У чинному законодавстві немає нормативного документа, аналогічного Положенню № 637, в якому детально був би описаний порядок ведення операцій в іноземній валюті. У зв'язку з цим звернемося до аналізу положень інших нормативних документів.
Вимоги до порядку оформлення первинних документів, крім ст. 9 Закону про бухоблік, містяться також у Положенні № 88.
Згідно з п. 2.7 даного Положення первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватись з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні обов'язково містити реквізити типових або спеціалізованих форм.
Типові форми з обліку касових операцій затверджено наказом № 51:
1. КО-1 «Прибутковий касовий ордер»;
2. КО-2 «Видатковий касовий ордер»;
3. КО-3 «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів»;
4. КО-3а «Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів»;
5. КО-4 «Касова книга»;
6. КО-5 «Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей».
Згідно з наказом № 51 перелічені касові документи використовуються для обліку руху грошей у касі. Проте, формою усіх цих документів передбачено зазначення суми операції у гривнях. Тобто, незважаючи на те що у наказі йдеться про гроші взагалі, у типових формах за одиницю виміру грошей прийнято лише національну валюту. З іншого боку, жодним іншим наказом Мінстату не затверджено типові форми для обліку касових операцій в іноземній валюті.
Враховуючи норми другого речення п. 2.7 Положення № 88, підприємство може самостійно виготовити бланки, які повинні обов'язково містити реквізити типових форм. Тобто підприємство у типових формах КО-1–КО-5 замість позначення «грн.» може вказувати позначення будь-якої іншої іноземної валюти. Такий підхід цілком відповідає вимогам Положення № 88 та ст. 9 Закону про бухоблік.
Розібравшись із формою первинних документів, необхідно розглянути питання, яке не є складним, проте його найчастіше задають бухгалтери: касову книгу необхідно вести одну на всі іноземні валюти чи по кожній іноземній валюті окремо?
Згідно з п. 5 ст. 8 Закону про бухоблік підприємство самостійно обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них.
Тобто ведення касових документів (не тільки касової книги, а й журналу реєстрації прибуткових та видаткових касових документів, касових ордерів) окремо щодо кожного виду іноземної валюти відповідає вимогам Закону про бухоблік, тому немає будь-яких обмежень для його використання підприємством.
Всі бухгалтери звикли до такого поняття, як ліміт залишку готівки у касі, що застосовується до національної валюти. А чи необхідно встановлювати такий ліміт щодо іноземних валют?
Згідно з п. 4.10 Правил № 119 «якщо залишки іноземної валюти зостаються в неробочі часи доби у касах тих суб'єктів підприємницької діяльності, яким дозволяється використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу або як заставу, то уповноважений банк встановлює ліміт зазначених залишків іноземної валюти в касі (до розрахунку ліміту каси не включаються кошти, які направляються на виплату заробітної плати, та кошти на відрядження). Понадлімітні залишки готівкової іноземної валюти підлягають повній інкасації в установах уповноважених банків та зарахуванню на розподільчий рахунок в іноземній валюті юридичної особи – резидента. Якщо суб'єкти підприємницької діяльності працюють цілодобово, то закінченням робочого дня вважається початок операційного дня банку, в якому вони обслуговуються.
Якщо юридичні особи – резиденти працюють у вихідні та святкові дні, то вони можуть перевищувати встановлені ліміти залишку іноземної валюти в касі з обов'язковою інкасацією понадлімітних залишків до установи уповноваженого банку не пізніше наступного робочого дня банку».
Таким чином, ліміт каси в іноземній валюті встановлюється лише для тих суб'єктів підприємницької діяльності, яким дозволяється використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу або як заставу.
Підтвердження цьому також можна знайти у листі НБУ від 01.12.99 р. № 11-110/1711-9474 «Щодо залишку готівкової іноземної валюти».
Вичерпний перелік випадків використання на території України готівкової іноземної валюти як засобу платежу або як застави наведено у ст. 2 Правил № 119. У всіх інших випадках ліміт каси не встановлюється.
Відповідно до п. 4.12 Правил № 119 готівкова іноземна валюта, отримана юридичними особами – резидентами та/або представництвами юридичних осіб – нерезидентів в уповноваженому банку, використовується виключно на цілі, на які вона отримана. На власників рахунків згідно з чинним законодавством України покладається відповідальність за цільове використання цих коштів.
Щодо іноземної валюти відповідальність за перевищення встановлених лімітів залишку готівки в касах, передбачена ст. 1 Указу № 436/95, не застосовується. Про це йдеться також у відповіді на запитання про те, чи можуть податкові органи застосувати штрафні санкції при виявленні факту залишку іноземної валюти понад установлений ліміт готівки в касі підприємства, підготовленій заст. начальника відділу по роботі з платниками податків у Ватутінському районі м. Києва О. Вінцевич («Вестник бухгалтера и аудитора Украины», січень 2000 р., № 1 (69), с. 21).
За нецільове використання іноземної готівки підприємством відповідальність на сьогодні також не передбачена.
3. Порядок оформлення та обліку безготівкових розрахунків
3.1. Порядок відкриття та закриття рахунків у банках, оформлення розрахункових документів
Відповідно до Інструкції № 3 "Про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті", затвердженої постановою правління Національного банку України № 121 від 27.05.96 р. (із змінами і доповненнями, внесеними постановами правління Національного банку України), банки відкривають своїм клієнтам рахунки: розрахункові, поточні, позикові, депозитні, бюджетні й субрахунки.
Банки відкривають рахунки юридичним і фізичним особам за місцем реєстрації підприємства або в іншому банку України за погодженням сторін.
Якщо банк, в якому відкрито рахунки підприємства у національній валюті, не має ліцензії Національного банку на здійснення валютних операцій, то рахунки в іноземній валюті можуть відкриватися в іншому банку, який має таку ліцензію. Відповідно до Закону України, що набрав чинності 15.01.98 р., "Про внесення до деяких законів України змін щодо відкриття банківських рахунків" № 725/97-ВР від 16.12.97 р. до 01.01.99 р. юридичним і фізичним особам - суб'єктам підприємницької діяльності дозволено відкривати поточні рахунки не' більше ніж у двох банках. Поточні рахунки в національній валюті відкриваються підприємствам, що здійснюють науково-дослідну, виробничу й іншу комерційну діяльність з метою одержання прибутку, що володіють основними і оборотними засобами і мають самостійний Баланс.
Інші рахунки відкриваються організаціям І установам, Що не мають вищезазначених ознак, установам і організаціям, Що перебувають на державному бюджеті; постійним уповноваженням різних громадських фондів; підприємствам, які прибули на гастролі, та ін.
Субрахунки можуть бути відкриті підприємствам, що мають філії, представництва, відділи та інші відособлені підрозділи, які перебувають на окремому балансі і є самостійними платниками податку, а також структурним підрозділам, які відокремлюються у процесі приватизації за клопотанням власника основного рахунка і за погодженням установи банку, в якому відкривається субрахунок. Субрахунки відкриваються для проведення розрахунків за місцем знаходження цих підрозділів.
Бюджетні рахунки відкриваються підприємствам ('їх відособленим підрозділам), яким виділяються кошти за рахунок державного або місцевого бюджетів з метою цільового їх використання.
Позикові рахунки відкриваються на договірній основі як юридичним, так і фізичним особам у будь-якій установі банку, що має право видавати позики з додержанням вимог чинного законодавства.
Депозитні рахунки відкриваються на підставі укладеного депозитного договору між власником рахунка і установою банку на визначений у договорі термін. Кошти на депозитні рахунки перераховуються з Розрахункового, поточного рахунків підприємства і після закінчення терміну зберігання повертаються на ці ж Розрахунковий або поточний рахунки.
Проценти по депозитних вкладах перераховуються у такому ж порядку.
Проведення розрахункових операцій і видача коштів готівкою з депозитного рахунка забороняються.
Відкриття рахунка з метою акумуляції коштів для виїзду на лікування за кордон здійснюється згідно з Положенням про порядок направлення громадян на лікування за кордон, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України № 991 від 8.12.95 р.
Для відкриття поточних та інших рахунків підприємства подають установам банків такі документи:
а) заяву про відкриття рахунка встановленого зразка;
б) копію свідоцтва про державну реєстрацію;
в) копію рішення про створення, реорганізацію підприємства;
г) копію належним чином зареєстрованого Статуту (Положення), засвідчену нотаріально або реєструючим органом;
д) картку із зразками підписів осіб, яким відповідно до чинного законодавства або установчих документів підприємства надано право розпоряджатися рахунком і право підпису розрахункових документів. До картки включається також відтиск печатки підприємства.