Твердження співрозмовника не коментуються словами: "Може бути... може бути" чи "Цілком можливо", чи "Саме собою розуміється", чи "Природно" - це відштовхує.
Правила службового етикету зобов'язують пам'ятати, що:
краще не стосуватися проблем особистого характеру, не розповідати про себе, коли вирішуєш ділові питання;
дискусія - це мистецтво. Треба відстоювати свою позицію, тільки користаючись об'єктивними фактами. Безтактно говорити: "Ти тугодум", "Егоїст", "Цинік" - це епітети, а не аргументи і найчастіше спірні. Аргументом не може також бути підвищений іронічний тон. У будь-якій дискусії варто уникати узагальнень;
недоречні й образливі зауваження типу: "Як примітивно ти міркуєш!" (це може стати початком сварки);
у дружній дискусії неприпустимі і безтактні вираження: "Неправда!", "Вас важко зрозуміти" (відразу пропадає бажання спілкуватись). Можна те ж саме сказати інакше: "А мені здається, що...", "Я не зовсім вас зрозумів..." і т.д.
Іноді запитують, як реагувати на недоречність чи безтактність товариша по службі. Ніщо так не діє, як хвилина загального мовчання, що запановує після невдалого висловлення образи. Як правило, найчастіше ображають і принижують своїх товаришів по службі тому, що глибоко упевнені у своїй безкарності (мається на увазі безтактне поводження того чи іншого керівника).
Слухати співрозмовника - це не значить просто мовчати. Припустимо дивитися на того, хто говорить, порожніми очима, у котрих відбиті власні турботи. Коли хтось говорить, припустимо ритися в сумці, обшарювати власні кишені, поглядати на годинник... Розмовляючи, варто дивитися на співрозмовника зацікавлено і час від часу вставляти які-небудь слова як свідчення того, що ви розумієте, про що мова йде. Якщо дану інформацію ви вже чули, краще відразу сказати: "Знаю, чув", чим потім перервати на півслові. Ввічливий співробітник рідко перериває кого-небудь, навіть якщо слухав це вже кілька разів.
Треба бути дуже невихованим, щоб залишити без уваги звернене до вас питання чи відповісти на нього неввічливо, чи піти і зайнятися іншою справою. Цим ви даєте зрозуміти, що нехтуєте співрозмовника, вважаєте нижче свого достоїнства вислухати, а тим більше відповісти йому.
Інтелігентна, культурна людина мало говорить і про справи своїх товаришів по службі. Іншими словами, не бреше. Якщо звертається хтось з подібною темою, краще відповісти: "Думаю, що нас це не стосується".
Якщо брешуть про вас, не варто на це взагалі звертать уваги. Пояснення, спростування ніколи себе не виправдовують. Адже буває, що ви доводите свою правоту людині, що до цих пір нічого дурного про вас і не чула.
Відповідно до норм і правилам етикету службових взаємин випливає - не варто :
обговорювати зовнішній вигляд співробітника;
починати розмову про те, що може залишитися незрозумілим хоча б одному із присутніх. Це неввічливо;
говорити в суспільстві товаришів по службі натяками, зрозумілими лише частини присутніх;
розповідати сенсаційні, але ще не достовірні новини;
перебивати, коли хтось говорить, особливо якщо це співпрацівник похилого віку;
підказувати слова тому, хто говорить, закінчувати за нього фразу, виправляти його стилістичні помилки;
виправляти привселюдно або неправильно вимовлене іноземне слово;
неприпустимо керівнику (начальнику) робити які-небудь зауваження літньому співробітнику (молодому можна, але тільки в дружній формі, м'яко, як би між іншим);
випитувати в товариша по службі подробиці його хвороби, якщо він обмовився, що погано себе почуває, чи що лежав у лікарні. Якщо він захоче, він розповість сам.
бути нав'язливим стосовно жінки-співробітниці. Потік неспритних люб'язностей і компліментів краще зупинити якомога раніше . Говорити це треба спокійно, неголосно, але категорично, не вплутуючи в дискусію. На комплімент відповідають коротко: "Спасибі";
поводитися занадто розкуто, заволодівати загальною увагою. Варто пам'ятати, що абсолютно неприпустимо жарти з приводу чужого прізвища, комплекції, віку, лисини, росту, національності, місця проживання, кольору волосся, утворення;
розпитувати, хто скільки заробляє;
вимовляти побажання "вийти заміж" співробітниці будь-якого віку. Така неделікатність зустрічається часом і на роботі;
жадати пояснень, якщо хтось, пославшись на зайнятість, відмовляється від участі в незапланованих заходах;
те, що довелося почути випадково, піддавати наступному обговоренню;
питатися професійної поради в лікаря, юриста, якого випадково зустріли на вулиці, у транспорті;
привселюдно займатися самобичуванням, постійно скаржитися на невдачі. Може бути, ваш товариш по службі ніколи цього і не зауважував;
говорити про свої успіхи, високі якості, талантах - нехай це зроблять інші.
Груба людина, де б вона не була (у чи родині на роботі) непридатна для життя, тому що отруїює життя навколишнім.
Правила етикету не дозволяють вихованій людині палити у наступних ситуаціях: там, де висить табличка, забороняюча палити; у театрі, кіно, лікарні; за обіднім столом (у буфетах, кафі, їдалльнях); під час урочистих засідань, зборів, нарад.
Розмова по телефону має свою специфіку. Стереотипні одиниці мовного етикету, застосовувані в телефонних розмовах, заслуговують на особливу увагу.
За правилами гарного тону телефонні розмови ніколи не починають з питання: "Хто говорить?" (це неввічливо). Якщо дзвонять на роботу, знявши трубку, говорять: "Слухаю" чи "Алло".
В умовах роботи краще, якщо знявший трубку назве установу. На відповідь: "Ви помилилися" звонящему не варто запитувати: "А який це номер?" Якщо виявиться, що ви помилилися, варто вибачитися за занепокоєння.
Вихована людина, подзвонивши, починає розмову зі слова: "Здрастуйте" і тільки потім звертається з проханням.
Звертаючи з проханням запросити до телефону близького друга, називаємо його по імені і по батькові, точно так само, як і при дзвінку на роботу чоловіку чи дружині.
Завжди варто назвати себе, якщо приходиться дзвонити додому до замужньої жінки чи одруженому чоловіку, особливо, якщо трубку знімає чоловік чи дружина вашого абонента. Однак той, до якого звернулися з проханням покликати до телефону когось з живучих у будинку, не запитує: "Хто дзвонить?"
Безтактно спочатку запитувати: "Хто говорить?", а потім, коли людина назве себе, заявити, що потрібної йому людини немає на місці. Коли дзвонять вашим товаришам по службі, некрасиво, передаючи трубку, говорити: "Знову твоя дружина".
Коли дзвонять на роботу не по службовій справі, краще уточнити, чи є можливість говорити. Дурне враження робить людина, що, розмовляючи по телефону, спостерігає, чи слухають його. Якщо розмова носить конфіденційний характер, краще перенести її додому.
Коли товариш по службі просить дозволити подзвонити, начальнику не обов'язково негайно виходити з кімнати. Якщо ця потреба очевидна, треба постаратися залишити говорящого одного, але менш демонстративно.
Якщо, відправляючись в іншу установу, вам треба повідомити кому-небудь номер телефону, де ви будете знаходитися, то, придя в цю установу, треба відразу ж попередити про це співробітників. Той, хто потім буде вам дзвонити, повинний, чемно вибачившись, попросити хазяїнів про послугу запросити вас надовго до телефону.
Кожна вихована людина поступить правильно, якщо на початку розмови запитає, чи не перешкодив він і чи можуть йому виділити кілька хвилин. За правилами етикету, краще сказати: "Він не може зараз підійти до телефону", "Вибачте, я звільнюся через годину", нічого не пояснюючи.
Якщо телефон механічно відключився, передзвонює той, хто дзвонив. Закінчує розмову також його ініціатор.
Правила службового етикету, які варто знати і пам’ятати:
передавати знайомим номер телефону товаришів по службі можна тільки з їхньої згоди. Навіть якщо така згода отримана, не слід дзвонити занадто часто;
навіть гарним знайомої після 22 годин не дзвонять. Стараются також не турбувати людей у вихідні дні, а якщо і дзвонять, те завжди говорять коротко;
якщо на п'ятий-шостий сигнал ніхто не відповідає, варто вішати трубку;
не тактовно по телефону поздоровляти з днем народження людини похилого віку, виражати співчуття, запрошувати людей похилого віку на весілля, дякувати за подарунок чи добру послугу; телефон винайдений ще і для того, щоб не заходити до знайомих без попередження.
Листа завжди писали тільки від руки. Тепер їх часто друкують на машинці (чи набирають на комп'ютері), але підписують тільки від руки.
Неохайно виглядають листи, написані на листках із зошита. Якщо лист складається з декількох сторінок, то вони нумеруються. Будь-який лист варто писати чисто, розбірливо, акуратно. У листах не варто що-небудь закреслювати - адресат мимоволі зацікавиться тим, що ж таке ми на ходу роздумали йому повідомити. Дату ставлять на початку листа.
У тексті листа всі займенники необхідно писати з великої букви, наприклад, "Хотів би Вас поздоровити", "Одержав Ваш лист", "Дуже хотів би Вас поздоровити".
У залежності від характеру і змісту листа закінчують його словами: "З повагою", "Прийміть мої найкращі побажання" і т.д. і т.п.
Лист із вираженням співчуття посилають протягом 10 днів з моменту одержання повідомлення. Такий лист вимагає особливої сердечності і не терпить банальних виражень. Пра-вила ввічливості наказують відповісти на отримане співчуття, але людина, що пережила втрату близького, не завжди може це зробити. На подібне мовчання не потрібно ображатися. Якщо усе-таки відповідь можлива, вона може бути дуже короткою:
"Щиро дякую за слова співчуття. Мені приємно було довідатися, що у важку хвилину Ви розділили з мною моє нещастя".