Аналитический учет кассовых операций ведется кассиром в “Кассовой книге” или в “ Отчете кассира”. По мере движения наличных денежных средств на основании первичных документов производятся записи в кассовую книгу при поступлении и расходовании денег. Кассовая книга ведется ежедневно. В
конце дня выводится остаток денег в кассе. Если движение денежных средств
незначительное, то аналитический учет ведется понедельно. Аналитический учет кассовых операций ведется в кассовой книге в двух экземплярах. Выдача денежных средств кассиром осуществляется только на основании РКО.
Синтетический учет ведется на счете 50 “Касса”.
Дт - поступление денежных средств Кт - 51, 52, 55, 62, 76, 71 и др.
Кт - выдача наличных денежных средств - Дт 70, 71, 75, 43, 97, 51, 52, 26 и др.
Синтетический учет ведется в ведомости № 1 по Дт сч. 50, по Кт сч. 50 - в журнале-ордере.
Если предприятием осуществляется выдача иностранной валюты через кассу, то для ведения кассовых операций в валюте открывается специальный субсчет для учета денег в иностранной валюте и специальный субсчет для учета в отечественной валюте в соответствии с курсом.
1.2.Документальное оформление и учет операций на расчетном счете
Все временно свободные денежные средства предприятия, за исключением наличных денег в кассе, должны храниться на его расчетном счете, открываемом в отделении банка.
На расчетный счет предприятия зачисляются выручка за реализованную продукцию (работы, услуги) от покупателей, заказчиков и другие поступления. Наличные деньги для зачисления на расчетный счет (выручка от реализации продукции, работ, услуг, не выданная заработная плата и др.)банк принимает от представителя владельца счета.
Банк выполняет поручения предприятия о перечислении или выдаче соответствующих сумм в оплату приобретенных товарно-материальных ценностей, по погашению ссуд банка и займов, обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами, поставщиками, другими кредиторами, для расчетов с членами трудового коллектива по оплате труда, на командировочные, хозяйственные и представительские расходы, приобретение горюче-смазочных материалов, другие цели в пределах остатка средств на счете и соблюдения очередности, предусмотренной законодательством.
Банк контролирует операции, совершаемые по расчетному счету. В частности, проверяет, не проводит ли предприятие – владелец счета операции, не соответствующие характеру его деятельности, предусмотренной уставом, нарушающие установленный порядок использования средств или правил расчетов.
Для открытия расчетного счета предприятие представляет в учреждение банка:
- заявление установленной формы на открытие счета;
-копии устава предприятия и учредительного договора, заверенные нотариально;
-копию регистрационного свидетельства предприятия, заверенную нотариально;
-свидетельство налогового органа о регистрации предприятия в качестве налогоплательщика;
-копию документа о регистрации в качестве плательщика в Пенсионный фонд РФ;
- копию документа о регистрации в территориальном фонде обязательного медицинского страхования в качестве плательщика;
- карточку с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного бухгалтера предприятия и оттиском печати предприятия по установленной форме, заверенную нотариально;
- копию справки о присвоении статистических кодов.
Все операции по расчетному счету банк проводит с согласия владельца или на основании его распоряжений (документов установленной формы).
Наличные деньги с расчетного счета выдаются предприятию (на оплату труда, премий, и т.п.) на основании чеков. Денежный чек представляет собой
распоряжение предприятия банку выдать указанную в нем сумму наличных денег с его расчетного счета.
Для учета операций расчетного счета предусмотрен активный денежный счет 51 «Расчетные счета». На дебете счета 51 отражают поступления средств на расчетный счет с кредита разных счетов в зависимости от вида поступлений. (см. Приложение 1) По кредиту счета 51 отражают списание денежных средств с расчетного счета в дебет разных счетов в зависимости от вида расходов.
(см. Приложение 2)
1.3.Формы расчетов за товарно-материальные ценности
Большинство расчетов между организациями производится безналично. Безналичные перечисления ведутся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций (расчетных, кредитных и др.) заменяющих наличные деньги в обороте. Поэтому обязательным посредником при этом будет выступать банк как плательщика, так и получателя.
Согласно Положениям о безналичных расчетах в Российской Федерации Банка России,[2] организации используют следующие формы и способы расчетов: платежные поручения, платежные требования- поручения, посредством аккредитивов и особых счетов, в порядке плановых платежей, расчетные чеки, пластиковые карты и др.
Применение этих форм зависит от договоренности между предприятием- поставщиком и покупателем.
Расчеты платежными поручениями – самая распространенная форма расчетов, так как используется в местных, одногородных и иногородних расчетах между организациями, за материальные ценности, работы и услуги, с бюджетной системой по всем видам налогов и платежей, с органами социальной защиты по отчислениям и полученным средствам.
Расчеты платежными требованиями-поручениями возникли на базе акцептной формы расчетов и сводятся к следующему: поставщик, отгрузив продукцию, заполняет первую часть (требование), выписывая платежное требование-поручение на покупателя-плательщика, отсылает ему или доставляет нарочным, или передает в свой банк. Получив платежное требование-поручение, плательщик обязан заполнить вторую часть – платежное поручение, поручая банку списать с его расчетного счета указанную сумму, так как обязательства (условия договора) поставщиком выполнены. Организация-плательщик сдает этот полностью оформленный документ в банк для оплаты. Банк после списания средств пересылает документы в банк поставщика для зачисления платежа на его расчетный счет.
Счет 55 «Специальные счета в банках» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся на территории РФ и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах.
Одним из распространенных видов расчетов является аккредитивная форма. При расчетах аккредитивами плательщик поручает обслуживающему его банку произвести за счет депонированных своих средств или кредита банка оплату товарно-материальных ценностей, выполненных работ, оказанных по месту нахождения получателя, на условиях, предусмотренных плательщиком в заявлении на аккредитив. Аккредитив представляет собой поручение банка покупателя банку поставщика оплатить расчетные документы.
Расчеты чеками. Расчетный чек – письменное поручение банку перечислить со счета чекодателя указанную в чеке сумму. Чековые книжки организации могут получить в своем банке. Чеки действительны в течение 10 дней, не считая даты выписки. К оплате принимаются чеки на различные суммы. В настоящее время чеки применяются редко, так как не имеют достаточных степеней защиты. Чеки можно использовать в расчетах с магазинами, оптовыми базами, за товары и услуги транспорта и связи. Выдавая чековую книжку, банк должен указать лимит, на который можно выписывать чеки; лимит устанавливает организация, а срок использования не более 6 мес.
Расчеты в порядке плановых платежей осуществляются между организациями при постоянных равномерных поставках товарно-материальных ценностей или оказании услуг. Договором между потребителем и поставщиком устанавливается постоянная плановая сумма стоимости и количества продукции или услуг, подлежащая оплате ежедневно. Оплата оформляется платежными требованиями или платежными поручениями. В согласованные сроки расчеты регулируются, т.е. сопоставляются выплаченные суммы с фактическим объем полученной продукции или услуг.
Расчеты с использованием векселей. С помощью передаточной надписи (индоссамента) вексель может использоваться неоднократно, выполняя функцию кредитно-расчетного документа. Для ускорения процесса оборота средств векселедержатель посредством индоссамента передает вексель банку до наступления срока платежа и получает вексельную сумму за вычетом процента в пользу банка.
1.4.Учет расчетов с подотчетными лицами
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные нужды.
При выдаче денежных средств организация обязана:
- определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается.
- получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства.
- выдавать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета им по ранее выданным авансам.
- запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». При этом на сумму денежных средств, выданных под отчет, делается запись: Д-т сч. 71, К-т сч. 50
Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении прибыли, определяются Министерством финансов России (по заграничным командировкам – по согласованию с Министерством иностранных дел России).