· графа 4 – оклад (тарифная ставка), надбавка к основному окладу;
· графа 5 – основание приема (перевода) - № приказа о приеме;
· графа 6 – подпись владельца трудовой книжки.
В дальнейшем в этом разделе на основании приказа о переводе указываются все перемещения по работе, изменения квалификации, оклада и т.д.
Раздел IV – аттестация:
Данный раздел заполняется на основании сведений, полученных в результате проведения определенного вида мероприятий, в данном случае – аттестации.
Разделы V-VI:
Данный раздел заполняется в результате обучения работника, на основании документа, выданного в образовательном учреждении.
Раздел VII - поощрения и награды:
В данном разделе указывается наименование награды и наименование, номер и дата документа, на основе которого выдана награда.
Раздел VIII - отпуск:
В данном разделе указывается вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и т.д.), количество дней, дата начала и окончания, а также основание отпуска.
Раздел IХ - социальные льготы:
В данном разделе указывается наименование льготы и основание, на основе которого она присваивается.
Раздел Х – дополнительные сведения:
В этом разделе осуществляются служебные пометки ОК.
Раздел ХI - основание увольнения:
Данный раздел заполняется на основании приказа о прекращении трудового договора при увольнении работника с предприятия. В случае увольнения работника по собственному желанию, указывается причина увольнения, выясненная в результате собеседования с увольняющимся работником.
Оформление переводов и других изменений. Перевод работника из одного подразделения в другое производится на основании «приказа о переводе» (форма Т-5) (приложение 3) . Данный приказ выписывает начальник канцелярии на основании заявления работающего. В приказе указываются личные данные работника (фамилия, имя, отчество), на каких условиях переведен (временно или постоянно), а также данные о прежнем месте работы и новом (отдел, участок, профессия, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки к окладу), основание для перевода (заявление, докладная), вид перевода форма и система оплаты труда и продолжительность рабочего дня. Соответствующие изменения вносят в личную карточку переводимого работника, а также производится запись в лицевом счете или карточке- справке в отделе бухгалтерии и личная карточка с изменениями передается из отдела, где он работал в отдел, где будет работать.
Порядок учета отпусков. Очередные и дополнительные, а также учебные и прочие отпуска предоставляются работникам в соответствии с трудовым законодательством и коллективным договором.
На работника, уходящего в отпуск, оформляется «Приказ о предоставлении отпуска». В нем указывается вид отпуска, количество рабочих дней по каждому виду отпуска, общее число отпускных дней, за какой период предоставляется отпуск, дата ухода в отпуск и возвращения, а затем делается соответствующая запись в имеющейся в отделе личной карточке (форма Т-2).
Оформление увольнений. Увольнение работников с предприятия производится в соответствии с действующим законодательством. Начальник канцелярии выписывает на увольняющегося «Приказ о прекращении трудового договора» (форма Т-8) (приложение 4) , который затем визирует начальник отдела, где непосредственно проходила работа, и финансовый директор. Данный приказ содержит: личные данные увольняющегося, сведения о работе (отдел, участок, профессия, должность, размер тарифной ставки), условия труда, причину увольнения и основание для увольнения. «Приказ о прекращении трудового договора» хранится в бухгалтерии как основание для контроля произведенных расчетов.
2.4. Документооборот общества
Движение документов с момента их получения (создания) и до момента завершения их исполнения образует документооборот общества. Документооборот предполагает взаимосвязанное и взаимосогласованное движение документированной информации по трем основным каналам: для входящих, исходящих и внутренних документов. В ЗАО «КАБО» документооборот общества находится под ответственностью делопроизводителя.
Порядок работы с входящими документами включает прием корреспонденции, проверку целостности упаковки и вложений, правильность адресации, вскрытие конверта, систематизацию документов, заполнение регистрационных карточек, простановку штампов, распределение документов на подлежащие передаче генеральному директору для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения общества.
Порядок работы с исходящими документами включает получение исполненных документов, проверку правильности оформления документов наличие приложений, указанных в основном документе, регистрацию документов в регистрационно-контрольной форме, сортировку отправляемых документов по адресатам и видам почтовых отправлений, написание адреса на конверте, фальцовку и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковку писем для отправки на почту.
Порядок работы с внутренними документами включает получение распоряжения на подготовку документа, изучение материалов в освещаемом документе, составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать),согласование проекта документа, представление документа на подпись, передачу на регистрацию, передачу документа должностным лицам общества для руководства в повседневной работе, помещение дело.
Значение при документировании, имеют средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов. Так, средства для обработки документов присутствуют, как вручную, так и технологическими средствами (компьютеры, факсы, ксерокс, сканер).
2.5. Перечень документов, с которыми приходилось сталкиваться во время практики.
Во время прохождения практики в ЗАО «КАБО» и занимая должность – делопроизводителя, я познакомилась со стадиями текущего делопроизводства в обществе. За время практики я рассмотрела следующие документы (все рассмотренные мною документы приложены ниже в качестве приложения):
1. Структура и штатная численность
2. Приказ по основной деятельности
3. Приказ по личному составу
4. Докладная записка (приложение 8)
5. Деловое (служебное) письмо (приложение 5)
6.Трудовая книжка (приложение 7)
7. Командировочное удостоверение по форме Т- 10 (приложение 6)
1.Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Штатное расписание обязательно составляется работодателем по форме № Т-3 утверждается приказом, который пишется в свободной форме. Внесение любых изменений тоже оформляется приказом.
2.Приказы по основной деятельности – приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам. Дата приказа является дата его подписания руководством.
3.Приказы по личному составу регулируют приём, перемещение, увольнение работников, представление отпусков, присвоение разрядов, вынесение поощрений и взыскания работников. Приказы по личному составу оформляются на бланках предприятия.
4. Докладная записка- это информационный документ, который составляется на имя руководителя компании. Цель докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации. Докладные записки бывают: внутренние и внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4 и подписывает их автор-составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4 и подписываются руководителем предприятия. Датой записи является дата её подписания.
6.Деловое (служебное) письмо. Деловое письмо имеет определённые правила оформления и составления. Его печатают на стандартных бланках формата А4 и А5. Служебное письмо является носителем определённой информации и является правовым документом.
7. Трудовая книжка – один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Все сведения в трудовую книжку заносятся без сокращения – полностью. Фамилия, имя, отчество и дата рождения работника записываются на основании паспорта, образование – на основании соответствующего документа, профессия – тоже на основании документа. По ней считают общий стаж работника. Трудовая книжка обязательно хранится у работодателя (ст. 66 ТК РФ)
8.Командировочное удостоверение – это документ, выдаваемый сотруднику на время выполнения им служебных обязанностей вне постоянного места работы. Оно служит оправданием о месте и время нахождения в командировке. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре на основании приказа о направлении в командировку и передаётся сотруднику. Бланк по форме №Т-10 является документом, подтверждающим время пребывания в служебной командировке.
2.5. Условия труда в делопроизводственной службе общества
Факторы, формирующие условия труда, можно разделить на 2 группы:
1) Производственные факторы:
· санитарно-гигиенические;
· психофизиологические;
· эстетические;
· организационно-экономические.
2) Социально-психологические .
Санитарно-гигиенические условия формируются под влиянием на человека окружающей среды (вредные химические вещества, запыленность воздуха, вибрация, освещение, уровень шума, инфразвук, ультразвук, электромагнитное поле, лазерное, ионизирующее, ультрафиолетовое излучение, микроклимат, микроорганизмы, биологические факторы). Приведение этих факторов в соответствие с современными нормами, нормативами и стандартами является предпосылкой нормальной работоспособности человека. Многочисленными исследованиями гигиенистов и физиологов труда установлено, что на организм человека оказывают значительное воздействие санитарно-гигиенические факторы производственной среды. Некоторые из них оказывают неблагоприятное влияние на работника, что снижает работоспособность, ухудшает состояние здоровья и иногда приводит к профессиональным заболеваниям. Санитарно-гигиенические условия в ЗАО «КАБО» допустимые. Для поддержания оптимальной температуры летом и исключения возможности перегрева помещения предприятия оснащены кондиционерами, а для поддержания оптимальной для работы температуры зимой используются обогреватели, так как система центрального отопления не удовлетворяет потребностей работников. В кабинетах отдела стоят пластиковые окна, которые препятствует попаданию в помещение холодного воздуха зимой, а также значительно уменьшают уровень шума. Освещенность рабочего места вполне оптимальная: освещение помещений искусственным светом применяется лишь в вечернее время суток, в остальное время суток достаточно дневного света.