Рішення стосовно запровадження управлінського обліку та системи його організації повинно прийматися керівником підприємства виходячи з існуючих потреб в інформації та наявних ресурсів, що можуть використовуватися для побудови та запровадження управлінського обліку. При цьому можна обрати один із таких варіантів системи організації управлінського обліку:
автономний управлінський облік (передбачає розроблення системи рахунків, документів i звітності управлінського обліку, що існує окремо від бухгалтерського обліку);
інтегрований управлінський облік (передбачає застосування єдиного плану рахунків бухгалтерського обліку, розробляються лише спеціальні форми управлінської звітності та, за певних обставин, первинних документів).
На відміну від бухгалтерського обліку, що ведеться відповідно до регламентованих принципів та правил, які встановлюються державними органами у вигляді стандартів, положень, інструкцій тощо i є обов’язковими для виконання, принципи та правила управлінського обліку обираються керівництвом i повинні бути найкориснішими під час прийняття управлінських рішень, що забезпечуються якісною інформацією.
Інформація для керівництва повинна бути: імовірною та своєчасною (краще швидко та вчасно надавати неповні дані з певною часткою ймовірності, ніж занадто пізно повну інформацію); доцільною та специфічною (відповідати потребам зацікавлених осіб та цілям, заради яких вона готується); закритою (доступ до інформації має обмежуватися керівником підприємства); неупередженою (подання інформації має бути нейтральним i не містити висновків, щоб не впливати на рішення). Як правило, інформація управлінського обліку є комерційною таємницею, оскільки відображає стратегію розвитку підприємства на майбутнє i тактику поточної діяльності.
Вимоги до бухгалтерської інформації визначено у ПБО 1. Відповідно до цих вимог інформація повинна бути дохідливою й розрахованою на однозначне тлумачення її користувачами, доречною, а також надавати можливість користувачам порівняти фінансову звітність підприємства за різні періоди та різних підприємств. Така інформація є відкритою i міститься у фінансових звітах, формати яких стандартизовані та затверджені відповідними національними положеннями (ПБО 2, ПБО 3, ПБО 4, ПБО 5, ПБО 6).
Оскільки інформація, необхідна керівництву в процесі діяльності та вирішення проблем, має надаватися швидко, то вона буде не досить точною, а міститиме багато приблизних оцінок. Інформація бухгалтерського обліку має надаватися без будь-яких приблизних оцінок, допустимими є незначні відхилення лише в межах обгрунтованого рівня суттєвості. Крім грошових та натуральних вимірників, що використовуються в бухгалтерському обліку, в управлінському обліку інформація може бути подана також із застосуванням якісних вимірників.
Господарські операції та процеси, що відбулися протягом певного звітного періоду, в бухгалтерському обліку відображаються в первинних документах, перелік i форми яких офіційно затверджено наказами Міністерства статистики України. Натомість в управлінському обліку перелік документів, зміст i формати їх подання визначаються підприємством виходячи з переліку управлінських рішень та затверджуються керівником.
Частота подання управлінської звітності залежить від потреб управління. Для створення ефективної системи управлінської звітності потрібні такі ресурси: вихідні дані; форма та зміст системи звітності, узгоджені з керівництвом; метод накопичення та впорядкування інформації. Форма подання інформації має бути легкою для сприйняття користувачем i зорієнтована на те, що користувач знайомиться з питанням вперше. Регулярні й точні управлінські звіти дадуть керівництву необхідну інформацію для прийняття раціональних рішень, сприяючи таким чином успішному розвитку підприємства. Щодо фінансової звітності, то порядок i терміни подання встановлені чинним законодавством i підлягають обов’язковому виконанню.
Бухгалтерський облік дає можливість оцінити результати діяльності всього підприємства в цілому, тоді як управлінський облік — у межах окремих центрів відповідальності та залежно від мети надання управлінської інформації.
Розвиток управлінського обліку на сучасному етапі полягає в поєднанні таких функцій, як планування, облік, контроль i аналіз. Результатом такого поєднання має бути система інформаційного забезпечення прийняття управлінських рішень, обслуговувати яку повинен управлінський облік.
Управлінська інформація дає можливість керівництву приймати більш ефективні рішення. Поточні рішення приймаються з урахуванням загального стану економіки та наявності ресурсів й можливостей підприємства на даний відрізок часу, але на ці рішення значно впливає якість довгострокових рішень, причому довгострокові рішення важко змінити (за певних умов вони не підлягають зміні), а поточні рішення можна змінювати, i доволі часто. Таким чином, необхідність запровадження управлінського обліку на підприємстві пояснюється тим, що він повинен:
бути корисним під час розроблення стратегії розвитку підприємства;
допомагати керівництву приймати управлінські рішення щодо визначення сегменту ринку, розробки товару, встановлення цін тощо;
контролювати бізнес (розподіл обсягів роботи i ресурсів, рівень запасів, контроль потоку коштів);
допомагати оцінити отримані результати (аналіз витрат, ефективність праці, порівняльний аналіз діяльності);
надавати інформацію в разі відхилення контрольованих показників функціонування підприємства від їх запланованих значень;
привертати увагу керівництва i визначати центри, в яких виникли відхилення, з метою проведення коригування (здійснювати коригувальні дії).
Діюча система управлінського обліку обов’язково повинна містити такі основні елементи:
центри відповідальності;
контрольовані показники;
первинні документи управлінського обліку;
облікові регістри для групування даних;
форми управлінської звітності;
облікові процедури збору, оброблення i представлення інформації користувачам.
Організація обліку за центрами відповідальності дає змогу визначати результати діяльності лінійних керівників, оперативно відслідковувати відхилення фактичних значень показників від цільових i виявляти причини їх відхилення.
Для того щоб дані управлінського обліку формувалися цілеспрямовано, слід чітко визначити склад контрольованих показників за центрами відповідальності. Слід вибрати коефіцієнти та скласти таблиці ключових показників, які забезпечать базу для ефективнішого управління бізнесом. Залежно від потреб керівництва управлінський облік може формувати показники як для всіх рівнів управління підприємством, так i для будь-якого окремого рівня.
Найважливішою вимогою для ефективного функціонування системи управлінського обліку в організації є її регламентне забезпечення. В процесі запровадження управлінського обліку має бути розроблено Положення з управлінського обліку i звітності або виділено окремий розділ в наказі про облікову політику підприємства.