Відповідати на отриманий лист бажано протягом 6-10 днів. Однак не слід закидати листами товаришів по службі і знайомих, щоб листи не перетворювалися в тягар. У листі завжди потрібно відповісти на поставлені вам питання.
Ділові листи до співробітників апарата керування повинні бути підкреслено офіційними і коректними: "Надішліть мені, будь ласка, Ваше відкликання", "Не знайдете можливим...", "Будьте ласкаві написати мені...", "Хотів би знати Вашу думку...", "Дуже прошу Вас надіслати мені...", "Будьте люб'язні, довідайтеся...", "Не будете так добрі надіслати...", "Викладіть докладніше Вашу думку...", "Не відмовте повідомити мені, що і коли зроблено" і т.д.
Лист, отриманий у присутності третіх облич, можна розкрити і мигцем глянути на текст. Докладне читання відкласти на потім. Якщо лист терміновий, необхідно сказати: "Вибачте, але це дуже терміново" і дочитати до кінця. Не варто отриманий лист читати вголос, не прочитавши його заздалегідь до кінця. Неприпустимо читати чужі листи. Неетично цікавитися змістом листів, адресованих підлеглим, і навпаки, підлеглі співробітники не читають листів, адресованих керівнику.
4. Взаємини між товаришами по службі.
Дерево пізнається по плодах, людина - по справах (говориться в народному прислів'ї).
Відомо, що в число людей, з ким ми зв'язані долею, входять наші товариші по службі, співробітники, колеги по спільної роботі. Науковий, виробничий колектив, у якому ми вирішили трудитись, - це наш другий будинок, родина і школа. Колектив поєднує людей-сослуживців різного віку, статі, рівня освіченості і вихованості, культури, інтелігентності. Порядність починається з того, що людина тримає дане слово, чесно, сумлінно, професійно, грамотно виконує свої обов'язки, свій службовий борг перед іншими людьми.
При цьому дуже важливо не забувати, що в кожного сослуживця свій характер (сукупність особливостей даної людини, що виявляються в його діях, поводженні), звички, переконання, смаки і потреби. Майже всі людські якості, як гарні, так і погані - укладаються в поняття порядочность і непорядність. Співробітник по роботі насамперед має бути порядною і сумлінною людиною.
Чесний, скромний і ввічливий трудівник установи, перед-прийняття поважає тих, хто поруч і допомагає менш досвідченим виконувати нелегкі службові обов'язки. Він не дозволить собі заважати іншим порожніми розмовами, спізнюватися на роботу, прогулювати, пиячити, курити в робочому приміщенні, пе-рекладывать свою відповідальність на інших, але й іншим не дозволить ледарювати.
Інтелігентна, порядна людина ніколи не допустить, не дозволить собі розпускати плітки про співробітників, не буде сприяти розбратам у колективі, він готовий замінити захворівшого товариша по службі, заступитися за колегу, з яким обійшлися несправедливо. Не буде рабськи послужливо увиватися біля начальника, "тикати" старшим, зарозуміло надмінно поглядати на нижчестоящих чи рівних собі. Справедливий співробітник установи тактовно може вказати колезі по службі на його помилки, а якщо і критикує його, то робить це доброзичливо й об'єктивно, не перебільшуючи, не роздуваючи допущені їм погрішності і недогляди.
Та й справді, адже чужий брак завжди на очах. І це добре, що ми критикуємо. Але було б ще краще, якби ми з такою же нетерпимістю відносилися і до власної необережності, несумлінності, щоб кожний умів дорожити своєю професійною частиною, Щоб кожний пам'ятав, що він працює не сам по собі, а для людей. І по його роботі судять не тільки про нього, але і про весь колектив установи, підприємства і т.д. От чому доречно в таких випадках згадати рада Л.Н. Толстого: "Якщо ви що-небудь робите, робіть це добре. Якщо ж ви чи не можете не же хочете робити добре, краще зовсім не робіть".
Кращу частину свого життя ми проводимо на роботі, на службі. Добре і приємно трудитися в колективі, де серед сослуживців, товаришів по роботі панує взаємоповага і це гарантія, застава гарного настрою.
От чому дуже важливо, щоб товариші по службі були стриманими, попереджувальними і делікатними в суперечках, конфліктннх ситуаціях, що виникають на роботі. Виникають ці ситуації тому, що по доброті своєї ми найчастіше прощаем людей безтактних, грубих, наївно думаючи, що їхнє небажання стримати себе виходить від їхньої запальної натури, розстроєної нервової системи. Насправді ж натура тут ні при чому, такий сослуживець просто погано вихований чи зовсім не вихований, егоїстичен, а то і свідомо не хоче і не прагне контролювати свої емоції.
На великий жаль, не перевелися в нас ще "майстри" псувати настрій. Ще зустрічаються серед товаришів по службі люди злі, егоїстичні, заздрі і недоброзичливі. А за-часту вони злі тому що некомпетентно в роботі. Людина, що спритно маскує відданістю загальній справі свою бездарність, егоїстичні інтереси, як правило, отруює здоровий психологічний клімат колективу.
Чимало є співробітників, що миряться з ледарями, що своєю неорганізованістю, безвідповідальністю створюють вигідну для себе репутацію незнаючих, що невміють, нездатних бути активними в роботі і легко перекладують свої обов'язки на інших (більш працелюбних). Подібна безпринципність стає однієї з причин конфліктних ситуацій, сварок і розбратів між сослуживцями. Не може бути дисципліни там, де співробітники розбиті на угруповання, що постійно будують один одному козні.
У відносинах між співробітниками спостерігається чимало такого, що викликає заклопотаність і занепокоєння. Не завжди тримають дане слово, забувають обіцянки, не справляються з завданнями, спізнюються на зустрічі непрацьовиті співробітники, ледарі. Товариші по службі, що поважають свою працю, поважають і чужу. Ледар постійно шукає легку роботу, не розуміючи простої істини, що легкої роботи не буває, її просто не існує взагалі. Сама, здавалося б, проста справа потребує максимальної напруги сил, розуму, волі і почуттів, якщо хочеш зробити його добре.
У деяких колективах, на жаль, не перевелися ще аматори відзначати знайомство з новими співробітниками непремінною випивкою. При цьому недосвідчений новачок зав'язує, як правило, невтішні знайомства, втягується у відносини, у яких ще не розбирається й у результаті має звичайно більше неприємностей, чим користі.
У кожній професії чи рано пізно настає період, коли співробітник має прикласти всі зусилля для свого самотвердження як майстра своєї справи. Цей етап переборює лише той, у кого є воля, завзятість у досягненні мети. Інші ж залишаються дилетантами, здатними лише зрідка виявити свої здібності, і вони постійно заздрять більш щасливим: а чим я гірше, чому не я, чому не мені? У народі говорять: "Золото перевіряється вогнем, людина - працею"; "Що людина може, те він і є".
Взаємна повага між товаришами по службі - застава нормальної роботи наших установ. От чому говорять, що найпростіший спосіб зрозуміти мотиви поводження іншої людини - у відповідній ситуації - це поставити себе на його місце.
В установі з вами працюють різні товариші по службі: виховані і невиховані, тактовні і безтактні, скромні і грубі, соромливі і владні, як говорять, з характером. Одні можуть звернутися за порадою і допомогою і чемно попросять вас про це. Інші, навпаки, дивляться на вас як на свого підлеглого, і тоном, що не допускає ніякої незгоди , вимагає негайного розв’язку свого питання. І не всі, природно, викликають у нас симпатію. Але ми на роботі і повинні, зобов'язані бути з всіма однаково чемними, витриманими, тактовними, піклуватися про гарну репутацію своєї установи. Ви зобов'язані уважно вислухати прохання сослуживців і надати йому посильну допомогу.
Особливо товариші по службі повинні бути коректними в години прийому відвідувачів. На жаль, у нас ще не перевелися службовці, що роблять вид, що слухають відвідувача, а самі тим часом гарячково обмірковують, кому з товаришів по службі його чи зіпхнути в яке другу установу його направити, аби уникнути зайвих хлопот. А інші чиновники, углядівши відвідувача, починають демонструвати надмірну зайнятість, безперервно розмовляють по телефону, виходять у сусідні кабінети, немов стурбовані дуже важливими справами.
Етикет службових взаємин зобов'язує службовця бути однаково шанобливим із усіма відвідувачами, готовим прийняти щиру участь у їхніх проханнях і скаргах. Абсолютно неприпустимо виявляти до одну підкреслену люб'язність, а з іншими поводитися зарозуміло і гордовито.
Культурний співробітник установи доброзичливо улагодить справу відвідувача, люб'язно порадить, що і як потрібно зробити, пояснить існуюче законодавство, допоможе оформити документ незалежно від того, знайомий перед ним чи незнако-мый, молода красива жінка чи бабуся, молода людина чи дідусь.
Зрозуміло, що і самі ввічливі співробітники не можуть з ранку до вечора вам однаково люб'язно посміхатися - вони теж утомлюються, у них теж може псуватися настрій. Було б несправедливо жадати від них, щоб через складну справу відвідувача працівник залишався без обіду, витрачав свій вільний час. Він має повне право попросити відвідувача не курити, не розмовляти голосно в приміщенні, а під час прийому лаконічно викладати своє прохання.
Службовий етикет пред'являє такі ж серйозні вимоги і до культури поводження відвідувача. Той, хто прийшов в установу, звичайно поводиться , як гість у будинку малознайомого хазяїна: без дозволу співробітників не заходить у кабінет, не стукає в двері і не ляскає нею, шанобливо здоровається з тими, до кого звертається, терпляче чекає, якщо вони зайняті невідкладною справою, не влаштовує сцен у випадку відмовлення.
Було б дуже добре, якщо відвідувач, йдучи в установу, завчасно підготував необхідні документи, ознаймився б із прийнятими положеннями і законами. Може слу-читься, що не усе складається так, як відвідувачу хотілося б, але якщо він інтелігентна людина, то постарається тримати себе і не забуде люб'язно подякувати за пораду і допомогу.
Люб'язність товаришів по службі виражається в тім, що якщо призначив час комусь - прийди, обіцяв щось зробити - стримай слово. Ці елементарні принципи службового етикету обов'язкові для усіх.
Жінки і дівчини на службі завжди заслуговують особливої поваги з боку чоловіків-співробітників. Саме собою зрозуміло, що повага повинна бути взаємною. У жінок-співробітниць на роботі такі ж обов'язки, як і й у чоловіків. Але дівчина, жінка на роботі не перестає залишатися істотою легкоранимою і уразливою. Культурний чоловік-сослуживець притримає перед нею двері, пропустить уперед, підніметься з місця, якщо вона підійшла і стоїть перед ним, і обов’язково допоможе, якщо вона має потребу в його допомозі. Однак, усі форми етикету не повинні заважати основному - роботі.
В взаєминах між товаришами по службі непогано було б кожному пам'ятати: говори, що знаєш, роби, що маєш.