Принципиальная модель системы планов работы библиотеки включает:
-перспективный план библиотеки;
-годовой план библиотеки;
-квартальные планы структурных подразделений;
-индивидуальные месячные планы сотрудников библиотеки.
Перспективный (стратегический) план – это совокупность конкретных установок по развитию ресурсной базы и основной деятельности. Его основное назначение – раскрыть на будущее (как правило, на 5 лет) основные направления деятельности коллектива, обозначить динамику основных показателей. Структура плана может включать несколько частей:
1.Характеристика наиболее важных целей, которые предстоит реализовать в плановый период, исходя из объективных условий;
2.Меры по достижению целей;
3. Ресурсное обеспечение;
4.Совершенствование организационной структуры, мероприятий по комплектованию, социальному развитию коллектива.
Стратегический план может подкрепляться комплексом программ и планов-проектов, бизнес-планом.
Годовой план библиотеки – основной и обязательный документ для всех библиотек. В годовой план работы библиотеки целесообразно включать лишь основные, то есть главные направления ее деятельности, которые являются общими для всех подразделений библиотеки или требуют координации и кооперирования их деятельности.
Примерная структура годового плана библиотеки может быть следующей:
1.Основные задачи;
2.Свод главных цифровых показателей по основным направлениям деятельности;
3.Формирование фонда и его отражение в справочном аппарате;
4.Мероприятий по привлечению читателей, потребителей, совершенствованию их обслуживания, по пропаганде библиотеки.
5.Организационная и методическая деятельность в помощь самой библиотеке и другим библиотекам;
6.Развитие материально-технической и технологической базы;
7.Доходы и расходы, мероприятия по укреплению финансовой базы, экономному и эффективному использованию ресурсов;
8. Социальное развитие коллектива, повышение квалификации кадров;
9.Меры по совершенствованию управления библиотекой.
Разделы плана могут быть раскрыты в текстовой, таблично-цифровой и смешанной формах.
Помимо годовых комплексных планов могут быть составлены также планы на отдельные направления работы – планы коммерческой деятельности, проведения социологических, маркетинговых исследований, подготовки и проведения юбилейных мероприятий и т.д. При необходимости могут составляться планы, рассчитанные на более короткие периоды времени (квартал, месяц). В практике планирования также используются индивидуальные планы. По усмотрению администрации библиотеки они могут составляться всеми работниками или отдельными структурными подразделениями.
На основе утвержденного годового плана библиотеки дорабатываются предплановые наметки годового плана в каждом структурном подразделении. Форма плана унифицирована. Он включает краткую вводную часть, количественные показатели по основным направлениям работы структурного подразделения. Обобщенный перечень мероприятий. Процесс разработки годового плана структурного подразделения включает расчет годового фонда рабочего времени и составление сметы его расхода, чтобы было обеспечено выполнение заданного объема работ. Трудозатраты на все работы не должны превышать годовой фонд рабочего времени.
Для анализа были отобраны план работы отдела редких книг (ОРК), план работы отдела развития и инноваций, план работы Информационно-библиографического отдела.
Наиболее логично, продумано составлен план работы ОРК (см. Приложение 16). ОРК – старейшее структурное подразделение СОУНБ, его длительный период возглавляет одни руководитель (А.М. Колядина), коллектив отдела стабилен и работа отдела четко поставлена. План разбит на разделы (всего 12):
1.Указание ставок и перечень должностей сотрудников отдела с указанием разрядов и ставок;
2.Распределение бюджета рабочего времени на конкретный период ( I квартал 2004 г.) между сотрудниками (ФИО, должность, виды деятельности) в форме таблицы;
3.Основные статистические показатели работы (в форме таблицы);
Указаны данные о виде работы, плане в часах, выполнении по месяцам. Указаны данные о распределении часов на обслуживание читателей между сотрудниками (в %);
V . (здесь ошибка в нумерации) Справочно-библиографическая и информационная работа. Указаны виды деятельности и конкретное ответственное лицо;
VI . Фонды: их комплектование, учет, движение, обработка, хранение. В форме таблицы приведены данные о виде работы, норме на единицу измерения, плане объема на год; трудозатратах; сроке исполнения; ответственном.
VII . Научно-исследовательская работа;
8.(здесь переход на арабскую нумерацию) Оперативное руководство, планирование, отчетность;
9.Повышение квалификации;
XI .Научная организация труда;
XII . Практика студентов СГАКИ;
XIII .Тематическое производственное совещание «Организация производственных фондов в ОРК СОУНБ».
План подписывается заведующей ОРК. Явные недостатки: ошибки при нумерации разделов плана.
План отдела развития и инноваций (см. Приложение 17) оформлен следующим образом:
-титульный лист (проставлен гриф утверждения);
-текстовая часть.
Текст разбит на разделы:
1.Расчет бюджета и затрат рабочего времени сотрудников отдела (в форме таблицы);
2. Основные задачи отдела
3.основные показатели работы отдела
4. Обслуживание пользователей
5.Содержание работы по основным направлениям деятельности.
План подписывается заведующей отдела.
К плану прилагается также рабочий план реализации проекта «Проектирование инновационной деятельности сельских библиотек в сфере организации культурного досуга на основе информационно-коммуникационных технологий». Рабочий план составлен в форме таблицы, где отмечается срок реализации, мероприятие, содержание, участники.
План работы Информационно-библиографического отдела (см. Приложение 18) представлен в форме таблицы, в графах которой указывается:
-наименование работы
-нормы
-объем
-время
-исполнитель.
Также отмечаются потери (производственные, по болезни), общий бюджет времени на II квартал 2003 г.
Вывод, который можно сделать в результате анализ планов структурных подразделений СОУНБ: единых требований к составлению планов нет; каждое структурное подразделение создает свой вариант плана.
В библиотеках существуют три вида учета – оперативный, статистический и бухгалтерский. Результаты учета фиксируются в документах. Оперативный учет заключается в постоянной, непрерывной регистрации всех фактов библиотечной деятельности и осуществляется в натуральных единицах (количество читателей, посещений, выданных книг и т.п.). Формы первичных учетных документов регламентированы ГОСТ 7.35 – 81 «Библиотечная документация. Первичные учетные документы. Требования к оформлению бланков». Все структурные подразделения библиотеки в соответствии с направлениями своей работы ведут первичный учет согласно перечню показателей работы, подлежащих обязательному учету. Данные первичного учета периодически суммируются в заданных интервалах (месяц, квартал, год). Статистический учет заключается в получении, группировке и обобщении данных о состоянии деятельности библиотеки (осуществляется на основе государственной отчетности или статистических исследованиях) (59). На основе данных учета строится отчетность библиотек, под которой понимается система показателей, характеризующих деятельность библиотеки за определенный период времени. Формы статистической отчетности утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Министерством культуры. Основным видом отчетности библиотеки является годовой отчет. Библиотеки составляют отчеты двух видов: статистический и информационный (текстовой).
Годовой статистический отчет (форма № 6-нк) составляется на основе данных учета в 2-х экземплярах – одни остается в библиотеке, другой предоставляется учредителю.
Информационный отчет представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотеки. Он содержит объективные данные, примеры, анализ. Схема информационного отчета рекомендуется методическими центрами и соответствует структуре годового плана.
В СОУНБ в настоящее время ведется только статистический отчет, информационный отчет не составляется из-за организационно-управленческий проблем. В то же время СОУНБ собирает и хранит информационные отчеты других публичных библиотек (Отчет ЦБС г. Тольятти, Отчет о работе БИС г. Новокуйбышевска).
При составление статистического отчета (Сведения об общедоступно (публичной) библиотеки за______год) используется форма № 6-нк (утверждена постановлением Росстата 11.07.2005 за № 43) (см. Приложение 19).
Статистический отчет содержит сведения:
-название органов управления и других структур, куда предоставляется отчет и сроков
-наименование отчитывающейся организации;
-ее почтовый адрес, коды организации;
-наименование централизованной системы, куда входит библиотека;
-наименование и тип библиотеки;
I . Материально-техническая база (в форме таблицы)
II .Электронные ресурсы
III .Число пользователей и посещений библиотеки
IV .Формирование и использование библиотечного фонда
V .Информационное обслуживание и МБА
VI .Персонал библиотеки
VII . Поступление и использование финансовых средств
Подписывается статистический отчет руководителем организации, главным бухгалтером, должностным лицом, ответственным за составление формы.