Карточки хранятся на складе в специальных ящиках, они располагаются по группам и подгруппам материальных ценностей, а внутри них по номенклатурным номерам. Хранение карточек в разрезе групп и подгрупп облегчает их поиск и ускоряет разноску данных приходно-расходных документов.
На складах с небольшой номенклатурой материалов вместо карточек складского учета допускается использовать книги сортового учета, содержащие необходимые реквизиты карточек.
Все первичные документы по приходу и расходу ежедневно (или один раз в несколько дней), а лимитно-заборные карты по окончании месяца (или по мере выбора лимита) материально ответственные лица сдают в бухгалтерию.
Связь количественно-сортового учета материалов на складе с их учетом в бухгалтерии в суммовом выражении обеспечивается с помощью ведомости учета остатков материалов на складе. Она открывается в бухгалтерии по каждому складу в разрезе групп, подгрупп и номенклатурных номеров с указанием единиц измерения, учетных цен и остатков в натуральном и денежном выражении на каждое первое число на год. В течение месяца ведомость находится в бухгалтерии и используется для справочных целей.
В конце месяца она передается на склад для переноса сведений об остатках материалов на конец месяца из карточек складского учета по каждому номенклатурному номеру. Материально ответственные лица вместо ведомости остатков могут ежемесячно составлять материальные отчеты о движении ценностей по складу с приложением первичных документов.
Для синтетического учета запасов в Плане счетов бухгалтерского учета предназначены счета II класса. Все материальные счета по отношению к балансу активные. Обороты по дебету отражают поступление ценностей в течение месяца по себестоимости. Обороты по кредиту отражают выбытие запасов на определенные цели по соответствующей оценке в течении месяца.
Поступление производственных запасов
| №№ | Хозяйственная операция | Д-т счета | К-т счета |
| 1. | Поступление запасов от поставщиков без учета суммы НДС | 201 | 631 |
| 2. | Приобретение производственных запасов подотчетными лицами за наличный расчет | 372 | |
| 3. | Оприходование бракованной продукции, подлежащей исправлению | 24 | |
| 4. | Возврат неиспользованных материальных ценностей в производстве | 23 | |
| 5. | Отражение стоимости транспортных, посреднических, коммерческих и других услуг по приобретенным запасам | 631 | |
| 6. | Начисление зарплаты с отчислениями в фонды на социальные мероприятия по погрузке-разгрузке производственных запасов | 66, 65 | |
| 7. | Взнос производственных запасов в уставный капитал предприятия | 46 | |
| 8. | Безвозмездное получение производственных запасов | 745 | |
| 9. | Излишки производственных запасов, выявленные при инвентаризации | 719 |
Производственные запасы поступают на предприятия в основном от поставщиков, с которыми заключаются договора.
В момент отгрузки поставщик обязательно должен выписать налоговую накладную, которая позволяет покупателю отразить налоговый кредит в сумме уплаченного НДС и уменьшить свои платежи в бюджет по НДС.
Налоговая накладная не выписывается, если объем разовой продажи менее 20 грн., при продаже транспортных билетов, оплаты постельных принадлежностей, оплаты проживания в гостиницах. При этом основанием для получения налогового кредита являются сами первичные документы (товарный чек, билет, квитанция).
Для расчетов по НДС в бухгалтерском учете предназначен пассивный балансовый счет 641 «Расчеты по налогам». В соответствии с нормативными и законодательными документами, дата возникновения налогового кредита наступает по 1-му из случившихся событий:
- то ли по перечислению с текущего счета денег поставщику;
- то ли по получению товарно-материальных ценностей.
Отражение НДС (налогового кредита) по первому событию оплаты денег с текущего счета
| №№ | Хозяйственная операция | Д-т счета | К-т счета | Сумма |
| 1. | Перечислено поставщику согласно счета-фактуры поставщика | 371 | 311 | 1200 |
| 2. | Возникновение налогового кредита | 641 | 644 | 200 |
| 3. | Получение и оприходование материальных ценностей от поставщика (без НДС) | 201 | 631 | 1000 |
| 4. | Закрытие расчетов с поставщиком по полученному налоговому кредиту | 644 | 631 | 200 |
| 5. | Произведен зачет задолженностей | 631 | 371 | 1200 |
Отражение НДС (налогового кредита) по первому событию получению материальных ценностей
| №№ | Хозяйственная операция | Д-т счета | К-т счета | Сумма |
| 1. | Оприходованы материальные ценности от поставщика (без НДС) | 201 | 631 | 1000 |
| 2. | Отражение налогового кредита по расчетам с поставщиком | 641 | 631 | 200 |
| 3. | Второе событие – оплата денежных средств поставщику | 631 | 311 | 1200 |
Выбытие запасов отражается по кредиту сч. 20 «Производственные запасы» в корреспонденции с дебетом счетов:
· Если предприятие применяет счета класса 8 по элементам затрат, то вся сумма выбывших запасов отражается бухгалтерской проводкой
Д-т сч. 80 К-т сч. 20
В конце месяца сч. 80 «Расходы по элементам» закрывается и списание производственных запасов распределяется по местам возникновения списанных запасов, которое отражается в учете:
| №№ | Хозяйственная операция | Д-т счета | К-т счета |
| 1. | Использование и отпуск запасов в производство | 23 | 80 |
| 2. | Использование запасов персоналом на общепроизводственные нужды | 91 | 80 |
| 3. | Использование запасов административным персоналом для общехозяйственных нужд | 92 | 80 |
| 4. | Использование запасов отделом маркетинга | 93 | 80 |
· Если предприятие не применяет счета класса 8, то выбытие запасов отражается по кредиту сч. 20 в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов:
| №№ | Хозяйственная операция | Д-т счета | К-т счета |
| 1. | Использование и отпуск запасов в производство | 23, 91, 92, 93 | 20 |
| 2. | Отпуск запасов на содержание и эксплуатацию оборудования | 91 | 20 |
| 3. | Отпуск запасов на исправление брака в основных и вспомогательных цехах | 24 | 20 |
| 4. | На расходы по подготовке и освоению производства | 39 | 20 |
| 5. | На капитальное строительство | 15 | 20 |
| 6. | Списаны по балансовой стоимости испорченные запасы в связи со стихийными бедствиями и чрезвычайными происшествиями | 99 | 20 |
| 7. | Реализация производственных запасов | 943 | 20 |
| 8. | Безвозмездная передача запасов | 949 | 20 |
Понятие и особенности учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов
В соответствии с разработанными стандартами по учету производственных запасов и Плана счетов, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы были разделены на две части:
- малоценные предметы, срок службы которых не превышает одного года; они должны учитываться как запасы по 2-му классу счетов на активном балансовом счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» в соответствии со стандартом 9 «Запасы»; синтетический учет на счете 22 аналогичен синтетическому учету по счету 20;
- малоценные предметы сроком службы более одного года, именуемые как малоценные необоротные активы, которые должны учитываться как необоротные активы по 1-му классу счетов на активном балансовом счете 112 «Малоценные необоротные активы» в соответствии со стандартом 7 «Основные средства»; синтетический учет на счете 112 аналогичен синтетическому учету по счету 10 «Основные средства»
Каждое предприятие в соответствии с законодательством обязано ежегодно производить инвентаризацию производственных запасов в соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине». На практике инвентаризации проводятся чаще в связи со сменой материально-ответственных лиц или в целях контроля (выборочные инвентаризации). Документы по проведенной инвентаризации передаются в бухгалтерию, где составляются сличительные ведомости и проверяются с данными учета. После этого в бухгалтерии все расхождения регулируются.
При регулировании инвентаризационных разниц может выявиться:
а) пересортица материальных ценностей;
б) излишек;
в) недостача.
Взаимный зачет остатков и недостач вследствиепересортицыможет быть допущен:
– только по товарно-материальным ценностям одинакового наименования и в тождественном количестве при условии, что остатки и недостачи образовались за один и тот же проверяемый период и у одного и того же лица. В учете отражение пересортицы оформляется бухгалтерской проводкой Д-т сч. 20, 22 К-т сч. 20, 22.
Излишек материалов должен быть оприходован по учетным ценам или по ценам возможного использования (с обязательным отражением в валовых доходах), что в учете отражается записью: