Анализ делопроизводства фирмы (стр. 2 из 5)

- определение количества, номинальной стоимости, категорий объявленных акций и прав, предоставляемых этими акциями;

- увеличение и уменьшение уставного капитала Общества;

- дробление и консолидация акций Общества;

- принятие решений об одобрении сделок предусмотренных статьей 83 ФЗ РФ «Об акционерных обществах».

- принятие решений об одобрении крупных сделок предусмотренных статьей 79 ФЗ РФ «Об акционерных обществах»;

- решение иных вопросов, предусмотренных ФЗ РФ «Об акционерных обществах».

Помимо годового общего собрания, могут проводиться внеочередные собрания .

Общее руководство деятельностью Общества осуществляет Совет директоров Общества. Совет директоров Общества осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом Общества. Избирается общим собранием акционеров пять человек сроком на один год. Избранные лица могут быть переизбраны неограниченное количество раз. Совет директоров возглавляет Председатель Совета директоров, который организует работу Совета директоров, созывает заседания Совета директоров ведение протокола, председательствует на общем собрании акционеров. К исключительной компетенции Совета директоров относят:

- выборы генерального директора;

- заключение крупных сделок;

- решение иных вопросов, входящих в компетенцию Совета директоров в соответствии с действующим законодательством.

Руководство текущей деятельностью Общества осуществляет единоличный исполнительный орган управления Генеральный директор. Избирается большинством голосов, членов Совета директоров Общества на срок три год. Генеральный директор может быть избран из числа акционеров Общества. С Директором заключается договор (контракт), который подписывает Председатель Совета директоров .

Директор может быть избран также не из числа участников общества.

Директор общества:

- без доверенности действует от имени общества, в том числе осуществляет оперативное руководство деятельностью Общества;

- выдает и подписывает доверенности от имени Общества ;

- издает приказы о назначении на должности работников общества, об их увольнении, переводе , применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания;

- утверждает штатное расписание Общества;

- решает другие вопросы текущей деятельности Общества в пределах своей компетенции, необходимые для обеспечения эффективной работы и достижения целей деятельности Общества .

1.3. Схема о рганизационной структуры органов управления общества

Структура органов управления ЗАО «КАБО» является бюрократической структурой, а именно дивизиональная структура управления. Такая структура характерна для предприятий корпоративного типа для международного бизнеса. Данный вид структуры имеет разветвленный высший и средний уровни управления и имеет вид:

Ключевыми фигурами в управлении организацией с данной структурой становятся не руководители функциональных подразделений, а менеджеры, возглавляющие производственные подразделения.

Структуризация организации по отделениям производится, как правило, по одному из критериев: по выпускаемой продукции (продуктовая специализация), по ориентации на потребителя, по обслуживаемым регионам. Руководители вторичных функциональных служб отчитываются перед управляющим производственного подразделения. Помощники руководителя производственного отделения контролируют деятельность функциональных служб по всем заводам отделения, координируя их деятельность по горизонтали.

Достоинства структуры управления ЗАО «КАБО»:

- более тесная связь производства с потребителями, ускоренная реакция на изменения во внешней среде;

- улучшение координации работ в подразделениях вследствие подчинения одному лицу;

- возникновение у подразделений конкурентных преимуществ малых фирм.

Некоторые недостатки структуры:

- рост иерархичности, вертикали управления;

- дублирование функций управления на разных уровнях приводит к росту затрат на содержание управленческого аппарата;

- дублирование работ для разных подразделений.

Достоинства дивизионных структур управления ЗАО «КАБО» перевешивают их недостатки только в периоды достаточно стабильного существования, при нестабильном окружении общество рискует. При данной структуре, возможно, воплотить большую часть идей современной философии качества.

Глава 2. Характеристика делопроизводственной службы общества

2.1.Структура делопроизводственной службы

Производственная практика проходила в ЗАО "КАБО" , производственной компании, осуществляющей производство, и сбыт счетчиков электрических импульсов.

Структура компании ЗАО "КАБО" включает в себя следующие отделы: юридический отдел, бухгалтерию, отделы снабжения и сбыта, производственный отдел.

Ведение делопроизводства в ЗАО "КАБО" возлагается на юридический отдел. Функции делопроизводственной службы осуществляют начальник канцелярии, делопроизводитель и юрисконсульт под руководством финансового директора ЗАО «КАБО».

Делопроизводственная служба обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

В своей работе делопроизводственная служба руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями по предприятию.

Занимаемая мною должность - делопроизводителя, предусматривала знакомство со стадиями текущего делопроизводства.

Основные задачи делопроизводственной службы ЗАО «КАБО» :

- Организация своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями, приказами руководителей, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

- Организация медицинского осмотра и ознакомление вновь поступающих работников с правилами внутреннего трудового распорядка, осуществление необходимого инструктажа через существующие подразделения предприятия.

- Выдача работникам характеристики.

- Оформление необходимых материалов для привлечения к ответственности нарушителей трудовой дисциплины.

- Организация табельного учета и обязательное медицинское страхование на предприятии.

- Обеспечение подготовки документов по пенсионному страхованию и ведению персонифицированного учета в системе Государственного пенсионного страхования.

Делопроизводство в ЗАО «КАБО» осуществляется централизованной системой управления, все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредоточиваются в одном месте, в юридическом отделе общества (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.).

Достоинстваструктуры делопроизводственной службы ЗАО «КАБО»

- освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами,

- обеспечение работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой

- повышение качества обработки документов

Недостаткиструктуры делопроизводственной службы ЗАО «КАБО»

- нет самостоятельного структурного подразделения ДОУ в организации;

- юридический отдел занимается своими непосредственными делами с нагрузкой ведения дел делопроизводственной службы общества.

- недостаток количественного состава работников делопроизводственной службы

2.2. Функции делопроизводственной службы

I. Финансовый директор, осуществляя функции делопроизводственной службы относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора Общества по представлению.

Осуществляя функции делопроизводственной службы, в своей деятельности, финансовый директор, руководствуется: законодательными и нормативными документами по вопросам выполняемой работы; методическими материалами по соответствующим вопросам; уставом предприятия; приказами и распоряжениями генерального директора Общества.

Финансовый директор осуществляет контроль за надлежащим оформлением установленной документации. Участвует в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия. Организовывает своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям. Организовывает табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства Российской Федерации, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом. Руководит работниками отдела осуществляющие функции делопроизводственной службы.