Организационно-управленческие проблемы библиотеки сказываются на всех подсистемах обеспечения ее деятельности, включая информационное и документационное обеспечение.
2.2 Информационная подсистема СОУНБ
В 1993/94 гг. в СОУНБ был создан сектор автоматизации, на который было возложено решение проблем автоматизации и компьютеризации библиотеки. Консультационную помощь сотрудникам СОУНБ оказывали преподаватели Самарской государственной академии культуры и искусств: Л.Л. Мотова, В.Н. Стрельников, Л.Н. Голенок. Была приобретена необходимая техника (компьютеры, периферия, технические средства), базы данных (в числе первых, БД «Право», «Консультант плюс», «Российский генеральный регистр», БД Российской книжной палаты и др.) (21). В отделе комплектования были освоены АРМы «Подписка», «Комплектование». Началось создание электронного каталога. Информационно-библиографический отдел в автоматизированном режиме осуществлял текущую аналитическую роспись периодических изданий на предмет отбора краеведческой информации, одновременно накапливая БД для издания текущего БУ «ЛОРК» («Литература о родном крае», для его подготовки была приобретена специализированная автоматизированная система «Указатель» НПП «Информасистема») и краеведческого электронного каталога (СКата). В отделах, создающих электронные каталоги, параллельно с вводом информации создавались словари ключевых слов, продолжалась разработка технологической документации, рабочих инструкций («Инструкция по ключевым словам в АИБС «МАРК», «Инструкция по работе с БД Российской книжной палаты»»). Началось внедрение АИБС «МАРК» (в настоящее время используются версии 4.5 и 4.6). Сотрудники Отдела редких книг стали применять новые технологии в описании коллекций редких изданий. Научно-методический отдел с 1994 г. освоил ПС «Статистика».
Все отделы, участвующие в компьютеризации освоили текстовые редакторы «Мульти-эдит», «Лексикон», в настоящее время « Word », а также пакет Microsoft Office (1998, 2000, XP ). С 1999 г. СОУНБ подключена к сети Интернет, в библиотеке создана также локальная компьютерная сеть.
В настоящее время в Самарской областной универсальной научной библиотеке имеются следующие базы данных (представлены в таблице 1) (46).
Таблица 1-Электронные базы данных СОУНБ
| Отдел | Название БД | Тип БД | Тематика | Кол-во записей | Ретроспектива | |
| 1 | Отдел обработки литературы и каталогизации | Электронный каталог книг | Библиографическая | Все области знания, отрасли народного хозяйства (ББК) | более 218 тыс. | с 1992 г. включительно, 1985-1991 гг. частично |
| 2 | Отдел обработки литературы и каталогизации | Электронные ресурсы | Библиографическая | Электронные ресурсы (CD-ROM, DVD-ROM), имеющихся в фонде СамОУНБ | более 540 записей | с 1993 г. |
| 3 | Информационно- библиографический отдел | Самарский каталог (СКат) | Библиографическая | документы краеведческого содержания по всем отраслям знания и практической деятельности (Рубрикатор, разработанный Сектором краеведческой библиографии ИБО) | более 39 тыс. | с IV кв. 1993 г. |
| 4 | Информационно- библиографический отдел | Каталог неопубликованных документов | Библиографическая | отражает неопубликованные документы по вопросам культуры, искусства, образования, филологии и смежным отраслям, подготовленные учреждениями культуры (Рубрикатор разработан СНИКИОФ ИБО) | более 941 | с 1995 г. |
| 5 | Информационно- библиографический отдел | Правовые акты Российской Федерации | Библиографическая | Содержит законодательные акты РФ | Более 412 | С 1998 г. |
| 6 | Информационно- библиографический отдел | Периодическая печать Самарского края | Библиографическая | Сведения о периодических изданиях | Более 1700 | С 1852 - 1985 гг. |
| 7 | Патентно- технический отдел | SP95 - Спецвиды 95 | Библиографическая | Техническая | более 1439 | с 1995 г. |
| 8 | Отдел литературы на иностранных языках | Литература на иностранных языках (BINO) | Библиографическая | Все области знания | более 2 тыс. | с 1925 г. |
| 9 | Отдел искусств | Электронный каталог аудиовизуальных материалов | Библиографическая | Информация о наличии лазерных дисков | около 3600 записей | с 1997 г. |
| 10 | Отдел искусств | Электронный каталог нот | Библиографическая | Ноты | около 1700 записей | с 1997 г. |
В каждом отделе СОУНБ используется свое программное обеспечение. Например, в Центре правовой и патентно-технической информации имеются электронные справочно-правовые системы:
-«Консультант плюс»;
-«Гарант»;
-«Эталон»;
-«Банк правовых актов».
Создана и ведется база данных «Читатели Центра правовой информации» ( Exsel ) (см. Приложение 1 ).
Бухгалтерия СОУНБ использует специальную программу «1С Бухгалтерия». Администрация использует пакет Microsoft Office . В отделе кадров ведется БД «Сотрудники».
Информационное обеспечение СОУНБ находится на стадии совершенствования, из последних планов руководства перейти на MARC SQL .
2.3 Подготовка документов, отражающих организационно-управленческую и специфическую деятельность СОУНБ.
Современная мировая библиотечная практика документационного обеспечения управления оперирует достаточно устойчивой системой документов, которые можно рассматривать как максимально и минимально допустимые по номенклатуре. Выход за пределы максимально допустимого перечня документов, используемых в ДОУ конкретной библиотеки может привести к «бумаготворчеству».
В настоящее время в деятельности Самарской областной универсальной научной библиотеке применяются следующие основные системы документации:
-организационно-распорядительная УСД ;
-первичная учетная документация;
-бухгалтерская документация
-кадровая документация;
-технологическая документация.
По функциям управления ведется также:
-плановая документация;
-учетно-отчетная документация;
-справочно-информационная и справочно-аналитическая документация;
Отдельного изучения требует специфическая документация библиотеки, связанная с организацией и ведением основной деятельности. Документы, входящие в указанные системы документации представлены в Приложениях.
Организационно-распорядительная документация представлена:
- документацией по созданию организации (библиотеки) (устав, учредительный договор и др.)
- документацией по распорядительной деятельности организации (библиотеки) (приказ, указание и др.);
- документацией по организационно-нормативному регулированию деятельности организации (библиотеки) (должностная инструкция, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание и др.);
- документацией по оперативно-информационному регулированию деятельности организации (библиотеки) (акт, письмо, справка и др.);
- документацией по приему на работу (заявление о приеме на работу и др.);
- документацией по переводу на другую работу (приказ о переводе на другую работу и др.);
- документацией по увольнению с работы (приказ об увольнении и др.);
- документацией по оформлению отпусков (график отпусков и др.);
- документацией по оформлению поощрений (приказ о поощрении и др.)
- документацией по оформлению дисциплинарных взысканий (объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины и др.).
Часть организационно-распорядительной документации, связанная с функционированием организации в правовом поле называют организационно-правовой – это устав, положения о структурных подразделениях, регламенты работы персонала, штатной расписание, учредительный /или коллективный договор.
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права библиотеки. В настоящее время устав Самарской областной универсальной научной библиотеки находится на редакции и не был предоставлен для анализа. Типовой устав публичной библиотеки включает в себя разделы:
1.Общие положения (отдельными пунктами прописывается полное наименование библиотеки, учредитель библиотеки, место нахождения библиотеки, сведения о том, что библиотека – некоммерческая организация, юридическое лицо и т.п.);
2.Цели, функции и виды деятельности библиотеки;
3.Имущество и финансовые средства библиотеки;
4.Порядок управления деятельностью библиотеки;
5. Учет, отчетность, контроль;
6.Воинская обязанность и гражданская оборона;
7. Порядок реорганизации и ликвидации
8.Внесение изменений и дополнений в устав.
В СОУНБ существует такой документ как Коллективный договор администрации и трудового коллектива Самарской областной универсальной научной библиотеки (в Приложении 2 представлен его вариант за 2002-2003 гг.). Коллективный трудовой договор – это правовой акт, регулирующий трудовые, социально-экономические, профессиональные отношения между работодателем в лице директора библиотеки и работниками, представленными профсоюзным комитетом (ПК). Он разрабатывается в соответствии с Законом Российской Федерации «О коллективных договорах и соглашениях» от 11 марта 1992 г. № 2490-1, с изменениями от 24 ноября 1995 г. Главное назначение коллективного договора – защита интересов работников, решение проблем условий и охраны труда, предоставление различных социальных льгот. Положения договора не должны противоречить действующему законодательству, он должен закреплять отношения конструктивного сотрудничества между договаривающимися сторонами, отражать реальность выполнения принятых обязательств в конкретной библиотеке.