Все приказы по личному составу объявляются работнику под расписку. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самими работником и содержит подпись работника и дату ознакомления.
Приказы по личному составу хранятся 75 лет.
Таким образом, приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:
1) прием на работу;
2) перемещение по работе;
3) увольнение с работы;
4) установление должностных окладов;
5) отпуска;
6) командировки;
7) изменение фамилии;
8) поощрения;
9) взыскания и т.д.
Особенности приказа по личному составу . Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции).
Номер (индекс) пишется с буквой «к», что значит приказ по кадрам.
Заглавие - «По личному составу».
Констатирующей части в приказе может не быть.
Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д.
Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.).
Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров. Приказы вступают в силу с момента их подписания.
Приказы оформляются на бланках формата А4.
Состав реквизитов приказа по личному составу:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование вида документа;
4) место составления;
5) дата, номер;
6) заголовок;
7) текст;
8) подпись;
9) визы;
10) подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;
11) отметка о направлении в дело.
Выписка из приказа по личному составу - это копия части подлинного документа.
Реквизиты выписки из приказа:
1) наименование министерства или ведомства;
2) наименование организации;
3) ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;
4) дата и номер подлинного документа;
5) место составления;
6) заголовок;
7) констатирующая часть текста;
8) распорядительная часть (необходимый пункт);
9) подпись;
10) заверительная надпись.
Элементы заверительной надписи:
1) слово «Верно»;
2) наименование должности сотрудника, заверившего выписку;
3) дата заверительной надписи.
Следующим видом документа по личному составу является заявление.
Резюме. В настоящее время распространенным документом при приеме на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.
Реквизиты РЕЗЮМЕ: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон).
Текст может состоять из разделов:
Трудовые контракты. Документом, который фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт (договор). Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.
Трудовая книжка. На всех предприятиях, организациях независимо от форм собственности на работников ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.
На титульном листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения, которая содержит число, месяц и год.
Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее).
На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена.
Все записи на последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении. С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца.
При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования в сейфах не менее 50 лет.
Личная карточка. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы №Т–2, которая заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта и записей в трудовой книжке заполняется раздел 1 «Общие сведения». Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из военного билета работника.
Главным разделом карточки является раздел 3 «Прием на работу, назначения, перемещения». Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника.
Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело также по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составляется внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет.
Личные дела. Совокупность документов, содержащих сведения о работнике представляет собой личное дело (досье). Чаще всего, оно заводится на руководителей и ведущих специалистов.
В состав личного дела должны входить следующие документы:
1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
2. Анкета или личный листок по учету кадров. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейное положение и др. Он заполняется от руки работником при поступлении на работу. Анкета отличается от личного листка тем, что подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником ответственным за персонал предприятия.
3. Автобиография или резюме. На коммерческих предприятиях поступающие на работу, как правило, предоставляют резюме.
4. Копии документов об образовании. Можно снимать только с подлинников данных документов.
5. Копии документов об утверждении в должности. Помещаются в личные дела руководителей фирмы. (Копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы).
6. Характеристики или рекомендательные письма. Подшиваются в личное дело работника, в том случае, если они предоставлялись при приеме на работу или при утверждении в должности.
7. Трудовой контракт (договор). Он может входить в состав документов личного дела или храниться отдельно.
8. Дополнение к личному листу по учету кадров. Это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листа по учету кадров (или анкеты).
9. Справки и другие документы, относящиеся к данному работнику (списки изобретений, научных трудов и пр.)
Личное дело заводят после издания приказа о приеме работника. Они хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.
Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и хранится 75 лет.
Таким образом, совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). Документы личного состава требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока. Приказы по личному составу являются основными документами, определяющими служебное положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы
Литература:
1. Аксёнов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. – М., 1997. – 390 с.
2. Басаков М.И. Основы делопроизводства в вопросах и ответах. Ростов-на-Дону, 1997 с. 52-58.
3. Басаков М. И. Справочник секретаря референта:Практическое пособие. 5-е изд., перераб. и доп. — Ростов н/Д: Феникс, 2008.
4. ГОСТ Р 6.30.2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: Глав архив СССР, 1991.
6. Кирсанова М.В., Аксенова М. Курс делопроизводства М.: Инфра-М, 1997 с.141-142.
7. Организация работы с документами: учебник /В.А. Кудрев и др. -М.: ИНФРА-М, 1998 - с.44-47.
8. Памятка по составлению описей и техническому оформлению дел на документы по личному составу в организациях профиля РГАЭ // РГАЭ, М., 2000.
9. Постановление Правительства РФ от 14.11.2002 № 824 «О порядке хранения переписных листов и иных документов Всероссийской переписи населения 2002 г.» // Свод законов РФ 2002, № 47.
10. Примерная номенклатура дел районного (городского) отдела занятости населения
(Утв. приказом Минтруда России от 30.05.2000 № 141, Согласована ЦЭПКпри Росархиве, протокол № 1 от 24.02.99) // 2000.
11. Трудовой кодекс Российской Федерации. Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г. Одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г. (в ред. Федеральных законов по состоянию на 30.12.2008.
12. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. — М.: Глав архив СССР,1982.