Поскольку на предприятии ЗАО «Ххх» учет осуществляют с помощью компьютеров, то программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности.
На предприятии ЗАО «Ххх» не составлен график проведения инвентаризации. Организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Инвентаризация расчетов поможет выявить ошибки и, следовательно, избежать штрафных санкций.
Организация управленческого учета. В организации ЗАО «Ххх» до конца марта 2005 года управленческий учет велся ручным способом, то есть, не автоматизировано. Кроме того, управленческий учет не был выделен в самостоятельную систему, а был составной частью бухгалтерского учета. Однако 29.03.2005 г. был приобретен программный продукт системы «1С : Предприятие 8.0», который направлен на ведение автоматизированного управленческого учета. Данный программный продукт охватывает весь управленческий цикл: от планирования (бюджетирования) до анализа эффективности затрат. На данный момент в программу «1С : Предприятие 8.0» введена базовая информация (файлы постоянной информации), то есть зарегистрированы контрагенты по счетам (их юридический адрес, данные о руководителях различного уровня, оказываемые им услуги и прочее), занесены справочные данные организации, скорректирован рабочий план счетов бухгалтерского учета для управленческого учета.
Но к сожалению на предприятии ЗАО «Ххх» данная программа до сих пор не используется.
3. Автоматизация методов бухгалтерского учета в организации ЗАО «Ххх»
На предприятии ЗАО «ххх» используются следующие программы: «1С:Предприятие. Бухгалтерский учет. Типовая конфигурация 7.7 сетевая версия»; «Конфигурация «Универсал» (Бухгалтерский учет – Персонал – Производство / – разработан ЗАО «Ххх» - совместим с лицензионным программным продуктом 1С/Фирмы – «1С»).
Общие сведения о системе «1С:Предприятие 7.7». Система «1С:Предприятие 7.7» может быть использована для ведения любых разделов бухгалтерского учета на предприятиях различных типов.
1C:Предприятие может поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.
Разнообразные и гибкие возможности системы 1С:Предприятие позволяют использовать ее и как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, и как средство полной автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования отчетности.
Система 1С:Предприятие может быть использована для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета:
- учет операций по банку и кассе;
- учет основных средств и нематериальных активов;
- учет материалов;
- учет товаров, услуг и производства продукции;
- учет валютных операций;
- учет взаиморасчетов с организациями, дебиторами, кредиторами, подотчетными лицами;
- учет расчетов по заработной плате;
- учет расчетов с бюджетом;
- другие разделы учета.
Система 1С:Предприятие обладает гибкими возможностями организации учета:
- синтетический учет по многоуровневому плану счетов;
- учет по нескольким планам счетов;
- валютный учет и учет покрытия валют;
- многомерный аналитический учет;
- многоуровневый аналитический учет по каждому измерению;
- количественный учет;
- учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе.
Ввод информации в 1C:Предприятии может быть организован с разной степенью автоматичности:
- режим ручного ввода операций;
- режим типовых операций;
- режим автоматического формирования операций по документам.
Программа "1С:Предприятие 7.7" использует стандартный интерфейс для приложений к операционной системе Windows XP. Функционирование системы делится на два разделенных во времени процесса: настройку (конфигурирование) и непосредственную работу пользователя по ведению учета или выполнению расчетов.
Конфигурирование. На данном этапе системы 1С:Предприятие выполняется настройка различных режимов системы в соответствии с особенностями конкретного предприятия. При этом определяются структура и свойства справочников и документов, описываются формы и алгоритмы построения отчетов, разрабатываются виды расчетов, настраивается ведение синтетического, аналитического, количественного и валютного учета.
Работа пользователя. В этом режиме собственно выполняется функционирование системы в предметной области:
- осуществляется ввод документов и операций;
- заполнение справочников;
- формирование различных отчетов;
- выполнение различных регламентных расчетов;
- и другое.
Так как, конфигурирование системы процесс весьма сложный и требует специальных навыков программирования, бухгалтерами данный режим не используется, а основная работа бухгалтера происходит в режиме пользователя функционирующего на основе уже готовой конфигурации.
В программе используются следующие базовые понятия:
Константы. Как правило, константы используются для работы с постоянной и условно-постоянной информацией, но могут представлять собой и периодически изменяемые данные. В основном это наиболее общая информация об организации, в которой ведется учет: "Наименование предприятия", "Размер НДС", "ФИО главного бухгалтера" и другие.
Справочники. Предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. Обычно справочниками являются списки основных средств, материалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и другие. 1С:Предприятие поддерживает работу с многоуровневыми справочниками и подчиненными справочниками.
Перечисления. Перечисления используются в системе для описания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значений. Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), тип учредителя (юридическое лицо, физическое лицо), типы сотрудников предприятия (штатный, совместитель) и другие.
Документы. Для отражения любых событий, происходящих на предприятии, а также для управления расчетами и данными в 1C:Предприятие могут использоваться документы. Как правило, набор документов 1C:Предприятие совпадает с набором реальных физических документов, используемых в организации, которые требуется вводить в информационную базу: платежное поручение, счет-фактура, кассовые ордера и другие. Каждый документ имеет визуальное представление (экранную форму) и может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части, которые заполняются при его выписке (вводе в систему). Кроме того, документ обычно имеет печатную форму, которая представляет собой его "бумажный" эквивалент.
Журналы. Для просмотра документов в 1C:Предприятие предусмотрены журналы. Журнал документов позволяет просмотреть список документов, разделенных по видам документов, или все документы сразу.
Отчеты и обработки. Отчеты применяются для получения различной информации, содержащей итоги или детальную информацию, подобранную по определенным критериям. Отчеты используются как для анализа бухгалтерских итогов и движения средств (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и другие), так и для формирования данных для налоговых инспекций и других инстанций (баланс, налоговая отчетность).
3.1. Документация и инвентаризация
Документация – письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Каждая хозяйственная операция, подлежащая отражению в бухгалтерском учете, должна быть оформлена документами.
На предприятии ЗАО «Ххх» все участки учета автоматизированы, следовательно, автоматизировано заполнение документов. Список таких документов находится в «журналах документов» в программе «1C:Предприятие».
Документ автоматически формирует бухгалтерскую операцию, отражающую соответствующую хозяйственную операцию в бухгалтерском учете.
Документы могут иметь три возможных состояния:
1) документ записан, но не проведен;
2) документ проведен;
3) документ помечен на удаление.
Документ иметь две основные части: шапку и табличную часть. К шапке относятся реквизиты, которые являются общими для документа, то есть имеют один экземпляр на документ. Например, для такого документа, как счет-фактура, это название клиента, реквизиты клиента и размер скидки.
Табличная часть документа представляет собой список однотипных данных, которых может встречаться более одного на документ. Это, например, список товаров с количеством и номенклатурой для того же счета-фактуры. Такое построение позволяет бухгалтеру более быстро составлять документы. К тому же он не может держать в голове все данные нужные для оформления документа и при ведении ручного бухгалтерского учета бухгалтер не застрахован от ошибок. Такое же построение формы заполнения документа снижает вероятность появления ошибок. В случае неправильного ввода могут появляться соответствующие сообщения. Практически любой документ имеет поля для ввода даты и номера документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и программа не позволит закончить ввод документа, если они не заполнены. Данная функция позволяет автоматически вести учет документов и значительно снижает возможность их подложной выписки.
Для каждого документа существует печатная форма. При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована без распечатки.
Так как в организации ЗАО «Ххх» все участки учета автоматизированы рассмотрим некоторые из них.