Типичные ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров:
· не указывается название организации;
· не проставляются или исправляются номера кассовых ордеров, не соблюдается правило сквозной нумерации с начала года;
· неправильно указывается или не указывается дата;
· не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
· после совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»;
· отсутствуют необходимые подписи и печати;
· отсутствуют росписи получателей денежных средств.
Типичные ошибки при заполнении кассовой книги:
· не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
· не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня;
· ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка;
· иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней.
Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, подпись на его расходных кассовых ордерах не обязательна.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишками кассы и зачисляются в доход предприятия.
Проверяя расходование наличных денег из кассы, аудитор должен обратить внимание на юридическую обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы и другое). Аудитор также проверяет обоснованность выделения НДС в приходных и расходных кассовых документах, выясняет соблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. В Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 60 тысяч рублей. Пытаясь обойти запреты, отдельные предприятия разбивают сумму платежа и проводят ее по разным ордерам.
Таким образом, выявляя нарушения кассовой дисциплины, аудитор может оценить величину финансовых санкций, которые могут быть наложены на предприятие в целом в случае его проверки, и сопоставить ее с финансовым результатом деятельности предприятия.
Следовательно, проверка проводится с целью установить, совершаются ли на предприятии расчеты с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину. Для этого применяется метод сплошной проверки (просмотра) расходных кассовых ордеров, а также отчетов кассира, кассовых книг, договоров с юридическими лицами.
Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями являются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку, проверка дебиторской и кредиторской задолженности и может быть сверкой расчетов.
Проверка правильности и своевременности оприходования денег, получаемых по денежным чекам из банка, является целью выявления неоприходования денег в кассу предприятия. Для этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись «Получено из банка по чеку __», сверяется сумма, указанная в кассовой книге, с суммой, указанной на корешке чековой книжки, и суммой, указанной в выписке банка. Кроме того, сличается номер чека, указанный в приходном ордере, с номером на корешке чека.
При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.
При проверке правильности отражения в балансе денежных средств не следует ограничиваться только сопоставлением их остатков по главной книге с балансовыми данными. Необходимо провести хотя бы выборочную проверку правильности ведения кассовых операций (не менее чем за 3–4 месяца) с привлечением всех необходимых учетных регистров и первичных документов. Это позволит также сделать определенные выводы о правильности ведения бухгалтерского учета на предприятии и определить круг тех операций (и счетов), проверке которых должно быть уделено особое внимание.
В заключение проверки аудитор проверяет правильность указанной по счету 50 «Касса» корреспонденции счетов, подсчета оборотов и остатка по счету. Для этого сверяются данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра.
Типичные ошибки, выявляемые при проведении аудита кассовых операций:
· неполное оформление первичных документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер документа, код организации и так далее);
· неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и так далее);
· излишнее списание денег по кассе, неоднократное использование одних и тех же документов;
· списание сумм без оснований и по подложным документам;
· искажение остатка на начало и конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах;
· некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического и аналитического учета;
· присвоение сумм, законно и незаконно начисленных разным лицам и организациям;
· присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям;
· расчеты суммами наличных денег, превышающими предельную величину;
· расчеты с начислением наличных денег без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации их в налоговых органах;
· сверхлимитное накопление денежных средств в кассе;
· для проведения ревизии кассы не назначается приказом руководителя предприятия специальная комиссия;
· в нарушение приказа руководителя предприятия на предприятии внезапные ревизии кассы не проводились;
· отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
· на предприятии в установленном порядке не ведется кассовая книга;
· кассир при закрытии платежных ведомостей реестр депонированных сумм не составляет.
3 Аудит денежных средств на расчетных, валютных и прочих счетах в банках
Счет 51 «Расчетные счета» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте РФ на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях.
Счет 52 «Валютные счета» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в иностранных валютах на валютных счетах организации, открытых в кредитных организациях на территории РФ и за ее пределами. При этом к счету 52 могут быть открыты следующие субсчета: 52-1 «Валютные счета внутри страны», 52-2 «Валютные счета за рубежом».
Операции по расчетному и валютному счетам отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации и приложенных к ним денежно-расчетных документов.
Счет 55 «Специальные счета в банках» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся на территории Российской Федерации и за ее пределами, в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.
Информационная база, используемая аудитором при проверке операций по счетам в банке, включает:
1) Основные нормативные документы, регулирующие порядок проведения операций на расчетном, валютном и других счетах в банках и бухгалтерский учет этих операций, а именно:
- Сведения о рублевых, валютных и прочих счетах в банках и иных кредитных учреждениях, действующих на территории Российской Федерации.
- Отчет о движении денежных средств (форма № 4 бухгалтерского баланса).
2) Приказ об учетной политике организации.
3) Регистры синтетического учета операций на счетах в банке: главная книга, журналы-ордера № 2, 3, ведомость № 2.
4) Первичные документы, оформляющие операции по счетам в банке: договор на расчетно-кассовое обслуживание с банком, выписки по лицевым счетам, платежные поручения, мемориальные ордера, платежные требования-поручения, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера.
По приказу об учетной политике аудитор знакомится:
· с рабочим планом счетов, используемых для отражения операций по счетам в банке;
· документооборотом (графиком документооборота) первичных документов, связанных с учетом денежных средств на счетах в банке;
· перечнем лиц, которым предоставлено право подписи денежных и расчетных документов по операциям на счетах в банке.
Перед проведением проверки составляется примерный перечень процедур для определения качества внутреннего контроля в организации.
Для проведения проверки расчетных и валютных счетов необходимо:
1) Получить полный список используемых расчетных и валютных счетов во всех банках, классифицировать хозяйственные операции, связанные с движением иностранной валюты.