Из этой цели вытекают следующие основные задачи учета и контроля денежных средств:
-проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете;
-обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, выявление дебиторской и кредиторской задолженностей, средств в расчетах в иностранной валюте;
-своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, документов и расчетов, обеспечение взыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженностей и ссуд кредитных учреждений в установленные сроки;
-обеспечение сохранности денежных средств, документов в кассе и других местах их выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью всех неотложных нужд предприятия, где по условиям расчетов или исходя из характера деятельности она необходима;
-изыскание возможности наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход.
Предприятия, осуществляют текущую, инвестиционную и финансовую деятельность, вступают во взаимоотношения с юридическими и физическими лицами, в том числе с членами своего трудового коллектива. Эти взаимоотношения основаны на денежных расчетах.
При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций. При проведении расчетных операций банки контролируют соблюдение предприятиями платежной и договорной дисциплины, а также содействуют применению наиболее целесообразных форм расчетов.
Для бухгалтерского учета денежных средств применяется система счетов бухгалтерского учета, в Плане счетов бухгалтерского учета в разделе “Денежные средства”. Он включает в себя счета учета денежных средств и финансовых документов (кассы, расчетного, валютного и специальных счетов т.д.).
В соответствии с Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлением правления Национального банка Республики Беларусь от 26.03.2003 №57 кассовые операции это:
· оприходование в кассу наличных денег;
· соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег;
· прием наличных денежных средств в кассу, выдача наличных денег из кассы организации и оформление кассовых документов;
· порядок использования выручки;
· порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс банков;
· ведение кассовой книги и хранение наличных денег и других ценностей.
Согласно Правилам ведения кассовых операций в Республике Беларусь, утвержденным постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 26.03.2003 №57 в кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Для установления такого лимита предприятие представляет в обслуживающее учреждение банка расчет по установленной форме. В случае, когда предприятие не представляет расчет на установление лимита остатка средств наличных денег в кассе, этот лимит считается нулевым.
Правила ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь разработаны на основании статей 26, 30 Банковского кодекса Республики Беларусь и устанавливают единый порядок проведения, учета, оформления кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами на территории Республики Беларусь в наличных белорусских рублях, а также организацию контроля за соблюдением правил ведения кассовых операций.
Выдача разрешений на расчеты наличными деньгами между предприятиями, их обособленными подразделениями, предпринимателями, частными нотариусами производится в соответствии с пунктами 19, 20 Правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 31 октября 2002 г. N 213 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2002 г., N 132, 8/8775).
Для приема, хранения и расходования наличных денег организация имеет кассу. Учет кассовых операции регламентируется Правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь (постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 26 марта 2003 г. № 57).
Наличные денежные средства могут быть получены в учреждениях банков, в которых открыты соответствующие счета, на цели, установленные законодательством Республики Беларусь. Полученные в банке наличные деньги расходуются на те цели, на которые они получены.
Организации могут иметь в своей кассе наличную иностранную валюту в пределах лимитов остатка, устанавливаемых учреждениями уполномоченных банков как в рублевом эквиваленте, так и номинале.
Кассовые операции в иностранной валюте регулируются Положением о ведении кассовых операций с иностранной валютой на территории Республики Беларусь, утвержденным решением Правления Национального банка Республики Беларусь 28 июня 2007 г. №98.(в ред. постановления Правления Нацбанка от 26.12.2006 N 214)
2. Учет кассовых операций
2.1. Документальное оформление кассовых операций
Для хранения денежных средств и осуществление операций по расчетам ЧУП «Воложинский кооппром» имеет текущий расчетный счет в белорусских рублях в отделении ОАО “Белагропромбанк” в г. Воложине. Данный счет позволяет осуществлять операции по погашению задолженности перед поставщиками, бюджетом, фондом социальной защиты и Белгосстрахом, а также получать деньги в кассу для расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по заработной плате. Одновременно на расчетный счет поступает выручка от реализованной продукции.
Согласно законодательству наличные деньги организаций подлежат обязательному зачислению и хранению на соответствующих счетах в банках. Сдача наличных денег осуществляется путем передачи их в кассы банков либо работникам службы инкассации, либо эксплуатационным предприятиям Министерства связи. При этом Правилами организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 31.10.2002 № 213 устанавливаются сроки сдачи наличных денег. Для организаций, расположенных в населенном пункте, где имеются банки и предприятия Министерства связи — ежедневно, независимо от дня поступления выручки. Для организаций, расположенных в местах, где нет данных учреждений, а также находящихся на отдаленном расстоянии от них, и для организаций, имеющих незначительные ежедневные или периодические поступления наличных денег в кассы – один раз в несколько дней, но не реже одного раза в 7 календарных дней.
ЧУП «Воложинский кооппром» сдает наличные деньги в банк два раза в пять дней. Эта процедура оформляется заполнением объявления на взнос наличными, которое состоит из трех частей: непосредственно объявления, квитанции и ордера. Первая часть объявления остается в кассе банка. Вносителю денег выдается квитанция, которую он предоставляет в кассу организации. Ордер вместе с выпиской банка выдается на следующий день представителю организации.
В тоже время, субъекты хозяйствования могут иметь в своих кассах наличные деньги на конец рабочего дня в пределах лимита, установленного банком в соответствии с законодательством. Организации обязаны ежегодно предоставлять в обслуживающее учреждение банка заявку для установления лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки, разрешение на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу.
Учреждения банков по согласованию с руководством субъектов хозяйствования, устанавливают предельный остаток наличных денег в кассах, порядок и сроки сдачи денежной выручки, а также размеры ее использования в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Для ЧУП «Воложинский кооппром» лимит установлен в размере 350000 белорусских рублей.
Наличные деньги, полученные от продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) в конце рабочего дня после заезда инкассаторов или сдачи выручки самостоятельно, не являются сверхлимитными, но при условии документального подтверждения времени продажи (при использовании кассовых аппаратов) и сдачи их на следующий рабочий день в банк.
Поступление денежных средств в кассу хозяйства оформляется с использованием приходных кассовых ордеров и других приходных документов, утвержденных в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Согласно приказу Министерства финансов от 29.10.1999 № 311 для приема денежных средств были утверждены приходный кассовый ордер формы № КО-1, квитанция формы КВ-1 и талон формы № 20-ФС.
Согласно вышеназванному нормативному документу бланки приходных кассовых ордеров изготавливаются только типографским способом по заказам Белбланкоиздата. В случае использования приходных кассовых ордеров для приема денежных средств при реализации продукции (товаров, работ, услуг) перед их применением они в обязательном порядке регистрируются в налоговых органах, после чего подлежат учету как бланки строгой отчетности. Использование копии (ксерокопии) зарегистрированного в налоговой инспекции ордера для приема денежных средств запрещается и рассматривается как сокрытие дохода.
Приказом Минфина Республики Беларусь от 28.05.2003 № 1081, внесшим дополнения в приказ от 24.07.2002 № 501 «О регистрации бланков строгой отчетности в Государственном реестре бланков строгой отчетности», приходный кассовый ордер формы КО-1 включен в перечень бланков, которые регистрируются в Государственном реестре бланков строгой отчетности. После данной регистрации приходные кассовые ордера имеют определенную степень защиты и идентификационный номер, нанесенный при изготовлении. И с момента их приобретения организацией бланки приходных кассовых ордеров формы КО-1 подлежат учету как бланки строгой отчетности.