения соответствующих затрат на себестоимость продукции, что существенно влияет на прибыль организации |
Учетная политика предприятия предполагает открытость для внешних пользователей бухгалтерской информации, отражаемой в финансовой отчетности. По данным финансовой отчетности устанавливаются имущественное и финансовое положение предприятия, его платежеспособность, основные положения хозяйствования, тенденции в улучшении (ухудшении) деятельности предприятия и другие показатели.