В соответствии с указанными нормативными актами руководитель организации должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче их, а в случае необходимости — транспортное средство. Кассир на ЗАО «Элмат-Спецмаш» платы не имеет охраны при транспортировке денежных средств .
При транспортировке денежных средств руководителем предприятия разглашается маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей и требует выполнять какие-либо поручения.
Касса организации не отвечать следующим требованиям:
- она не изолирована от других служебных помещений;
- закрывается на одну дверь.
- не укрепленна металлическими решетками на оконных проемах между рамами либо с внутренней стороны помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны;
- имеет сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, не прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
После окончания рабочего дня кассир не опечатывает (опломбировывает) сейф и помещение кассы.
В организации нет охранника, а оплату инкассаторской машины руководитель считает не нужными расходами. В связи с невыполнением норм перевозки денег и хранения их. Рекомендуется так как основные денежные средства из кассы расходуются на бензин и выдачу заработной платы.
Во-первых перейти на выплату заработной платы на карточки. В настоящий момент у банков есть очень выгодные предложения и за вычетом расходов на обналичивание денежных средств и оплату бензина на поездки за денежными средствами в банк, перевод на карточки будет стоить предприятию столько же даже немного меньше.
Во- вторых перейти на безналичную оплату бензина в данный момент некоторые заправочные станции при переводе денежных средств на их счет выдают карточку с определенным количеством бензина. Водитель предъявляет карточку при заправке и с нее снимаются необходимое количество литров. Это позволяет иметь меньше денежных средств в кассе и уменьшает количество авансовых отчетов на предприятии.
К тому же на предприятии не ведется журнал учета расходных и приходных ордеров. Есть незначительные ошибки вызванные сбоями в программе «1С:Бухгалтерия» из-за которых сбивается нумерация кассовой книги. В ходе проверки проведенной банком ошибки в кассовой книге были устранены. А в качестве журнал учета расходных и приходных ордеров был принят реестр расходных и приходных ордеров.
К тому же серьезным недостатком в ведении кассовых операций служит то, что на ЗАО «Элмат-Спецмаш» не проводится инвентаризация.
Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе должна производится согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.
Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15).
На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации.
Еще раз вернемся к рекомендациям которые мы можем дать на основе проведенного анализа кассовых операций на ЗАО «Элмат-Спецмаш».
В соответствии с нормативными актами руководитель организации должен предоставлять кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков, касса организации должна отвечать всем нормативным требованиям.
Рекомендуется так как основные денежные средства из кассы расходуются на бензин и выдачу заработной платы.
Во-первых перейти на выплату заработной платы на карточки. В настоящий момент у банков есть очень выгодные предложения и за вычетом расходов на обналичивание денежных средств и оплату бензина на поездки за денежными средствами в банк, перевод на карточки будет стоить предприятию столько же даже немного меньше.
Во- вторых перейти на безналичную оплату бензина в данный момент некоторые заправочные станции при переводе денежных средств на их счет выдают карточку с определенным количеством бензина. Водитель предъявляет карточку при заправке и с нее снимаются необходимое количество литров. Это позволяет иметь меньше денежных средств в кассе и уменьшает количество авансовых отчетов на предприятии.
Инвентаризацию наличия денежных средств в кассе производить согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц.
3.3Анализ учета расчетных операций на предприятии и варианты, его усовершенствования.
На основании анализа расчетных операций на предприятии мы можем сделать выводы, что большая часть денежных средств проходит по счетам 60 “Расчеты с поставщиками”, 62 “Расчеты с покупателями и заказчиками”, 50 “Касса” и 68 “Расчеты по налогам и сборам” что характерно для предприятия производителя.
Проведя анализ деятельности предприятия за год, мы можем сделать вывод, что у предприятия за последние пол года увеличились долги перед бюджетом, это нам говорит о не разумности в расходовании средств, что приводит к выставлению предприятию инкассовых поручений и росту пени по неоплаченным вовремя налогам.
Следует отметить, что фактически предприятие проводит поставку продукции нескольким юридическим лицам ООО «Мебельная фабрика Марта», ООО «Камбио», ООО « Евразия-Офис» и ИП Алексееву. Основным покупателем является ООО «Мебельная фабрика Марта» и падение заказов от основного покупателя приводит к тяжелому финансовому положению на ЗАО «Элмат-Спецмаш». В связи с падением спроса денежных средств с расчетного счета не хватает для уплаты налогов, сборов и отчислений на социальные нужды, а также на оплату аренды и организационных расходов (услуг связи, Интернета и т.д.), заработную плату рабочим и оплату материалов.
В данной ситуации необходимо уменьшение затрат. Рекомендуемый нами способ это переведение персонала на 2/3 рабочего времени. Это позволит уменьшить налоговое бремя и затраты на оплату труда, закупка материалов и так уменьшится в связи с уменьшением объема производимых товаров. Ну и конечно приоритетная позиция по отношению к ООО «Мебельная фабрика Марта» должна быть пересмотрена и начат поиск новых серьезных партнеров.
Применение только платежных поручений при расчетных операциях, конечно, упрощает трудоемкость учетного процесса, но снижает уверенность организации в сохранности денежных средств. Поэтому можно рекомендовать ЗАО «Элмат-Спецмаш» при расчетах использовать платежные требования. Они более всего отвечают интересам предприятия так как на равнее с большими долгами ЗАО «Элмат-Спецмаш» перед бюджетом. У ЗАО «Элмат-Спецмаш» есть несколько предприятий не выполняющих обязательства перед ними.
При использовании платежных требований получатель средств представляет в обслуживающий его банк расчетный документ, содержащий требование к плательщику об уплате получателю определенной суммы через банк за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. Оплата платежных поручений-требований может быть последующим и предварительным.
При предварительном акцепте банк производит списание средств со счета плательщика, если он не заявит в установленный срок отказ от акцепта. При последующем акцепте банк плательщика оплачивает платежное требование сразу после его поступления. Если плательщик в установленный срок заявит об отказе от акцепта, то банк немедленно восстанавливает сумму платежа на счете плательщика и списывает ее со счета получателя. Банк принимает последующие отказы от акцепта иногородних и одногородних требований в течении трех рабочих дней после поступления требования в банк плательщика.
Требование предъявляется в банк при иногородних расчетах в трех экземплярах, при одногородних - в четырех экземплярах.
Плательщик имеет право отказаться от акцепта счета в полной сумме в случае отгрузки поставщиком продукции не заказанной, недоброкачественной, нестандартной, некомплектной досрочной поставки товаров или долгосрочного оказания услуг, предъявления поставщиком бестоварного требования, отсутствия утвержденных или согласованных в установленном порядке цен на товары и услуги и др. ,
Если покупатель отказался от акцепта поручения-требования, то поступившие по этому поручению-требованию товары поступают на ответственное хранение покупателя. При частичном отказе от акцепта товар остается на ответственном хранении покупателя в той части, от оплаты которой он отказался.
В случае акцепта платежного поручения- требования отделение банка покупателя извещает отделение банка поставщика об оплате покупателем расчетного документа. Сумма платежа зачисляется отделением банка поставщика на расчетный или другой счет поставщика.
Достоинством акцептной формы расчетов платежными требованиями является то, что она позволяет плательщику контролировать соблюдение поставщиком условий, предусмотренных договорами. Ее недостаток заключается в сравнительно медленном поступлении средств на счет поставщика ( 3 дня на акцепт и двойной срок почтового пробега).
Расчеты платежными поручениями-требованиями могут осуществляться и без их акцепта. Например, со счетов плательщика без акцепта оплачиваются требования за газ, воду, электрическую энергию, канализацию, пользование телефоном, почтово-телеграфные и некоторые другие услуги.
На ЗАО «Элмат-Спецмаш» операции ведутся в системе Клиент-банк для отправки платежных поручений необходимо создать их в «1С:Бухгалтерии 4.5.» затем экспортировать в Клиент-Банк. В системе Клиент-Банк платежные поручения подписываются электронными подписями. И затем отправляются в банк через сеть с помощью модема. Оперативность работы с денежными средствами возрастает. Так как находясь на рабочем месте вы можете даже в последние 5 минут работы банка сделать необходимый платеж. Узнать о поступлении денежных средств или отозвать необходимое платежное поручение. Что безусловно является достоинством системы Клиент-банк.