- документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации (библиотеки) (акт, письмо, справка и др.);
- документация по приему на работу (заявление о приеме на работу и др.);
- документация по переводу на другую работу (приказ о переводе на другую работу и др.);
- документация по увольнению с работы (приказ об увольнении и др.);
- документация по оформлению отпусков (график отпусков и др.);
- документация по оформлению поощрений (приказ о поощрении и др.);
- документация по оформлению дисциплинарных взысканий (объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины и др.) (66).
В 1990 г. был введен ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система ОРД». С этого момента для абсолютного большинства организационно-распорядительных документов существуют единые требования к порядку оформления и стилю изложения их содержания. В 1997 г. данный ГОСТ был заменен ГОСТом Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». С 2003 г. взамен его действует ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Соблюдать его должны все учреждения и организации, включая библиотеки.
Кроме УСД существуют специфические (специализированные, отраслевые, ведомственные) системы документации, которые включают в себя перечень документов, принятых в определенной отрасли или сфере деятельности. За разработку и внедрение специализированных форм документов в библиотечной среде отвечают, по согласованию с Госкомстатом, крупнейшие библиотеки (Российская государственная библиотека, Российская национальная библиотека), федеральные и региональные органы исполнительной власти (Министерство культуры и массовых коммуникаций) и сами библиотечные учреждения.
Формы первичных учетных документов регламентированы ГОСТ 7.35 -81 «Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков». Все структурные подразделения библиотеки в соответствии с направлениями своей работы ведут первичный учет согласно перечню показателей работы, подлежащих обязательному учету. Данные первичного учета периодически суммируются в заданных интервалах (месяц, квартал, год) (54).
Специализированные формы библиотечных документов привязаны к конкретным видам работ и специфическим функциям. Например, формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (журнал, листы) в традиционном или машиночитаемом виде. Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или аудиовизуального документа). Процессы организации и управления каталогами отражаются в положениях о каталогах, паспортах каталогов, инструкциях, правилах каталогизации, должностных инструкциях, нормативах, планах. Ведется также журнал учета библиографических запросов, выданных библиографических, фактографических справок и др.
К специализированным формам документов в библиотеке также относятся:
-читательские формуляры;
-читательские билеты;
-бланки требований;
-бланки заказов по МБА и др.
В настоящее время публичная библиотека интенсивно занимается социально-культурными, образовательными, информационными, маркетинговыми и PR , проектными и прочими направлениями деятельности. Информация, появляющаяся в процессе работы отражается и фиксируется в различных документах, многие из которых заимствованы и адаптированы под нужды библиотеки. Эти документы также можно признать специфическими, связанными с основной деятельностью. К ним относятся:
-пресс-релизы;
-проекты;
-заявки на грант;
-социально-творческие заказы;
-отчеты по грантам и социально-творческим заказам;
-программы курсов, мероприятий;
-методические письма и инструктивно-методические материалы;
-печатная рекламная продукция библиотеки (листовки, проспекты);
-различные анкеты
-бизнес-планы и т.п.
В настоящее время не возможно однозначно и полно установить все виды документов (пакет документов), относящихся к основной деятельности публичной библиотеки, так как изменение ее содержания неизменно сказывается на пакете документов.
Знание видов документов, унифицированных и специфических систем документации, состава и расположения реквизитов является сегодня одним из главных требований, предъявляемых к современному библиотечному специалисту.
В настоящее время, в связи с развитием новых технологий значительная часть информации, используемая в деятельности библиотеки, функционирует в электронной среде. С 1990-х гг. российские библиотеки ведут планомерное развитие информационного обеспечения своей деятельности. Создание информационной подсистемы библиотеки подразумевает определенный уровень компьютеризации и автоматизации. Компьютеризация библиотек ведется по следующим основным направлениям:
-создание автоматизированных рабочих мест (АРМ), т.е. комплексов средств, реализованных на базе профессиональной ПЭВМ для решения задач в определенной предметной области;
-техническое обеспечение АРМ;
-программное обеспечение АРМ;
-компьютерные сети и управление (1, 14).
Техническое обеспечение представляет оснащение ПЭВМ необходимыми периферийными устройствами и средствами коммуникации (принтеры, сканеры, модемы и др.). На сегодняшний день имеется достаточно развитый и наполненный рынок различной компьютерной техники. Ее выбор и покупка для АРМ библиотечного персонала определяется финансовыми возможностями библиотеки и функциональным назначением АРМ.
Программное обеспечение (ПО) – это совокупность программ, установленных на компьютер и предназначенных для обеспечения его функционирования и выполнения задач пользователя. Условно программное обеспечение делится на три группы:
-системное программное обеспечение (предназначено для обеспечения работы самого компьютера и подключенных к нему устройств; создания необходимой операционной среды для выполнения всех программ; организации и поддержки взаимодействия компьютеров, объединенных в сеть и т.д. В состав системного ПО входят операционные системы и сервисные программы. К последним можно отнести программы диагностики и профилактики аппаратных средств, программы для защиты от вирусов и обеспечения безопасности при работе в Интернете, программы для просмотра файлов разных форматов, программы-архиваторы и т.п.);
-инструментальные средства – это ПО, предназначенные для создания других программ (языки программирования, компиляторы, инструментальные среды разработки), а также программы, которые можно считать средствами производства: программы для автоматизированного проектирования, 3 D -моделирование и т.д.);
-прикладные программы – программы, предназначенные для выполнения задач пользователя. К ним относятся офисные программы (текстовые процессоры, программы для создания электронных таблиц, презентаций), программы для работы с графикой, настольные издательские системы, персональные СУБД, программы для работы в Интернете (браузеры, почтовые клиенты, утилиты и др.); программы для разработки для разработки веб-сайтов и др. Кроме перечисленных универсальных программ в группу прикладных программ следует добавить прикладные программы: переводчики, программы распознавания текста, программы для решения задач бухгалтерии и учета, справочно-правовые системы и др. (22).
Публичные библиотеки используют:
-СУБД (совокупность программных и языковых средств для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями). Наиболее известные СУБД – Microsoft SQL Server, Oracle, Clipper, MS Access и др .;
- интегрированные пакеты Microsoft Office (Word, Exsel, PowerPoint, Access, Outlook);
-Автоматизированные библиотечно-информационные системы (АБИС), т.е. библиотечные программы, используемые в библиотеках при автоматизации традиционных библиотечно-информационных процессов. Это МАРК/НПО «Информсистема», ИРБИС/ГПНТБ, ALEPH / ExLibris и др. (1, 2, 21).
Основным источником информации для АРМ являются базы данных (БД). БД – это совокупность данных, организованных по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и манипулирования. БД состоит из одной или нескольких частей, именуемых файлами, представляющих собой своего рода тематические подбазы данных. Разработка БД, используемой в библиотеке – это симбиоз усилий специалиста по БД и библиотечного специалиста. Первый отвечает за организацию БД в рамках определенного СУБД. Второй определяет наполнение БД в целом, ее отдельных файлов, записей.
Современная технология управления на базе ПЭВМ немыслима без обеспечения возможности оперативного доступа к централизованным банкам данным и к обмену информацией между участниками. Такая возможность появилась с созданием компьютерных сетей и использованием возможностей Интернет (электронная почта, организация телеконференций и др.).
Создание информационной и документационной подсистем библиотеки – одно из ключевых в процессе обеспечения ее деятельности. Огромную роль здесь играют позиция администрации, ее внимание к данной проблеме, финансирование работ, компетентность и профессионализм персонала, ответственного за разработку и внедрение.
1.3 Законодательная и нормативно-методическая регламентация информационного и документационного обеспечения деятельности публичных библиотек
Современная публичная библиотека организует свою деятельность по многим направлениям, нуждающимся в законодательном и нормативно-методическом регулировании.